工程建設(shè)檔案管理規(guī)范范文
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第1篇
1.相關(guān)部門對檔案管理制度重視不足，落實不夠
在水利工程建設(shè)過程中，檔案管理工作往往不會被納入工程建設(shè)的同布置、同檢查，檔案管理與工程建設(shè)質(zhì)量、進度、安全等問題相比，重視程度不夠。在工程建設(shè)之初各參建單位在工程建設(shè)各階段對檔案資料管理應(yīng)承擔的工作職責沒有進行明確，造成了檔案資料管理職責不清。在日常的文件材料管理方面各單位的崗位責任制、文件歸檔制度、文件保管制度、檔案鑒定制度等大多是流于形式，沒有形成有效的管理體制，也就使得水利工程建設(shè)檔案管理工作無明確的辦事規(guī)程和行動準則。在實際建設(shè)施工過程中，各參建單位對文件材料的管理仍舊是以水利工程建設(shè)的實施為主，側(cè)重于科技檔案的收集、整理。再加之水利工程建設(shè)周期較長、文件材料交接手續(xù)不到位，檔案驗收無檔案部門參加等因素，使得檔案管理工作的開展未能達到有關(guān)規(guī)定要求的深度。
2.檔案管理人員非專業(yè)，保管環(huán)境不達標
調(diào)查中的重點水利工程內(nèi)容大多涉及多領(lǐng)域多專業(yè)。工程中的各個單項工程會被分成多個標段，標段內(nèi)又會分包。參與施工的單位多而雜，素質(zhì)參差不齊。這些施工單位一般重視技術(shù)工作，檔案收集管理意識薄弱，片面的認為工程質(zhì)量和按時完工才是主要工作內(nèi)容，對檔案收集管理工作不重視，普遍沒有設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)和崗位。對于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人員、技術(shù)人員兼職管理，這部分人員中又以參加工作時間不長的青年居多，他們經(jīng)驗不足，又沒有經(jīng)過專業(yè)檔案培訓，且身兼數(shù)職、精力有限。所謂的檔案管理工作只是被動的接受并保存文件資料。再加上工程工期長、臨時機構(gòu)解散、人員流動性等不確定性因素，還會發(fā)生文件材料遺失、缺項漏項、簽章手續(xù)不全等問題。這就造成了檔案管理工作明顯滯后于水利工程建設(shè)工作的情況，還會出現(xiàn)工程面臨竣工驗收時才會想到檔案收集整理工作的現(xiàn)象。于是，為了能順利完成驗收，就會突擊補材料，這樣材料的真實性就無法保證。此外，水利工程項目在施工建設(shè)時都會成立項目部，選址一般都在工程所在地，房屋結(jié)構(gòu)為彩鋼瓦。由于場地和條件的限制，項目部無集中統(tǒng)一管理檔案的檔案室，各參建單位的檔案會放在辦公室的鐵皮柜中保存，項目部環(huán)境雜亂，檔案保管的“八防”標準無法達到。
3.檔案收集整理不規(guī)范
一是原始資料收集不齊全，整理歸類不合理。因檔案管理人員缺乏檔案專業(yè)知識，導致文件資料收集不及時、內(nèi)容不齊全、整理不規(guī)范、分類不準確、卷內(nèi)文件聯(lián)系不緊密，組合不合理，案卷書寫不規(guī)范。如工程建設(shè)中，各單位只顧及工程數(shù)據(jù)資料的收集，往往不會留存施工建設(shè)場面的影像資料。有的工程連基本的工程施工前后的對比照片都不齊全。有照片的也沒有按檔案整理的要求放入檔案專用照片冊中，并配以詳細的文字說明有。二是案卷內(nèi)容不完整。工程建設(shè)檔案的形成與收集整理沒有系統(tǒng)的流程，歸檔范圍也沒有嚴格的界定，再加上工程建設(shè)檔案資料內(nèi)容繁雜，涉及的單位部門較多，受時間約束較大，造成歸檔材料不完整。如工程施工、監(jiān)理日志做不到一日一記，出現(xiàn)對應(yīng)不上的情況；工程的監(jiān)理，往往只有監(jiān)理員在工程現(xiàn)場，監(jiān)理總監(jiān)不到位，需監(jiān)理簽字的資料會由他人替簽或集中補簽。三是文件材料的搜集整理與移交接收工作嚴重脫節(jié)，造成檔案的缺失。目前，檔案行政管理部門一般不直接參與到水利工程建設(shè)實施過程中，這樣就造成水利工程建設(shè)過程中文件材料收集和整理工作中出現(xiàn)的問題不能及時被檔案行政管理部門發(fā)現(xiàn)，有些因遺漏而未被整理入卷的應(yīng)歸檔的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性幾乎為零，從而導致水利工程檔案不可逆轉(zhuǎn)的缺失，對今后的保管利用都造成很大的影響。
