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第1篇

[關(guān)鍵詞]學(xué)籍電子檔案管理

2001年，教育部了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊管理暫行規(guī)定》，推行了高等教育學(xué)歷電子注冊制度；2006年，學(xué)籍學(xué)歷信息管理平臺正式開通使用。這一系列舉措意味著高校檔案管理由傳統(tǒng)的手工操作逐步過渡到以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為工具的電子檔案管理。眾所周知，成人高等教育由于辦學(xué)形式、培養(yǎng)層次、學(xué)制的多樣性使得檔案管理難度很大，而成教檔案管理的核心部分是學(xué)籍檔案管理。新的形勢下，如何做好成教學(xué)籍電子檔案管理工作是一個值得思考的問題。

(一)目前成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理工作中存在的主要問題

1對學(xué)籍管理工作不夠重視，認(rèn)識模糊。一部分成教管理工作人員在思想上把成教當(dāng)成普教的附屬品，甚至還有少數(shù)分管成教工作的校領(lǐng)導(dǎo)和工作人員將它看成創(chuàng)收的渠道，由于思想上不夠重視和認(rèn)識上模糊不清，故不能擺正成人教育的位置。這些體現(xiàn)在硬件設(shè)施不完善，沒有按崗配備專門人才，檔案管理混亂等。

2管理手段落后、模式陳舊。目前，仍有許多高校成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理仍然采用傳統(tǒng)手工操作或者沒有取消手工操作方式，沒有上升到“電子”的高度。學(xué)籍管理的常規(guī)性工作如新生名冊打印、教學(xué)計劃管理、畢業(yè)名冊打印等各類有關(guān)學(xué)籍檔案的管理，雖一部分使用了計算機(jī)，但僅采用單機(jī)操作，計算機(jī)的價值只是打印的工具而已。這些管理手段落后于形勢，跟不上時展的需要，阻礙了工作效率的提高和成人教育事業(yè)的發(fā)展。

3忽視學(xué)籍檔案管理隊伍建設(shè)和人員培訓(xùn)。成教學(xué)籍檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，要求管理人員有極強的計劃性、準(zhǔn)確性和原則性。但是許多地方高校普遍忽視了學(xué)籍管理隊伍的建設(shè)，學(xué)籍管理人員綜合素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)不合理，并且隨著學(xué)分制的實施，加強和完善學(xué)籍管理隊伍建設(shè)顯得十分必要。高校必須緊緊圍繞當(dāng)前時展對成人高等教育的新要求，徹底摒棄陳舊、落后的管理理念，將科學(xué)、先進(jìn)、高效的管理理念引進(jìn)到學(xué)籍電子檔案管理領(lǐng)域。

4信息技術(shù)領(lǐng)域內(nèi)的難題制約著學(xué)籍電子檔案管理水平。從電子文件形成的過程和特點看，電子檔案仍像傳統(tǒng)檔案一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。但電子檔案管理有其自己的特點，它是無形的東西，裝載在某種介質(zhì)上，并且必須通過計算機(jī)或其他“懂”得其組成規(guī)則的工具才能看得到它，沒有傳統(tǒng)檔案的直觀性。可以說，保證電子文件的真實性和原始性的技術(shù)難題很多。

將手工管理的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，即從檔案的實態(tài)轉(zhuǎn)換到虛擬態(tài)，檔案信息與載體分離，網(wǎng)絡(luò)傳遞的是檔案，信息用戶得到的是復(fù)制品，而非檔案原件。網(wǎng)上黑客與病毒的客觀存在及用戶根據(jù)自己利益對信息的取舍，可能使檔案信息內(nèi)容更改。這些人為因素會影響電子檔案的真實性。

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案時所用的載體相對于紙質(zhì)檔案對環(huán)境要求更高，壽命較短。載體的不穩(wěn)定性必然影響信息的真實性。網(wǎng)絡(luò)更新一段時間后，要找到電子檔案的原版比較困難，這必然使檔案憑證作用受到影響。(二)完善成人高等教育學(xué)籍電子檔案管理的措施

