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1電子文件的主要特征

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和提高，應(yīng)用中的電子文件處在不同的發(fā)展階段，因此，電子文件的分類和顯現(xiàn)的特征也各不相同。計(jì)算機(jī)應(yīng)用之初，由于存儲(chǔ)電子文件的介質(zhì)問題，使電子文件不宜傳播，因此當(dāng)時(shí)利用計(jì)算機(jī)和打字機(jī)共用，將電子文件打印出來保管，習(xí)慣上稱作紙質(zhì)電子文件，隨著電子文件存儲(chǔ)介質(zhì)的發(fā)展，又經(jīng)歷了以紙質(zhì)文件為主，電子文件為輔的輔助性電子文件，以電子文件為主,紙質(zhì)文件為輔的正式電子文件，最后達(dá)到無紙電子文件，發(fā)展到當(dāng)今電子政務(wù)時(shí)代，電子文件已經(jīng)成為真正的電子文件時(shí)期。電子文件具有以下特征：

（1）電子文件的設(shè)備依賴性。真正的電子文件是與計(jì)算機(jī)共用的，如果離開計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，就無法生成電子文件，也就更無從談起對(duì)電子文件的傳遞、識(shí)別的功能。這是因?yàn)殡娮游募男纬尚枰蕾囈欢ǖ囊蛩兀纾河?jì)算機(jī)的數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新因素、加密因素等，都制約電子文件的形成和應(yīng)用。

（2）電子文件信息與載體的相分離性。形成的電子文件具有公用性，它可以隨意在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上查閱，并能在計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以利用不同的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行相互復(fù)制，復(fù)制后的電子文件上的信息內(nèi)容沒有任何變化，也難以區(qū)別那一個(gè)電子文本是原件，雖然從復(fù)制的時(shí)間可以判斷時(shí)間的順序，但是電子文件不能像紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”，哪個(gè)是副本，電子文件的這一性質(zhì)對(duì)使用者提出了如何才能保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性的問題，這也是電子文本的弱點(diǎn)之一。

（3）電子文件的易更改性。電子文件的易改性使它失去了真實(shí)性的確定性，因?yàn)殡娮游谋究梢噪S意更改，卻可以做到不留任何痕跡，為了解決這一問題，電子文本由.doc又增加了CAJ、.pdf和.jpg文本，盡管如此，也難以改變電子文件的易改性，只是增加了更改電子文件的難度，作了更改的電子文本，仍然可以和相同格式的電子文本難分伯仲，所以為保證電子文本的安全，還需要解決計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的許多技術(shù)難題。

（4）電子文件的多媒體集成性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，人們把組合2種或2種以上媒體的信息交流和傳播的媒體稱作多媒體。經(jīng)常使用的媒體有文字、圖片、照片、聲音（包含音樂、語音旁白、特殊音效）、動(dòng)畫和影片等等互動(dòng)功能。電子文件的多媒體集成性，就是將多媒體的文字、圖像、聲音、影像等信息，以單獨(dú)的形式出現(xiàn)或以相互搭配在一起的形式出現(xiàn)，使他們各自形成各有風(fēng)格的電子文件內(nèi)容。通過采用計(jì)算機(jī)對(duì)各種媒體進(jìn)行處理，具有廣泛的用途，這種多媒體技術(shù)是一個(gè)涉及面極廣的綜合技術(shù)，是開放性的沒有最后界限的技術(shù)。其產(chǎn)業(yè)涉及的范圍很廣，如電子工業(yè)、計(jì)算機(jī)工業(yè)、廣播電視、出版業(yè)和通訊業(yè)等都可以大量涉及。