4.檔案信息化程度不高
隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，作為水利工程建設(shè)主體的地方水務(wù)部門的水利工程檔案的數(shù)量也在不斷增多。從目前調(diào)查的情況來看，水務(wù)部門及工程參建單位的水利工程建設(shè)檔案管理工作仍然保留著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。計算機的運用主要是進行登記，檢索工具只有“目錄檢索”一種，檔案信息化程度低。
二、重點水利工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的建議
1.增強檔案意識，建立完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與制度
第2篇
[關(guān)鍵詞]市重點工程建設(shè)項目；招投標；檔案管理
城市重點工程建設(shè)項目招投標檔案是指經(jīng)市人大會議審議通過，由市發(fā)展改革行政主管部門印發(fā)的重點建設(shè)項目，在招標投標交易活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、數(shù)字、符號、圖表、聲像等不同載體的原始記錄。重點工程建設(shè)項目招投標檔案是招標投標過程中的真實記錄，是招標投標管理工作的重要依據(jù)，重點工程建設(shè)項目因為規(guī)模大，既有勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)，又有主體工程、配套工程、既有土建工程又有機械設(shè)備的采購安裝，形成周期長，招投標文件具有數(shù)量大種類多，發(fā)揮作用時間長的特點。作為檔案工作者，應(yīng)當建立健全市重點工程建設(shè)項目招投標檔案工作，認真研究思考，采取積極的措施，保證招投標檔案的真實、準確、完整，為建設(shè)項目中標后的跟蹤管理和咨詢服務(wù)提供依據(jù)。
目前，城市重點工程建設(shè)項目招投標文件主要存在以下幾個問題：
首先，工程招投標檔案數(shù)量巨大、規(guī)格不一，給庫房管理帶來壓力。城市重點工程建設(shè)項目往往參加單位多，招投標文件數(shù)量龐大，沒有中標的單位招投標文件更是數(shù)量巨大，而且各類文件至少一式三套。目前，現(xiàn)行的檔案管理規(guī)范中沒有對工程招投標文件的規(guī)格大小、保管期限等沒有明確的規(guī)定。一些重點建設(shè)項目往往工期長，查閱頻繁，招投標文件大小又無法入盒，給檔案保管和利用帶來不小的管理難度。
其次，招投標檔案管理規(guī)章制度不完善，造成檔案資料管理混亂等問題。很多建設(shè)單位沒有真正建立招投標檔案管理工作機制，與招標簽訂合同后，招標給什么就接收什么；一些單位對重點工程招投標檔案的歸檔范圍、歸檔要求模糊不清，招投標文件隨意堆放，沒有分類標準，沒有按照按類排列、組卷，以至于給以后的檔案查詢利用、審計工作帶來很多困難。
再有，檔案管理專業(yè)軟件的單一性，無法滿足招投標文件數(shù)字化的需求，也制約了檔案資源的共享。現(xiàn)在不少企業(yè)采用了專業(yè)檔案管理系統(tǒng)，但目前的檔案管理系統(tǒng)只能滿足招投標檔案的目錄管理，不能與評標管理軟件實現(xiàn)對接，檔案的查閱利用，只能根據(jù)檔號到檔案室翻閱原始資料，不僅加大了工作量，也容易造成檔案資料的破損。
針對重點工程建設(shè)項目招投標檔案管理實際存在的一些問題，下面從管理職責、制度建設(shè)、規(guī)范要求等方面，提出幾點改進建議：