1明確管理目標(biāo)，強化管理意識。成人高等教育要以培養(yǎng)“復(fù)合應(yīng)用型人才”、“能力創(chuàng)新型人才”和“社會急需和廣泛就業(yè)型人才”為目標(biāo)，以成人高等教育質(zhì)量為中心來開展工作。而學(xué)籍電子檔案管理作為成人高等教育的一項重要的基礎(chǔ)性工作，它的管理水平和質(zhì)量直接影響到成人高等教育的質(zhì)量。為了達(dá)到成人高等教育培養(yǎng)目標(biāo)來做好學(xué)籍電子檔案管理，必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求地做好學(xué)籍電子檔案管理過程的每一項工作。在明確管理目標(biāo)的同時，需要強化管理意識。高校成人高等教育學(xué)籍管理者的業(yè)務(wù)水平、政策水平和自身素質(zhì)直接影響學(xué)籍檔案管理工作的質(zhì)量。因此，必須加強對學(xué)籍管理隊伍的培訓(xùn)和教育，使他們充分認(rèn)識和理解學(xué)籍電子檔案管理工作的性質(zhì)和重要性，自覺地認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)新知識，提高工作能力。要使他們通過不斷的學(xué)習(xí)，熟悉和掌握計算機(jī)技術(shù)，增強統(tǒng)計分析問題的技能；結(jié)合學(xué)籍電子檔案管理工作實際，善于總結(jié)摸索出學(xué)籍電子檔案管理的基本規(guī)律并不斷創(chuàng)新；樹立“以學(xué)生為本”的服務(wù)意識，全面提高學(xué)籍電子檔案管理水平和能力。

2完善管理制度，實行規(guī)范管理。現(xiàn)今所用的檔案管理制度是按紙質(zhì)文件檔案來制定的，已經(jīng)不能適用于現(xiàn)代化的學(xué)籍電子檔案管理技術(shù)。高校應(yīng)本著“與時俱進(jìn)”的精神和堅持“以人為本”的原則并結(jié)合自身實際情況，在廣泛聽取學(xué)生意見的基礎(chǔ)上，將“電子檔案”充實到學(xué)籍檔案管理制度中去，并對原有的學(xué)籍檔案管理制度進(jìn)行適當(dāng)合理的修訂，并對與之配套的一系列相關(guān)管理制度也給予重新修訂，使管理制度建設(shè)日趨完善。

規(guī)范和加強學(xué)籍電子檔案管理，對成人高等教育工作顯得尤為重要，根據(jù)學(xué)籍檔案管理具有長期性、復(fù)雜性的特點，我們必須實行管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。從招生到畢業(yè)，在這一過程的不同階段、環(huán)節(jié)，學(xué)籍電子檔案管理人員一定要本著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度認(rèn)真對待，嚴(yán)格按照制度辦事，堅持原則，管理到位，做到制度面前人人平等，認(rèn)真做好學(xué)籍電子檔案管理工作。

3充分利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，將電子檔案的優(yōu)勢最大化。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各高校都有自己的校園網(wǎng)。校園網(wǎng)是學(xué)校信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)設(shè)施，這為實現(xiàn)學(xué)籍電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、一體化在硬件上提供了可靠的保障，但光有良好的硬件基礎(chǔ)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還必須開發(fā)出與之配套的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

為此，成教學(xué)籍管理部門應(yīng)當(dāng)爭取學(xué)校的大力支持，應(yīng)盡可能地組織技術(shù)力量開發(fā)出適用于本校的學(xué)籍電子檔案管理系統(tǒng)。該管理系統(tǒng)應(yīng)包括新生報到注冊管理、在校生管理、成績管理、教材管理、紙介質(zhì)檔案管理、畢業(yè)生管理、數(shù)據(jù)接口等模塊，涉及到學(xué)籍管理的方方面面。此管理系統(tǒng)應(yīng)運行在因特網(wǎng)上，學(xué)生能在千里之外能夠查到自己的學(xué)籍狀態(tài)；教師能在家里能夠查到自己什么時候該去哪個教室上課。

第2篇

關(guān)鍵詞：學(xué)籍檔案 管理 作用 現(xiàn)狀 建議

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）04（b）-0223-02

高職學(xué)籍檔案管理是學(xué)校教學(xué)管理工作的一個組成部分，也為骨干校建設(shè)提供有價值的支撐數(shù)據(jù)，學(xué)籍檔案是在學(xué)籍管理過程中生成的，這些學(xué)籍檔案材料要求教務(wù)工作人員認(rèn)真收集、整理、裝訂，并按照學(xué)籍檔案管理的要求立卷歸檔送交學(xué)校檔案部門永久保存。學(xué)籍檔案除了能為師生提供使用，還要為教學(xué)、科研、行政管理和骨干校建設(shè)提供服務(wù)。

1 高職學(xué)籍檔案管理工作的重要作用

隨著教育體制的改革、人才的選拔、就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，高職學(xué)籍檔案在社會中得到越來越廣泛的重視和應(yīng)用。因此，完善高職學(xué)籍檔案管理，研究其特點及規(guī)律，分析學(xué)籍檔案管理中存在的問題，探討對策，不但可以促進(jìn)高職檔案管理的發(fā)展，而且對于推進(jìn)教學(xué)改革、提高教育質(zhì)量和辦學(xué)水平等都有著重要的意義。