（5）電子文件的共享性。數(shù)字化的電子文件與紙質(zhì)文件具有很大的區(qū)別，電子文件一出現(xiàn)，雖然人們?cè)趹?yīng)用中還存在不足，但它的特殊性還是給應(yīng)用者快捷方便的感受，尤其是電子文本的共享性，它可以在任意時(shí)間、不受空間的限制，向所有的多用戶開放，方便用戶檢索和用戶自由的網(wǎng)絡(luò)中瀏覽，實(shí)現(xiàn)信息共享。顯然，電子政務(wù)下的電子文件管理的目的是為了提高政府的行政效率，及時(shí)了解群眾的需求，為群眾提供廣泛、便捷的信息服務(wù)，使群眾可以通過電子政務(wù)毫無拘束的把自己的想法向政府展開心扉，行使群眾參與政府管理的模式。因此，在電子政務(wù)過程中，管理人員必須要了解和把握電子文件的特殊性，使電子文本揚(yáng)其所長、避其所短，更好地為社會(huì)服務(wù)，為人民服務(wù)，為政府服務(wù)，發(fā)揮電子文本的功能。在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，電子政務(wù)下的電子文件管理是相互作用、相互支持和相互影響的，在實(shí)際應(yīng)用中對(duì)電子文件管理的質(zhì)量，將直接影響電子政務(wù)的發(fā)展的效果，當(dāng)然，政府對(duì)電子政務(wù)發(fā)展的優(yōu)劣，也必然對(duì)電子文件的管理起到很大影響。

2電子文件管理存在的問題

電子政務(wù)中的電子文件管理工作雖然已擺在面前，但目前仍然是一項(xiàng)探索性工程，但隨著信息化和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)開始走向完善，當(dāng)然，電子文本管理還需要提高和發(fā)展，在建設(shè)過程中也必定會(huì)遇到許多問題，同時(shí)對(duì)管理人員也存在許多問題和挑戰(zhàn)，表現(xiàn)的主要問題具體體現(xiàn)在如下方面。

（1）電子文件一體化管理模式欠缺。電子文件一體化管理模式還存在不足和欠缺，這是由于管理體制、思維模式上的問題，傳統(tǒng)的文件管理長期以來，就存在著文件工作與檔案工作分家的局面，改革開放以來，隨著數(shù)字化的發(fā)展，使計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化形成了巨大的市場(chǎng)，但網(wǎng)絡(luò)中的電子文件的發(fā)展，還是難于與傳統(tǒng)的文件管理相提并論，在許多情況下也只是增加了工作量，例如，許多報(bào)表既要電子文件，又要紙版打印稿，雖然各有不同的用處，但也增加了工作量，因此，我國在電子政務(wù)中的電子文件，雖然得到大量的應(yīng)用，但是在一些情況下還是依靠傳統(tǒng)的管理模式，對(duì)文件的管理工作環(huán)節(jié)，依然存在著嚴(yán)重滯后的事實(shí)，尤其是對(duì)文件管理和檔案管理的軟件開發(fā)還存在著各自為政的現(xiàn)象，在有些時(shí)候只是將OA軟件與檔案管理軟件，只是做了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)對(duì)接，這與實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代辦公環(huán)境中的電子文件一體化管理還存在較大差距，因?yàn)檫@樣做并沒有把檔案管理的需求納入其中。之所以出現(xiàn)這樣的問題，主要原因是多數(shù)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識(shí)問題，再加上檔案管理人員在思想上沒有認(rèn)識(shí)到電子文件的管理優(yōu)勢(shì)，還沒有形成對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理論的沖擊力，還沒有厘清電子文件對(duì)檔案管理的影響的變革，因此，在管理模式上，仍然局限于傳統(tǒng)的工作環(huán)節(jié)和工作分工，在管理模式上無法實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)所要求的、真正意義上的文檔一體化管理。

（2）電子文件管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。由于電子文件管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，使許多電子政務(wù)系統(tǒng)在電子文件數(shù)據(jù)處理和外部數(shù)據(jù)的交換方面受到標(biāo)準(zhǔn)化問題的制約，相互不能對(duì)接，難以發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。這就使電子文件在應(yīng)用上受到極大的阻力，因此，電子文本要求文件管理系統(tǒng)在軟件編輯過程中應(yīng)做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一數(shù)據(jù)，這樣就會(huì)方便電子文件相互間的交換、傳輸及利用，擴(kuò)大了電子政務(wù)信息服務(wù)的范圍，可以極大的提高信息服務(wù)的效益。顯然可以看出，目前在我國，在電子文件管理體系的標(biāo)準(zhǔn)化方面，應(yīng)該說其標(biāo)準(zhǔn)化程度還存在著空白。

