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一、已簽訂合同檔案的管理

1.做好企業(yè)合同檔案收集工作是關(guān)鍵。企業(yè)合同檔案收集工作是合同管理工作中最基礎(chǔ)，也是最重要的環(huán)節(jié)。每一份有效合同的辦理從起草、審核、審批簽署需要許多不同職能部門的參與，因此無(wú)論是企業(yè)合同管理人員還是企業(yè)其他相關(guān)人員都要從不同角度關(guān)心和支持合同檔案收集工作，這樣才能使收集工作順利、有序的開(kāi)展。對(duì)一個(gè)企業(yè)而言，較為科學(xué)有效的方式是建立微機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，本公司至從建立OA辦公系統(tǒng)以來(lái)，基本沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)遺失合同的現(xiàn)象。因?yàn)镺A系統(tǒng)記錄了一個(gè)完整的合同審批流程，歸檔部門可以即時(shí)掌控合同審批狀態(tài)，以便督促經(jīng)辦部門在合同正式簽署完畢后及時(shí)辦理移交歸檔手續(xù)。

2.企業(yè)合同檔案的整理工作是企業(yè)合同管理的重要內(nèi)容。合同檔案在企業(yè)中屬于比較重要又比較復(fù)雜的檔案群體，應(yīng)該把合同檔案的整理工作當(dāng)作企業(yè)檔案管理的一個(gè)重要內(nèi)容來(lái)抓。企業(yè)合同檔案的整理工作不僅為今后合同的有效保管和利用打下良好基礎(chǔ)，同時(shí)通過(guò)檔案的整理又可以進(jìn)一步了解和檢查合同檔案收集工作的質(zhì)量，保證合同檔案的完整與安全。合同檔案的整理立卷可根據(jù)實(shí)際情況，可按項(xiàng)目組卷，保證其與整個(gè)項(xiàng)目的檔案材料的有機(jī)聯(lián)系，同時(shí)結(jié)合合同辦理的過(guò)程和階段，又要重視合同檔案的時(shí)間聯(lián)系。合同在形成檔案之前，應(yīng)該是按合同性質(zhì)進(jìn)行分類的，有買賣合同，價(jià)款合同，擔(dān)保合同，建設(shè)工程合同等，每一份合同都有其相應(yīng)的合同編號(hào)，本公司目前有柳洪和坪頭兩個(gè)電廠在運(yùn)行發(fā)電，所以有柳洪生產(chǎn)（合同編號(hào)MLHSC）、坪頭生產(chǎn)（合同編號(hào)MPTSC）。有成都辦公樓的建設(shè)（合同編號(hào)MGHCB）。有電量銷售（合同編號(hào)MGHCB）等。一般一個(gè)較大的項(xiàng)目并且?guī)啄曛畠?nèi)可以完工的，按項(xiàng)目進(jìn)行合同檔案的整理，如成都辦公樓建設(shè)合同及支付文件。如果是零散的合同文件、材料，可按年度進(jìn)行集中立卷。例如進(jìn)入發(fā)電期的柳洪、坪頭水電站。

二、正在履行及將要簽訂的合同管理

由于前期開(kāi)發(fā)建設(shè)期沒(méi)有引進(jìn)OA自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，而現(xiàn)目前先進(jìn)的OA辦公系統(tǒng)的建立，使正在履行及將要簽訂的合同管理，變得越加簡(jiǎn)單易行。目前美姑河公司對(duì)合同的管理主要依據(jù)《四川美姑河水電開(kāi)發(fā)有限公司合同管理實(shí)施細(xì)則》執(zhí)行。合同簽署人對(duì)合同全面負(fù)責(zé)，組織合同的訂立，確定合同條件、訂立方式及合作單位。正在履行和將要簽訂的合同管理主要通過(guò)OA系統(tǒng)登記，合同和合同支付在OA系統(tǒng)中由計(jì)劃合同部統(tǒng)一登記和說(shuō)明審批流程。合同變更由合同執(zhí)行部門登記和說(shuō)明審批流程。信息化合同管理的投入使合同管理動(dòng)態(tài)化、智能化。四川美姑河水電開(kāi)發(fā)有限公司在成都、美姑兩地辦公，原來(lái)的紙質(zhì)會(huì)簽使合同運(yùn)轉(zhuǎn)周期長(zhǎng)，而現(xiàn)在正在履行和將要簽訂的合同，使用信息化OA管理系統(tǒng)可及時(shí)完成，節(jié)省人力、財(cái)力資源。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)合同管理作為企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，是一個(gè)公司經(jīng)營(yíng)成敗的一個(gè)重要因素。我們作為合同管理人員只有嚴(yán)格依法實(shí)施規(guī)范的合同管理，才能避免對(duì)企業(yè)造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

作者：胡瀟月單位：四川美姑河水電開(kāi)發(fā)有限公司