學(xué)籍檔案的形成有一定的過程和時段，文件之間有不規(guī)律時間聯(lián)系，學(xué)生的學(xué)籍檔案有明確的起始和終止時間，形成以時間為進(jìn)程。學(xué)籍檔案不僅影響到整個學(xué)校檔案管理的完整性，更重要的是會影響到對一個人的全面了解和如何合理的使用人才，高職學(xué)籍檔案包括錄取新生花名冊、新生登記表、學(xué)籍卡片、在校名冊、學(xué)生成績總表、畢業(yè)審批、論文答辯、學(xué)生學(xué)籍異動材料、學(xué)生獎勵（優(yōu)秀學(xué)生、獎學(xué)金等）材料、學(xué)生違紀(jì)處分材料等等，記載了學(xué)生自入學(xué)到離開學(xué)校整個學(xué)習(xí)和生活的過程，具備查考價值的資料檔案。因此，收集和利用好高職學(xué)籍檔案，是高職學(xué)校檔案管理工作的重要任務(wù)，為了能讓學(xué)籍檔案管理為骨于校建設(shè)提供有價值的數(shù)據(jù)，應(yīng)該采取有效措施逐步完善學(xué)籍檔案管理。

2 高職院校學(xué)籍檔案管理工作中的現(xiàn)狀

高職學(xué)籍檔案記錄了一所學(xué)校自辦學(xué)后所有學(xué)生的在校信息，與每位畢業(yè)生的切身利益息息相關(guān)，具有憑證作用及社會服務(wù)功能，前段時間，有很多已經(jīng)畢業(yè)的學(xué)生回校查學(xué)籍檔案，因工作后表現(xiàn)優(yōu)秀，現(xiàn)要被選拔、任用、考核，需要在校期間的學(xué)籍檔案，并要求復(fù)印，學(xué)校雖然有這些學(xué)生的學(xué)籍檔案，但往往這些數(shù)據(jù)都存在填寫內(nèi)容不全，雜而很亂，造成檔案資料的缺失。看到學(xué)生的無奈，我們深深地體會到： 高職檔案部門必須抓好學(xué)籍檔案管理，決不能再給學(xué)生留下任何遺憾。學(xué)籍檔案包含的內(nèi)容較多，隨著高校招生人數(shù)的增多，高職的學(xué)籍檔案管理工作壓力越來越大，受傳統(tǒng)的管理理念和管理方法的制約，目前高職學(xué)籍檔案管理工作主要存在以下問題。

2.1 高職學(xué)籍檔案管理制度不完善，標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

雖然多數(shù)高職學(xué)校都按照教育部頒布的學(xué)生管理規(guī)定去進(jìn)行學(xué)籍檔案管理工作，但是沒有一個統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，都按照自己的理解和方法去管理學(xué)籍，沒有建立一套完善的學(xué)籍檔案管理制度，使高職的學(xué)籍檔案管理工作不能落到實處，導(dǎo)致學(xué)籍的原始檔案殘缺不全或雜亂無章。導(dǎo)致學(xué)籍檔案材料雜亂且降低了使用的價值。

2.2 職責(zé)范圍不清，管理意識缺乏

高職教學(xué)管理人員認(rèn)為學(xué)籍檔案沒什么實際用途，學(xué)籍管理人員缺乏應(yīng)有的學(xué)籍檔案管理意識，在實際工作中，有些學(xué)籍檔案的填寫錯誤或格式不統(tǒng)一，沒有嚴(yán)格的按照檔案管理相關(guān)規(guī)定對檔案進(jìn)行管理，使檔案失去了它的真實性和應(yīng)用性。教學(xué)管理有關(guān)部門職責(zé)范圍不清，學(xué)生在校期間一些重要信息資料，如獎學(xué)金或競賽項目獲獎材料，計算機(jī)等級考試證書、大學(xué)英語三四六級考試取得各項比賽的材料和所受處分材料等等缺乏完整性，有的根本沒有記錄，使得學(xué)籍檔案在一定程度上失去了完整性和真實性，給今后的管理帶來諸多不便，也會影響高校學(xué)籍檔案的質(zhì)量，從而削弱了學(xué)籍檔案的社會價值。