（3）電子文件存在的安全問題。電子文件所面臨的安全問題，仍然是當(dāng)前電子文本發(fā)展的掣肘，這一方面的原因是來源于電子文件內(nèi)容與載體的可分離性，電子文本的信息內(nèi)容很容易更改、更容易復(fù)制，電子文本自身信息載體的不穩(wěn)定，給電子文本的存檔帶來巨大的影響，另一方面，電子文件由于依靠網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，這使電子文本從網(wǎng)民使用開始就存在著不安全隱患，例如，正常操作的計(jì)算機(jī)，非常容易遭到黑客的攻擊及病毒的侵襲，它們都可以對(duì)電子文件的存在發(fā)生遺失、破壞或電子文件管理系統(tǒng)的崩潰，使付出大量精力得到的業(yè)績(jī)付之東流。

（4）電子文件鑒定工作難度大。由于電子政務(wù)的公開性、互動(dòng)性和服務(wù)性，使電子文件以數(shù)量級(jí)的速度遞增，而且電子文件在內(nèi)容上又與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件截然不同。另外，由于電子文件自身的特性，對(duì)電子文件是否為原版的鑒定又非常困難，因此難以確定電子文件內(nèi)容的真?zhèn)危绻鲇谛枰_要對(duì)電子文件的來源和真實(shí)性進(jìn)行評(píng)價(jià)，需要相關(guān)的技術(shù)和技術(shù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件比較其鑒定的工作量和難度要大得多，可見其鑒定工作的難度。因此，亟需我國信息主管部門加強(qiáng)對(duì)電子文件管理工作的組織和引導(dǎo)，提高完善政府部門對(duì)電子政務(wù)的開發(fā)利用機(jī)制，使電子政務(wù)時(shí)代能夠更好的利用電子文件管理體系，因此必須加快尋求電子文件管理的有效途徑，使電子文件更好的在信息時(shí)代貢獻(xiàn)力量。

3電子文件管理的措施

在電子政務(wù)的起步階段，盡管電子文件具有特性的制約，在電子文件的管理方面存在難度，但是電子文件還是發(fā)揮了信息時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，做出了劃時(shí)代的貢獻(xiàn)，例如，網(wǎng)絡(luò)的反腐舉報(bào)文件，雖然不能杜絕別有用心人利用網(wǎng)絡(luò)的虛擬假公濟(jì)私利，但是網(wǎng)絡(luò)反腐是揭露腐敗之風(fēng)的有力武器。但如何對(duì)電子文件進(jìn)行管理，例如，對(duì)公共檔案的管理，如果全面實(shí)施電子文件的管理，就必須保證其安全性，如果電子檔案一旦失效，就將會(huì)導(dǎo)致國家、機(jī)構(gòu)和社會(huì)記錄的空白，對(duì)個(gè)人也會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。對(duì)電子文件的管理問題，英國公共檔案館的專家指出：在未來的檔案管理中，電子文件必將代替紙質(zhì)檔案，成為現(xiàn)代檔案管理的主流。因此，從現(xiàn)在開始就必須努力著手抓好檔案工作的電子文件管理工作。同樣，電子政務(wù)系統(tǒng)也應(yīng)當(dāng)充分考慮電子文件的管理需求，對(duì)電子文件管理的問題，要充分考慮到電子文件自身的特點(diǎn)，利用高科技的手段采取安全的保管措施。目前對(duì)電子文件的管理措施應(yīng)涵蓋以下方面：

