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一、分年分類化建檔

學校檔案應當實行分年度建檔，在每個年份下進行分類，可分為黨群類（黨務工作、組織工作、宣傳教育工作、工會工作、團委工作等）、行政類（行政事務工作、人事勞資工作、保衛工作、總務工作、檔案、圖書工作、財務審計工作、國家、省市、校內文件和通知、制度等）、教學類（教學日志、教研活動、師資培養、教師論文、教學質量分析、教學檢查記錄、學科教學成績、教學競賽記錄、教學評價等、學科與實驗室建設、課堂教學與教學實踐、招生、畢業生、培訓、學籍檔案在校生花名冊、學籍登記表、學籍變更、畢業生花名冊、學生獎懲記錄、學生評價資料等、教師檔案教師獎懲資料、教師業務考核資料、教師學歷及進修培訓等資料、德育檔案班主任工作手冊、班級日志、主題班會資料、興趣小組資料、團委活動資料、教師德育論文獲獎情況匯總資料、校園文化建設資料、依法治校活動資料等等）、基本建設類（按工程項目或建設項目整理歸檔。同一工程項目內，包含工程的可行性研究、立項、勘察、測繪、設計、施工、竣工驗收和工程創優的全過程形成的文件材料、圖紙、圖表、影像資料等）、設備儀器類（按設備種類或型號整理歸檔，同一設備儀器內，含設備購置、安裝、調試、運行、維護修理和設備管理等）、會計檔案類（會計憑證、會計帳簿、財務報告及報表等）、聲像實物類（照片、錄音帶、錄像帶、磁帶、獎狀、獎牌、獎旗、獎杯、各種證件、證書等）、電子檔案類（磁盤、光盤及軟硬件設備、電子文件的元數據、電子信息等）。除此之外，還有其他部分需要歸檔資料，如安全工作資料、學校特色教育建設資料、衛生資料等，如此繁多的種類建檔工作不能只靠檔案室的檔案員來承擔，學校應當建立檔案建設與管理工作小組，進行更加規范的整理、排序、歸檔和封存，如此才能保證學校各類檔案能夠全面、有序、高效得保存。

二、網絡動態化管理

與信息時代和學校網絡化管理服務相適應，中職校檔案工作也相應地形成了科室——系部——學校——主管教育部門多方參與、各司其職、互為補充的網絡化格局。科室負責收集各類“第一手”資料，并及時更新基本信息；系部派專人負責分門別類整理，上交；主管教育部門檔案管理處負責整理市局單位的相關檔案資料，并對下屬學校檔案業務工作予以指導，加強業務聯系，確保各校檔案工作落實到實處。

三、檔案員素質培養

任何工作的發展，關鍵靠人才。學校要從實際需要出發，積極開展對檔案工作人員的素質培養，利用省市級檔案培訓班、兄弟單位業務交流、示范典型的參觀學習等多種方式來提高檔案工作人員的業務素質，為中職校檔案工作的健康發展提供有力的人才保障。

四、提高檔案利用有效性

檔案工作不僅僅是收集和整理，還需要對相關檔案進行分析。中職校各類檔案是研究中職校教育教育教學改革、提高教師待遇等問題的重要依據，各類新政策的出臺都離不開檔案資料的有力支撐。因此，檔案工作人員還需要加強對檔案資料的深度分析和研究，不僅要為學校各項事業的發展提供計劃和管理依據，為學校歷史、理論研究等提供第一手資料，還要能夠從檔案信息中中找出中職校在發展過程中出現的新情況、新問題、新矛盾、新規律，為探索解決途徑和對策、制定政策和措施等提供一定的支，為擴大學校的影響力和知名度、創建教育品牌、促進學校跨越式發展、推進社會文明建設等做出應有的貢獻。

作者：周冀單位：江蘇省連云港中等專業學校