2.3 高職學(xué)籍檔案歸檔質(zhì)量偏低

學(xué)院教務(wù)處在整理2001級至2009級學(xué)籍檔案時，發(fā)現(xiàn)學(xué)籍檔案里錯誤很多，如填寫內(nèi)容不全、出現(xiàn)錯別字、亂填亂改、文字材料紙張規(guī)格不對、學(xué)生畢業(yè)照片版面多樣，并沒有按要求的粘貼、材料沒按規(guī)定傳遞或文件丟失、學(xué)生鑒定表填寫雷同等等。以上原因都是因為教學(xué)管理部門收集資料缺乏監(jiān)督檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案在收集整理過程中出現(xiàn)缺失和混亂，造成學(xué)籍檔案缺乏，學(xué)籍檔案無法為學(xué)生提供服務(wù)。

2.4 高職學(xué)籍檔案沒有充分發(fā)揮潛在價值，幫；原因是管理模式落后

學(xué)籍管理人員沒有認(rèn)識到檔案管理與學(xué)籍管理相統(tǒng)一的重要性，工作中缺乏主動和創(chuàng)新性，高職檔案管理工作隨意性大，制度不嚴(yán)，管理的落后，使得學(xué)籍檔案在教學(xué)管理、教學(xué)研究及學(xué)生管理工作中沒有及時有效地發(fā)揮作用，高職學(xué)籍檔案管理只是停留在收集、整理、歸檔的層次，沒有對學(xué)籍檔案進(jìn)行深層次的信息加工，沒為教學(xué)創(chuàng)新或教學(xué)管理提供有價值材料依據(jù)，也很少為骨干校建設(shè)提供有價值數(shù)據(jù)，無法實現(xiàn)學(xué)籍檔案最大價值。

3 做好高職學(xué)籍檔案管理工作的建議

高職學(xué)籍檔案的內(nèi)容包括學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間形成的具有保存利用價值的信息檔案，是教學(xué)檔案的主體和核心。這些在學(xué)生成長與實踐活動過程中所形成的文字材料，真實地反映了學(xué)生在校的全過程，對于學(xué)校、個人及社會了解學(xué)生具有重要的憑證作用和參考價值。那么，如何加強高職的學(xué)籍檔案管理工作，使高職學(xué)籍檔案的發(fā)揮最大價值，是目前高校管理者值得思考的問題。

3.1 明確認(rèn)識學(xué)籍檔案管理的重要性

學(xué)籍檔案管理是高職院校管理工作的重要組成部分，是為高職院校各項決策服務(wù)的，是為骨干校建設(shè)服務(wù)的，是為廣大師生服務(wù)的。學(xué)籍檔案是關(guān)系到學(xué)生自身前途有價值的資料信息，是學(xué)生步入社會留給用人單位第一印象。目前高職學(xué)籍檔案分散于學(xué)工處、教務(wù)處、各院系等職能部門，各教學(xué)管理部門應(yīng)加強溝通，形成良好的資源共享，這樣就要求學(xué)籍管理人員必須認(rèn)真履行崗位職責(zé)，加強學(xué)籍檔案日常管理，注重對學(xué)籍材料的收集和積累。并對平時形成的學(xué)生各種學(xué)籍材料，規(guī)范的進(jìn)行整理、登記、分類、編目并及時歸檔，管理人員要從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案的重要性，明確歸檔要求和范圍，并制定有關(guān)學(xué)籍材料歸檔的規(guī)章制度。

3.2 跟蹤收集，實行動態(tài)管理

學(xué)籍情況一直處于不斷的變化之中，這就要求各職能部門、各個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)學(xué)籍管理的工作人員，應(yīng)根據(jù)新的情況變化對有關(guān)學(xué)籍管理的文件材料，隨時收集整理，及時認(rèn)真記載。一份學(xué)籍檔案的形成從入學(xué)登記到畢業(yè)證的審批要經(jīng)過幾年的時間，跟蹤收集就是對學(xué)籍異動學(xué)生的學(xué)籍材料進(jìn)行后續(xù)補充收集，這些材料跨越時間長，不一定具有連續(xù)性，這就要求學(xué)籍管理人員高度負(fù)責(zé)、主動跟蹤收集、補充歸檔，只有將各環(huán)節(jié)中的形成材料收集齊全并加以整合，才能確保學(xué)籍檔案的完整性。