1、明確招投標檔案管理分工協(xié)作機制。應(yīng)明確部門和相關(guān)責任人的職責，進一步規(guī)范檔案管理，做到分級管理、職責明確。重大建設(shè)項目工程招標委托招標機構(gòu)進行的，由招標機構(gòu)負責招標投標檔案原始記錄的收集、整理和移交工作，建設(shè)單位負責立卷、歸檔、集中保管。招投標交易活動結(jié)束后，中標通知書發(fā)出一周內(nèi)，應(yīng)按照歸檔范圍移交檔案部門，在規(guī)定時間內(nèi)沒有按照要求上交的，可考慮不予劃撥費用。建設(shè)單位應(yīng)建立由技術(shù)部門、綜合檔案室人員組成的小組，明確檔案管理負責人。負責接收、立卷、歸檔，并將其納入本單位檔案綜合管理分類體系，實現(xiàn)集中管理。
2、建立健全招投標檔案管理規(guī)章制度。在實際工作中，建設(shè)單位主要是依據(jù)《中華人民共和國招投標法實施條例》、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》整理招投標項目檔案，條例中并沒有對招投標檔案的管理做出詳細規(guī)定。因此，細化各地現(xiàn)行的工程招投標檔案管理辦法，才能規(guī)范招投標檔案管理工作。另外，要與交易中心加強聯(lián)系，業(yè)務(wù)審批人員在文件的收集過程中，嚴格執(zhí)行標準和依據(jù)，對報送人的文件嚴格審查，不符合歸檔要求的不予辦理，從源頭上規(guī)范檔案材料。
3、規(guī)范檔案資料的收集、整理、鑒定工作。首先，細化資料收集清單，是精簡庫存數(shù)量的前提。重點建設(shè)項目招投標文件，建設(shè)單位檔案室收集保管的檔案材料主要有工程前期文件材料和工程招投標文件材料兩部分。在《條例》沒有具體規(guī)定的情況下，在實際工作中，筆者認為，市重點項目招投標檔案應(yīng)主要包括：1、前期階段：包括立項批文復印件、招標協(xié)議、招標申請等。2、過程階段：招標公告、投標申請人匯總名單、投標資格預審、招標文件、招標答疑、工程量清單、預算控制價或投標限價、投標人標書，包括技術(shù)標、經(jīng)濟標等；3、簽約階段：評標委員會名單、開標記錄、符合要求的投標一覽表、廢標情況說明、評標標準、中標通知書、合同副本、未中標人投標文件等。其次，在精簡招投標檔案方面，招投標辦公室在條件允許的情況下，建立企業(yè)誠信檔案和信用投標人，以后的投標項目資審文件和投標文件可不再提交有關(guān)人員業(yè)績、人員資歷材料等復印件。這樣，不但減少投標單位的重復工作量，同時也減少了檔案的數(shù)量。再有，建設(shè)單位應(yīng)統(tǒng)一移交格式，方便以后的管理工作，移交前將歸檔范圍、移交表統(tǒng)一格式后發(fā)給招標，中標單位投標文件一正三副，不中標單位一套正本就可以了，改變以往招標將所有招標過程中產(chǎn)生的材料全部交給建設(shè)單位，造成資料重復，庫存緊張的狀況。最后，關(guān)于歸檔年限的設(shè)定，將市重點建設(shè)項目招投標文件劃分為永久、三十年、十年，中標單位土建部分建議劃為永久，設(shè)備按使用年限劃分為三十年和十年，未中標單位建議作為資料保管五年。
4、清晰招投標檔案的組卷。招標各階段的勘察設(shè)計、工程監(jiān)理、施工、裝飾裝修、材料設(shè)備采購等應(yīng)當分別組卷。招投標文件的立卷和歸檔，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律。同一個項目分階段招標的，每一階段應(yīng)分別組卷，內(nèi)容相同的材料，不必重復歸檔，在備考表中注明即可，卷與卷之間保持相互聯(lián)系。
5、提高招投標檔案信息化管理和服務(wù)水平。通過對檔案專業(yè)管理系統(tǒng)與招投標管理系統(tǒng)的接口連接，實現(xiàn)條目檢索和全文檢索，逐步實現(xiàn)招投標檔案的數(shù)字化管理。做好檔案的編研工作，編制招投標項目匯編，包括錄入項目名稱、中標單位、合同金額、合同簽訂日期，并對主要數(shù)據(jù)進行分類、匯總、分析，對各類數(shù)據(jù)按照檔案的分類要求以及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系進行整合，各類分析報表的進行插件處理，改變以往單調(diào)、靜止的文檔提供利用方式，為用戶提供圖文一體化的利用服務(wù)，為投標單位和有關(guān)部門提供綜合性信息，實現(xiàn)檔案的精細化、科學化、信息化，充分發(fā)揮招投標檔案價值。
