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一、利用網(wǎng)絡(luò)對藝術(shù)團(tuán)體檔案歸檔分類

做好藝術(shù)團(tuán)體檔案信息化管理工作的首先是要對藝術(shù)檔案進(jìn)行收集并、分類、歸檔，只有這樣才能保證各類信息、資料不至于遺失和損壞，保證檔案的齊全完備。藝術(shù)檔案中記錄的信息由很多，包括了藝術(shù)團(tuán)體的各類文藝活動，進(jìn)行的藝術(shù)生產(chǎn)和研究，還有極具價值的藝術(shù)資料等。我們對藝術(shù)材料的歸檔范圍共劃定了九大類:藝術(shù)檔案、文書檔案、科技檔案、聲像檔案、會計檔案、實物檔案、業(yè)務(wù)檔案等門類。藝術(shù)檔案是指本團(tuán)體藝術(shù)活動中形成的全部藝術(shù)文件材料。

科技檔案是指本團(tuán)辦公及排練演出活動場所的基建文件材料、圖紙及車輛等隨機文件材料。聲像材料是指反映本團(tuán)各項活動特別是藝術(shù)活動形成的照片、錄音帶、錄像帶等。會計檔案是指本團(tuán)在經(jīng)濟活動中形成的各種會計核算材料。實物檔案是指本團(tuán)在各項工作中特別是在藝術(shù)活動中獲得的榮譽證書、獎狀、獎杯等。業(yè)務(wù)檔案是本團(tuán)為演職人員建立的業(yè)績檔案。藝術(shù)團(tuán)體只有建立健全了各項檔案，才能夠完整地紀(jì)錄藝術(shù)團(tuán)體活動的面貌。當(dāng)收集、分類資料工作完成之后，我們可以通過計算機掃描儀以及其他數(shù)字化的輸入設(shè)備把各類資料轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的信息進(jìn)行歸檔和保存，存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中。這樣既避免了傳統(tǒng)人工工作中的復(fù)雜繁瑣，也提高了工作效率；同時通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的上傳和下載，方便了檔案的查詢和調(diào)取，提高檔案的利用率。

為了加強藝術(shù)檔案管理的系統(tǒng)化還可以建立藝術(shù)檔案信息化平臺，實現(xiàn)資源信息的有效共享。將需要進(jìn)行歸檔的藝術(shù)團(tuán)體資料依照統(tǒng)一的格式提交給同一檔案管理系統(tǒng)，提交之后由系統(tǒng)進(jìn)行自動歸檔。歸檔后數(shù)據(jù)資料將保存在同一數(shù)據(jù)庫平臺內(nèi)，實現(xiàn)藝術(shù)團(tuán)體檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)的同一，從而實現(xiàn)資源的充分共享。除此之外，檔案管理數(shù)據(jù)庫還應(yīng)實現(xiàn)自動化，使數(shù)字化系統(tǒng)中的檔案資料中明確標(biāo)明存放位置，做到快速檢索利用。

二、利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行原始數(shù)據(jù)的收集整理

為了保證收集工作的順利完成，收集工作要注重幾個部分：第一點注重對藝術(shù)生產(chǎn)的關(guān)注。藝術(shù)生產(chǎn)活動都是憑借平時的積累得到的，因此對于檔案收集工作來說就必須要培養(yǎng)收集工作者的積累意識。要對平時藝術(shù)工作中的作品構(gòu)思、創(chuàng)作；作品演出過程中的服裝、道具、場景等等資料進(jìn)行收集積累。第二點注重藝術(shù)研究、交流環(huán)節(jié)中的資料收集。在這一環(huán)節(jié)中檔案的收集工作存在一定的難度，在藝術(shù)團(tuán)體在外演出進(jìn)行藝術(shù)交流、研究活動中，檔案工作人員不可以隨時跟隨。因此檔案收集工作處于相對被動的局面，收集不及時、不全面、不到位的情況時常發(fā)生。為此，我們應(yīng)該在充分了解團(tuán)體演出活動安排，了解藝術(shù)交流、研究內(nèi)容的基礎(chǔ)上，進(jìn)行資料的收集；通過利用現(xiàn)代化的工具加強交流，以及資料數(shù)據(jù)的傳遞，改變被動收集的局面，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時、有效、完整的完成檔案材料的收集工作。

三、提高檔案工作人員的信息化業(yè)務(wù)能力

隨著藝術(shù)檔案工作的內(nèi)容和形式發(fā)生的重大轉(zhuǎn)變，要想實現(xiàn)藝術(shù)檔案信息化管理就必須要加強藝術(shù)檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。藝術(shù)團(tuán)體檔案人員的素質(zhì)高低直接影響著服務(wù)質(zhì)量的好壞。檔案人員的素質(zhì)要在以下幾個方面提高：職業(yè)道德素質(zhì)—要有高度的敬業(yè)精神，淡薄名利，無私奉獻(xiàn)，從心里熱愛檔案事業(yè)，工作一絲不茍，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，不斷探索，具有開拓進(jìn)取精神。特別是更加學(xué)習(xí)計算機數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁三劍客、網(wǎng)路相關(guān)知識等，這樣能充分調(diào)動網(wǎng)路技術(shù)為藝術(shù)檔案服務(wù)的目的。同時具備這些知識確實有一定的難度，但是只有這樣才能跟隨時代步伐，工作起來會得心應(yīng)手，也更好地為藝術(shù)團(tuán)體檔案管理工作服務(wù)。

作者：金喜子單位：吉林省延吉市延邊歌舞團(tuán)