3.3 提高為學(xué)生服務(wù)的意識

學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門領(lǐng)導(dǎo)要高度重視高職學(xué)籍檔案工作，要結(jié)合實際，使全體師生增強對學(xué)籍檔案的重視，支持高職學(xué)籍檔案的收集、檢查和整理工作。學(xué)生管理老師，特別是班級輔導(dǎo)員，要明確學(xué)籍檔案對學(xué)生的重要性，使學(xué)籍檔案收集整理過程走上規(guī)范制度化的道路。招畢辦、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)院辦公室、各院系部要協(xié)作，保證學(xué)生學(xué)籍檔案的收集、整理并及時、準(zhǔn)確、全面的保證學(xué)籍檔案工作的順利進(jìn)行，只有各教學(xué)部門聯(lián)合起來，這樣才能更好的為學(xué)生提供準(zhǔn)確、有價值的資料。

3.4 加強高職學(xué)籍檔案信息化建設(shè)，體現(xiàn)學(xué)籍檔案價值

學(xué)籍網(wǎng)絡(luò)信息化管理，使全體師生信息傳輸更加方便、快捷；各個院校的教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生管理系統(tǒng)、招生與就業(yè)管理系統(tǒng)和各系部應(yīng)實行對接，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。這就要求理順管理部門的工作職責(zé)，使學(xué)籍檔案收集按時、保質(zhì)的按制度進(jìn)行，學(xué)籍檔案管理應(yīng)分清責(zé)任并明細(xì)化。要達(dá)到這種管理模式，高職學(xué)籍檔案管理人員就需要學(xué)校方方面面的理解和支持。同時，學(xué)籍檔案的工作人員一定要與時俱進(jìn)，充分認(rèn)識學(xué)籍檔案管理工作的新要求，積極探索學(xué)籍檔案開發(fā)利用的創(chuàng)新思路和方法。

參考文獻(xiàn)

[1] 魏赤.淺談加強學(xué)籍教學(xué)檔案管理的要素、流程和方法.河北教育學(xué)院學(xué)報：哲學(xué)社會科學(xué)版，2009（1）.

[2] 馮文平.淺談學(xué)籍檔案管理中存在的問題及對策[J].開封大學(xué)學(xué)報，2004（2）.

[3] 曾虹，加強學(xué)籍管理實現(xiàn)學(xué)籍檔案價值[J].蘭臺世界，2007（11）.

第3篇

關(guān)鍵詞：高校；學(xué)籍；檔案管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2012）13-0195-03

高等學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分，高校學(xué)籍檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活、工作、思想過程中直接形成的，是學(xué)生在校學(xué)習(xí)和學(xué)校歷史發(fā)展的原始記錄材料，同時，還是學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理、量化考核、定性定量分析、深化教育教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量和管理水平、開拓人才信息資源不可缺少的條件[1]。信息化快速發(fā)展的今天，給高校學(xué)籍檔案工作也帶來了新的挑戰(zhàn)和壓力，目前高校學(xué)籍檔案管理工作已進(jìn)入高速發(fā)展時期，其管理成效直接標(biāo)志著一個學(xué)校的日常教學(xué)管理水平。

一、高校學(xué)籍檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.學(xué)籍、學(xué)歷管理體制改革的挑戰(zhàn)

學(xué)歷電子注冊：由于社會上假文憑泛濫，不法分子偽造學(xué)歷證書行為嚴(yán)重，為維護(hù)國家學(xué)歷制度和學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性和高等學(xué)校畢業(yè)生的合法權(quán)益。2000年，教育部開始建立高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度，并開始進(jìn)行試點工作。2001年，教育部正式頒發(fā)了《高等教育學(xué)歷證書電子注冊暫行規(guī)定》，從2001年9月起全國即實行各類高等教育學(xué)歷證書電子注冊制度。2010年4月，教育部在《關(guān)于普通高等教育學(xué)歷證書即時電子注冊的通知》中實施高等教育學(xué)歷證書在線即時電子注冊。至此，高等學(xué)校在對畢業(yè)生學(xué)歷資格審核后，通過中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺上傳本校畢業(yè)生學(xué)歷數(shù)據(jù)注冊，即傳即審即上網(wǎng)，并形成學(xué)歷認(rèn)證網(wǎng)絡(luò)。

新生學(xué)籍電子注冊：2007年3月，教育部出臺《普通高等學(xué)校新生學(xué)籍電子注冊暫行辦1法》，并印發(fā)《高校學(xué)生獲得學(xué)籍及畢業(yè)證書政策告知》，暫行辦法第四條規(guī)定：新生報到后，高等學(xué)校要按國家招生規(guī)定和《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》對其進(jìn)行入學(xué)資格復(fù)查。復(fù)查合格取得學(xué)籍的，依據(jù)本辦法及時進(jìn)行學(xué)籍電子注冊。此工作的實施把住了學(xué)歷電子注冊的進(jìn)口關(guān)，將學(xué)歷電子注冊的資格審核提前到了入學(xué)階段。新生學(xué)籍電子注冊政策的出臺，強化了省級教育行政管理部門的監(jiān)管職責(zé)，規(guī)范各省招辦錄取工作，及早地排除了學(xué)籍糾紛，遏制了高校違規(guī)招生行為，規(guī)范了高校辦學(xué)行為。