第3篇
關(guān)鍵詞：公路工程建設(shè)；檔案規(guī)范管理；創(chuàng)新研究
隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，人民生活質(zhì)量的不斷提高，對城市基礎(chǔ)建設(shè)提出了更高的要求。普通公路是我國城市基礎(chǔ)建設(shè)的重要組成部分，施工質(zhì)量不僅影響著工程的使用壽命，還直接關(guān)系到市民出行安全。目前，我國普通公路的建設(shè)里程數(shù)量與日俱增，但是在建設(shè)質(zhì)量和工程建設(shè)的檔案管理水平上卻不容樂觀，尤其是工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理沒有受到足夠的重視，工程檔案管理能力不足。公路工程檔案記錄了公路從開始規(guī)劃到修建完成的全部過程，完善的公路工程檔案可以提供給公路部門準確的數(shù)據(jù)和信息，為之后預防性養(yǎng)護、修繕作充分的準備。所以提高對普通公路工程建設(shè)檔案規(guī)范化管理的重視程度，才可以使檔案得到充足的利用，起到加強工程建設(shè)質(zhì)量、保證市民安全出行等作用。
一、普通公路工程建設(shè)項目檔案管理的特點
1.普通公路工程建設(shè)項目的檔案記錄時間較長普通公路的建設(shè)周期很長，公路項目從工程項目申報、設(shè)計規(guī)劃、上級部門審批、施工項目招標、施工部門完成公路建設(shè)、竣工后有關(guān)部門驗收等一系列流程要經(jīng)過很長的時間，而公路工程建設(shè)檔案記錄要從最先的工程項目申報部分開始，這就顯示了公路工程檔案記錄時間長的特點。
2.普通公路工程建設(shè)項目的檔案所涉及相關(guān)部門較多公路工程建設(shè)項目投資一般是非常巨大，動輒上千萬甚至上億元，建設(shè)規(guī)模通常也都比較大，從公路里程上來講普通公路會有從幾十公里到上百公里，涉及的區(qū)域可能不止一個省、市，有的公路建設(shè)工程，可能需要跨越幾個省市，因此，普通公路工程的建設(shè)很有可能由多家施工單位分段合作完成。除了施工單位，還會涉及多省市的政府部門、規(guī)劃設(shè)計院、地質(zhì)勘探部門、設(shè)備材料供應(yīng)商等企事業(yè)單位。項目工程檔案對所涉及的企事業(yè)單位的記錄就必須準確、完備。
3.普通公路工程建設(shè)項目檔案需要專業(yè)人員管理公路建設(shè)工程的工作量巨大且包含內(nèi)容繁雜，一方面，除了公路路面建設(shè)，整個工程可能還包含了橋梁架構(gòu)、隧道疏通、配置電路設(shè)備、修繕綠化設(shè)施等工作，其中的每一項工作都有其特殊的施工工藝和施工技術(shù)標準。另一方面，隨著公路建設(shè)工程進度的變化，會進行不同施工隊伍的不同施工部分交接，這種動態(tài)性的檔案記錄和管理工作，會給相關(guān)人員帶來許多難題。如果要把公路工程項目檔案做到足夠完善，這就需要檔案記錄管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)化知識儲備，并且要強化檔案管理人員的細致程度和責任意識，防止工程檔案的資料文件出現(xiàn)遺失和缺漏等問題，減少項目工程驗收時出現(xiàn)的不必要的工作。