（1）加強(qiáng)信息立法和行業(yè)規(guī)范。雖然我國已頒布對(duì)電子文件的信息立法和行業(yè)規(guī)范，但這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定無論，由于數(shù)字化技術(shù)的高速發(fā)展，對(duì)電子文件的管理也只能是理論上的探索階段，其中的條文還只是具有原則性的指導(dǎo)意義，因此，還必須從數(shù)字化存儲(chǔ)技術(shù)方面的提高，來增強(qiáng)相關(guān)電子文件存儲(chǔ)法規(guī)的督導(dǎo)，這樣才可以為電子文件的管理工作掃清障礙，才能更好的在電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)框架中考慮到電子文件和電子檔案的管理需求，使它們不能由于電子文件的特點(diǎn)，使電子政務(wù)系統(tǒng)存在潛在的功能缺陷。因此，作為各級(jí)政府部門，也要從技術(shù)上和需要上做好對(duì)電子文件管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)，在現(xiàn)有的條件下要首先加強(qiáng)權(quán)責(zé)劃分，這樣才能規(guī)范電子文件的管理行為，對(duì)電子文件的管理模式積極的引導(dǎo)，同時(shí)也要應(yīng)對(duì)電子文件的管理工作，把它作為一項(xiàng)重要內(nèi)容引起相關(guān)單位的重視。

（2）提高電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化水平。電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化，是電子政務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)，因此，相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)制定與貫徹已引起世界各國的重視。2001年國際標(biāo)準(zhǔn)化組織就了電子環(huán)境下文件管理的國際標(biāo)準(zhǔn)，但我國在電子文件管理方面還存在較大的差距，在數(shù)據(jù)信息化方面，我們已經(jīng)面對(duì)著許多軟件應(yīng)用，如“OA軟件”“、檔案管理軟件”、“文件、檔案一體化管理軟件”等不同系統(tǒng)的大量應(yīng)用，面對(duì)著數(shù)據(jù)交換、轉(zhuǎn)換和兼容性，它們制約著電子文件管理的整體功能的發(fā)揮。因此，在當(dāng)前電子政務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)體系中，不僅需要盡快完善早期專門針對(duì)電子環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)體系，而且還要在電子政務(wù)系統(tǒng)框架設(shè)計(jì)、系統(tǒng)建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)制定過程中，加速投資環(huán)境和力度，積極依靠高校和研究單位的技術(shù)力量，是相關(guān)專家都加入到研究隊(duì)伍，提高電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的研究力度，擴(kuò)大電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化體系的輻射范圍和應(yīng)用領(lǐng)域。

（3）建立電子文件管理中心。要對(duì)網(wǎng)絡(luò)的電子政務(wù)中建立電子文件管理中心，以這個(gè)管理中心來實(shí)施對(duì)電子文件的管理工作，這個(gè)管理中心主要的職責(zé)是對(duì)上網(wǎng)文檔的鑒定和提供瀏覽服務(wù)；例如同步處理電子信息，包括對(duì)公眾來信、意見建議的處理、轉(zhuǎn)接、督辦，實(shí)名舉報(bào)和發(fā)電子文件證明等；這個(gè)管理中心對(duì)新形成的電子文件，還要完成收集、整理、歸檔、備份等項(xiàng)工作。通過管理中心，使電子文件管理工作成為電子政務(wù)的核心部門。因此，在電子管理中心要配備精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專職管理人員，使電子文件管理在統(tǒng)一、高效的環(huán)境下運(yùn)作，是電子文件成為電子政務(wù)和公眾服務(wù)的傳媒工具。現(xiàn)代電子政務(wù)代表著未來信息發(fā)展的方向，政務(wù)信息的公開、處理和服務(wù)呈現(xiàn)出積極姿態(tài)，這反映出政府管理方式的進(jìn)步和服務(wù)水平的提高。電子文件管理作為電子政務(wù)的一個(gè)部分，是電子政務(wù)得以高效運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)和保證。面對(duì)電子政務(wù)的蓬勃發(fā)展，電子文件管理工作也應(yīng)利用高科技手段，在不斷完善中發(fā)揮自身的價(jià)值和優(yōu)勢(shì)。

4結(jié)語

加強(qiáng)電子文檔的規(guī)范化歸檔管理是加快電子政務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。電子政務(wù)為決策者提供準(zhǔn)確、及時(shí)、高效的服務(wù)，將成為衡量工作效率和工作質(zhì)量的重要標(biāo)志。因此，在電子政務(wù)下要不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，形成安全的電子文檔管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，使電子文檔能適應(yīng)有特色社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

作者：楊麗妲史湘萍單位：哈爾濱醫(yī)科大學(xué)哈爾濱建設(shè)銀行