學(xué)年電子注冊：2008年10月，教育部在《關(guān)于普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)年電子注冊的通知》中要求對在校生進(jìn)行學(xué)年電子注冊工作。學(xué)年電子注冊工作是學(xué)歷電子注冊和普通高校新生學(xué)籍電子注冊的進(jìn)一步延伸和擴(kuò)充，是對在校生新學(xué)年學(xué)習(xí)資格的認(rèn)定，要求各高校在中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)學(xué)籍學(xué)歷管理平臺實時操作在校學(xué)生的學(xué)籍異動情況，加強了高校學(xué)生管理的基礎(chǔ)性工作，實現(xiàn)了省級教育行政管理部門對高校學(xué)籍管理工作全過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，使學(xué)籍管理工作更趨規(guī)范化和信息化。

高等教育學(xué)籍、學(xué)歷證書電子注冊制度，為高等學(xué)校學(xué)籍管理工作提供了新的手段，也對學(xué)籍檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)[2]。

2.學(xué)籍檔案自身的挑戰(zhàn)

學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生入學(xué)通知書、新生入學(xué)登記表、成績單、獎懲、學(xué)籍異動、學(xué)生思想政治活動考核情況、畢業(yè)資格及學(xué)位授予情況、學(xué)生表現(xiàn)鑒定等與學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間密切相關(guān)的材料。學(xué)籍檔案具有形成的規(guī)律性、往復(fù)的特殊性、存貯方式的多種性、表現(xiàn)形式的多樣性等特征，隨著高校教學(xué)改革發(fā)展，畢業(yè)生人數(shù)的增加，學(xué)籍檔案案卷數(shù)日益增多，涉及的內(nèi)容也更為復(fù)雜、更加充實，范圍也更大，學(xué)籍檔案也被賦予更多利用價值，工作任務(wù)更繁重，要求更高，也引發(fā)了許多新狀況、新問題[3]。

檔案材料是從檔案管理實踐中得來的，學(xué)籍檔案意識缺乏、收集不及時或不能及時發(fā)現(xiàn)檔案的價值以致檔案遺失，都會使學(xué)籍檔案失去參考、憑證和利用價值。

3.服務(wù)對象的挑戰(zhàn)

隨著高等教育體制改革的不斷深化，學(xué)生與高校之間，學(xué)生變得更加主動，形成一種享受服務(wù)和提供服務(wù)的關(guān)系，學(xué)生選擇學(xué)校，學(xué)校也有義務(wù)為學(xué)生提供服務(wù)。同時隨著我國信息化的發(fā)展，社會各界是檔案管理的另一個服務(wù)對象，學(xué)籍檔案的重要性就更加凸顯出來了。對高校而言，提供高校檔案的利用價值，有助于擴(kuò)大高校的社會影響，為高校發(fā)展贏得越來越優(yōu)質(zhì)的社會資源與社會環(huán)境，因此，高校檔案部門應(yīng)從服務(wù)于高校發(fā)展的目標(biāo)實現(xiàn)角度出發(fā)，立足于校內(nèi)與社會兩方面檔案需要，在有效滿足高校自身檔案需求的同時，盡最大努力實施檔案的利用價值。

學(xué)籍檔案管理工作如何面對學(xué)籍檔案服務(wù)對象的變化及時調(diào)整，更好地服務(wù)于社會各界和學(xué)生，是一個必然要面對的問題。

4.信息化服務(wù)的挑戰(zhàn)

近年來信息技術(shù)發(fā)展迅速，逐漸融入人們的生活，改變?nèi)藗兊纳罘绞健Ｐ畔⒒募夹g(shù)作為社會各界日常工作中的基本手段得到廣泛應(yīng)用，在學(xué)籍檔案管理工作中，高校學(xué)籍檔案的工作流程仍沿用傳統(tǒng)的工作模式。如歸檔方面，二級學(xué)院形成的紙質(zhì)檔案，由教學(xué)秘書將紙質(zhì)學(xué)籍材料歸到教務(wù)部門或者由學(xué)生科歸到學(xué)生處或相關(guān)部門，最后由各管理部門移交檔案館歸檔保存并提供利用。檔案利用方面，雖然目前是以檔案系統(tǒng)信息查找為主，手工查找紙質(zhì)檔案，提供復(fù)印件為輔，但由于學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的信息未實現(xiàn)對接，使學(xué)籍檔案的開發(fā)利用受到一定條件的限制，形成查詢手續(xù)繁瑣、查詢面窄、查詢信息不夠全面等困難。