4.普通公路工程建設(shè)項目檔案信息化隨著信息化時代的到來，公路工程建設(shè)項目管理也迎來了新的變革，信息技術(shù)的應(yīng)用給項目檔案管理帶來極大的便捷。公路建設(shè)工程檔案包含了大量的信息和工程數(shù)據(jù)，內(nèi)容復雜且數(shù)量巨大，過去檔案管理人員需要在工程建設(shè)期間將這些信息和數(shù)據(jù)的紙質(zhì)形式加以收集分類，之后在工程驗收階段檢查項目檔案的過程，通常會占用過多的時間，大大降低了工作效率，且出現(xiàn)遺漏和錯誤的幾率也很高。計算機技術(shù)的應(yīng)用，使工程項目檔案的管理從過去冗雜的紙質(zhì)化管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)樘摂M化管理工作，與傳統(tǒng)管理方式不同的是，管理對象由占用大量空間的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變成只需要使用一臺電腦就可以解決的數(shù)據(jù)信息文件。工程施工過程不同階段中所產(chǎn)生的設(shè)計圖紙、錄像都方便存儲，在工程共享平臺上傳檔案記錄，方便各相關(guān)部門和審查機構(gòu)的查閱和管理。虛擬化、信息化的工程項目檔案管理相較于以往的傳統(tǒng)管理方式，工作環(huán)節(jié)得以極大程度的簡化，提高了工作效率。
二、普通公路工程建設(shè)項目檔案管理中存在的缺陷
1.工程項目檔案管理意識不強普通公路工程建設(shè)項目檔案是對在公路建設(shè)過程中產(chǎn)生的實際數(shù)據(jù)進行詳細記錄，是后期公路預防性養(yǎng)護的重要數(shù)據(jù)支持，同時具有法律效應(yīng)。《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》第十六條中明確規(guī)定，“建設(shè)單位收到竣工報告后，應(yīng)當組織有關(guān)單位進行竣工驗收。驗收工程需具備以下條件：（1）履行合同中約定的各項工程內(nèi)容；（2）具有完整的工程記錄檔案和施工管理內(nèi)容；（3）有施工單位使用的主要建材、配件和設(shè)備的試驗報告；（4）有勘察、設(shè)計、施工、工程監(jiān)理等單位分別簽署的質(zhì)量合格文件；（5）有施工單位簽署的工程保修書。建設(shè)工程經(jīng)驗收合格的，方可交付使用。”從國家法律來講，應(yīng)給予工程項目檔案管理足夠的重視，但是在實際工程建設(shè)過程中，施工單位通常只重視工程建設(shè)進度而忽略了檔案管理，多部門的協(xié)同作業(yè)的情況下更加重了檔案銜接管理的缺失。工程項目檔案在實際工程施工中還存在著有關(guān)部門為了趕工程進度而違例特批的不規(guī)范程序，這樣的不規(guī)范操作嚴重影響了檔案完善成套，致使檔案難以收集而不能驗收。
2.檔案管理制度不合理公路工程項目檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，在開展工程項目檔案管理工作前，需要制定科學合理的管理制度。許多工程檔案缺漏都是由于沒有科學的管理制度造成，不合理的管理制度難以對接工程的正常施工過程，甚至會導致竣工驗收工作難以進行，也給后期公路預防性養(yǎng)護工作和公路修復工作帶來極大的影響。目前，許多檔案管理制度由于不完善，在實際操作過程中，檔案管理人員對工程施工進程難以把握，整體認知不足，造成檔案管理不全面等問題。
3.檔案管理人員專業(yè)性不強公路工程建設(shè)項目內(nèi)容量大且復雜，專業(yè)性極強，對檔案管理人員的專業(yè)知識儲備和業(yè)務(wù)水平有很高的要求。就目前情況來講，許多工程的項目檔案管理工作都是由項目負責人指派工作量較少的文職人員兼任，這些工作人員缺乏工程專業(yè)的知識儲備且流動性很大，部分單位在沒有足夠檔案管理人員的情況下甚至臨時雇用非項目人員。這些情況都會或多或少的導致檔案記錄的缺失，給公路工程的后續(xù)工作造成不必要的麻煩。
三、加強普通公路工程建設(shè)項目檔案規(guī)范管理的創(chuàng)新措施