學(xué)校的各項決策和規(guī)劃均以事實為依據(jù)，以信息為參考，而支撐材料多為檔案資源，這一資源不進(jìn)行開發(fā)、利用，師生、社會各界就無法便捷、快速地獲取相關(guān)的檔案資料，且將無法為學(xué)校的宏觀決策和教學(xué)管理提供深度服務(wù)，嚴(yán)格影響學(xué)籍檔案的利用價值。

二、實現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值的對策

1.加強高校學(xué)籍檔案管理，更好地為學(xué)籍學(xué)歷電子注冊服務(wù)

學(xué)籍管理、學(xué)籍學(xué)歷電子注冊的實施者是人，受眾者也是人，應(yīng)該樹立以人為本的學(xué)籍檔案管理理念，提高學(xué)籍檔案管理認(rèn)識，加強事業(yè)心、責(zé)任感。加強學(xué)籍檔案管理，科學(xué)制定歸檔范圍，高度重視學(xué)籍檔案管理材料的收集、整理、歸檔等工作，保證學(xué)籍檔案的完整、齊全，對工作步驟、分工、進(jìn)度和各階段的工作目標(biāo)進(jìn)行具體、規(guī)范籌劃，并保質(zhì)保量地做好該項工作。學(xué)籍學(xué)歷電子注冊網(wǎng)絡(luò)管理平臺是一個信息的收集、處理、控制、反饋的過程，該項工作是高校管理工作中難度較大的任務(wù)，高校各級主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視和大力支持。把它當(dāng)做一個重要環(huán)節(jié)來抓，最大限度地減少錯誤，堵塞漏洞，努力做到對學(xué)生負(fù)責(zé)，對學(xué)校負(fù)責(zé)，對人民負(fù)責(zé)，為高等教育學(xué)籍學(xué)歷電子注冊提供準(zhǔn)確、真實的數(shù)據(jù)信息。

在學(xué)校學(xué)籍學(xué)歷電子注冊制度下，高校學(xué)籍檔案必須進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。學(xué)籍檔案管理工作對保證高校學(xué)歷電子注冊、新生學(xué)籍電子注冊、學(xué)年電子注冊工作的完成有不可替代的作用。

2.以資源求生存，以服務(wù)求支持，以創(chuàng)新求發(fā)展

高校檔案部門應(yīng)注意學(xué)籍檔案材料的形成規(guī)律，規(guī)范學(xué)籍檔案制度，科學(xué)分類，合理組卷，加強檔案意識，從材料形成的源頭抓起，與學(xué)籍檔案材料形成部門溝通，遵循檔案歸檔立卷的原則，做好歸檔前的立卷檢查、指導(dǎo)工作，變被動配合為主動積累。日常工作中，要隨時將日常教學(xué)工作中產(chǎn)生的新類型學(xué)籍材料補充到歸檔范圍中，發(fā)現(xiàn)問題要及時與有關(guān)部門協(xié)商解決，明確檔案部門應(yīng)行政的監(jiān)督檢查、指導(dǎo)的雙重職能[4]，保證學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實性。

在檔案信息服務(wù)時代，高校檔案部門應(yīng)積極借鑒社會服務(wù)部門的經(jīng)驗，設(shè)計具有可操作性的服務(wù)流程、服務(wù)管理與服務(wù)評估體系，從根本上提升高校檔案服務(wù)質(zhì)量。積極、充分利用高校內(nèi)外，尤其是內(nèi)部的技術(shù)與智力資源，摸索出一套適應(yīng)高校特點的檔案信息服務(wù)體系。

近年來，國家非常重視高等學(xué)校教學(xué)評估工作，教學(xué)評估過程中，有相當(dāng)一部分支撐資料來源于學(xué)籍檔案材料，在這種狀況下，高校必須充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，建立與之相適應(yīng)的學(xué)籍檔案管理模式，進(jìn)行有效管理；將學(xué)籍管理系統(tǒng)及檔案系統(tǒng)工程進(jìn)行有機(jī)整合，建立一個富有效率的學(xué)籍檔案管理體系，使學(xué)籍檔案為日常教學(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)，能量得到最佳釋放，更好地體現(xiàn)學(xué)籍檔案的利用價值。

3.強化信息服務(wù)技術(shù)，做好學(xué)籍檔案信息的社會化服務(wù)

在學(xué)籍檔案管理過程中，各高校的學(xué)籍管理工作的執(zhí)行者是學(xué)籍檔案管理人員。學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到高校教學(xué)工作的運轉(zhuǎn)和教學(xué)質(zhì)量的提高。應(yīng)熟悉有關(guān)學(xué)生學(xué)籍管理的政策、條例、規(guī)章及辦法，并具備學(xué)籍資料收集、整理分類及分析鑒別的能力。加強高校學(xué)籍管理人員的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)管理水平。實行二級管理的學(xué)校，特別要加強一級學(xué)籍管理人員隊伍的建設(shè)，并提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和責(zé)任心。

學(xué)籍管理的受眾是學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界，檔案管理也由對象服務(wù)轉(zhuǎn)化為社會全方位服務(wù)，高校應(yīng)做好學(xué)籍檔案的信息開發(fā)，變被動為主動，為學(xué)校教學(xué)、學(xué)生和社會各界提供服務(wù)。具體說來，可以借鑒中國高等教育學(xué)生信息網(wǎng)，從新生報到注冊、在校成績、學(xué)籍異動、學(xué)歷證書等全過程實行“跟蹤式”學(xué)籍檔案管理模式，做好學(xué)籍檔案網(wǎng)上檢索與服務(wù)工作，為用人單位提供便利的學(xué)籍、學(xué)歷、學(xué)位審查服務(wù)；建立畢業(yè)生就業(yè)與成長檔案，為大學(xué)社會聲譽評估和改進(jìn)學(xué)生培養(yǎng)工作提供科學(xué)依據(jù)；分析各專業(yè)的畢業(yè)率和就業(yè)率，為高校改進(jìn)教學(xué)方法、優(yōu)化教學(xué)結(jié)構(gòu)提供參考[5]；做好學(xué)生信息的維護(hù)對接，準(zhǔn)確地提供學(xué)籍異動、學(xué)生獎懲信息等，最大限度地滿足受眾對學(xué)籍信息查詢的需求，將學(xué)籍檔案資源共享。

4.建立和完善檔案信息管理平臺，實現(xiàn)學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)的對接

加強高校檔案信息化建設(shè)，借助計算機(jī)技術(shù)，研發(fā)、使用配套適用的管理軟件作為檔案管理平臺來實現(xiàn)學(xué)籍檔案信息化服務(wù)，建立學(xué)籍檔案的信息庫，實現(xiàn)信息查詢的實時互動。隨著信息處理速度和工作效率的提高，使學(xué)籍管理的現(xiàn)代化方法成為必然，學(xué)籍管理與檔案系統(tǒng)的對接是切實可行的。學(xué)籍檔案查詢面臨著許多難題，如：某位學(xué)生于2001年入校，休學(xué)兩次，2005年復(fù)學(xué)，按照4年制的學(xué)習(xí)過程，他應(yīng)于2007年畢業(yè)，但是由于未按教學(xué)計劃修滿課程，延遲一年畢業(yè)。如果要反映該生的學(xué)習(xí)生涯，就要查詢：一是2001年的錄取名單；二是休學(xué)學(xué)籍異動檔案；三是復(fù)學(xué)學(xué)籍異動檔案；四是2007年畢業(yè)資格終審檔案；五是證書換發(fā)材料。查找到這5份紙質(zhì)檔案材料，才串聯(lián)出該生的在校情況。

如果學(xué)籍信息與檔案系統(tǒng)實現(xiàn)對接，就不需要檔案管理人員手工查找紙質(zhì)檔案，可以直接通過檔案管理平臺提供系統(tǒng)、完整的信息，將大大提高學(xué)籍檔案的查準(zhǔn)率、查全率，減輕檔案工作人員的工作壓力，降低檔案工作人員的工作量。

三、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)與學(xué)習(xí)化社會的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理信息化不僅可以為學(xué)籍檔案提供制度保障，也可以最大限度地滿足社會的進(jìn)步與教育的發(fā)展對學(xué)籍管理工作的要求。各高校應(yīng)以誠信為本，認(rèn)真做好學(xué)籍檔案管理工作，為社會提供完整、準(zhǔn)確、真實、可靠的檔案材料，發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用，不斷促進(jìn)高等教育的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2]唐偉元.學(xué)籍、學(xué)歷電子注冊與高校學(xué)籍檔案管理[J].宿州學(xué)院學(xué)報,2008,23（2）：129-130.

[3]盛群.高校本科生學(xué)籍檔案管理現(xiàn)狀及對策[J].檔案天地,2007，（1）：54-56.