1.進行工程建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理、數(shù)字化的立檔管理工作建設(shè)項目工程檔案的文件材料具有形式多、涉及專業(yè)廣等特點，根據(jù)國家檔案局、自治區(qū)檔案局、交通部、自治區(qū)交通運輸廳頒布的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建設(shè)項目的特點和各類工程檔案數(shù)字化管理的要求，交通建設(shè)管理局編制了《公路建設(shè)項目竣工文件編制辦法》。項目工程檔案從材料的收集、整理以及歸檔工作更加規(guī)范化、標準化、為數(shù)字化管理提供了堅定的基礎(chǔ)。為了實現(xiàn)工程檔案管理工作計算化、網(wǎng)絡(luò)化并且為了節(jié)約庫房空間，將信息化管理完全溶入檔案管理工作中，對工程檔案進行全程掃描、錄入、識別、建立數(shù)據(jù)庫、形成數(shù)字檔案。根據(jù)檔案整理的有關(guān)規(guī)定和辦法，針對檔案收集、整理過程中遇到的實際難點和重點問題，重點予以指導。指導有關(guān)部門做好工程前期準備工作，期間文件材料的收集、整理工作，對收集的文件材料進行分類、預立卷等，既做到平時利用又為工程竣工驗收做好充分的準備，在開工準備階段，應(yīng)建立工程項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)。各參建單位指定領(lǐng)導分管檔案工作，各部門配有專兼職檔案員，明確各單位應(yīng)承擔的竣工檔案制度任務(wù)并落實到人，把竣工檔案工作落到實處；在施工階段，施工、監(jiān)理資料大量形成，應(yīng)重點指導項目檔案人員如何立卷、檢查案卷構(gòu)成是否合理、檢查文件材料填寫是否規(guī)范，對于容易疏忽的問題和出錯的案卷材料進行重點檢查，從而提高案卷的內(nèi)容質(zhì)量；項目交工驗收后，檔案專項驗收準備階段是檔案整理施工最為緊張的階段，是驗收建設(shè)（業(yè)主）單位、施工單位、監(jiān)理單位的竣工檔案階段，施工、監(jiān)理單位的竣工檔案在項目交工驗收時已進行初步驗收以及工程檔案已入庫。所以必須使整理好的案卷達到規(guī)范、統(tǒng)—的要求，以便更好地為日后檔案的查找、利用服務(wù)；檔案專項驗收后，應(yīng)對項目竣工驗收前未完的檔案跟蹤管理。在這個階段一方面要做好缺陷工程和未完成工程的檔案整理、檢查工作；另一方面對于檔案專項驗收時暫時未歸檔的文件材料要進行跟蹤檢查，并要求及時歸檔組卷，確保檔案材料的準確性和完整性。
2.創(chuàng)新公路工程建設(shè)項目檔案管理體系，加強檔案管理的過程管理和控制建立完備的工程建設(shè)項目檔案管理制度體系是保障檔案管理工作的首要任務(wù)。工程建設(shè)項目檔案管理制度體系應(yīng)在現(xiàn)有制度下進行優(yōu)化，在公路工程建設(shè)初期，協(xié)調(diào)各合作單位及部門建立全新的共享化檔案記錄“云平臺”，細化對公路工程施工階段的銜接部分檔案規(guī)劃，檔案記錄應(yīng)嚴格按照規(guī)定細則實施，防止為趕工期而越過檔案記錄的現(xiàn)象出現(xiàn)。新型的工程建設(shè)項目檔案管理體系應(yīng)把責任細分到個人，建立獎懲機制。加強檔案管理的過程管理和控制，一是要加強對檔案工作的檢查和技術(shù)指導定期對各參建單位的檔案工作進行巡查指導，發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，適當給予技術(shù)指導等方面的支持，保證項目檔案的完整、規(guī)范性及系統(tǒng)性。二是要加強竣工檔案編制期，檢查指導竣工檔案編制工作進入預立卷階段，檔案工作小組針對各參建單位具體情況，進行有針對性的檢查指導，各參建單位竣工資料經(jīng)檔案工作小組審核資料的排序、資料的完整性等各方面的內(nèi)容，確認無誤后，方可立卷歸檔。三是要加強入庫檔案質(zhì)量管理對各參建單位移交業(yè)主的檔案資料，由業(yè)主檔案小組負責審查接收。按照《竣工文件編制辦法》及上級領(lǐng)導、專家歷次檢查記錄，對施工、監(jiān)理單位提交的竣工文件進行嚴格審查，竣工文件歸檔不符合要求的一律退回整改，不完整的要求其補充收集。
3.實現(xiàn)檔案管理的信息化，使檔案管理更具科學性信息技術(shù)的快速發(fā)展，在各行各業(yè)中都有了良好的應(yīng)用，公路工程項目檔案管理也不例外，信息化、計算機技術(shù)的應(yīng)用可以給檔案管理工作帶來極大地便利，減少了工作人員在傳統(tǒng)檔案管理工作中的許多步驟，虛擬化的工作方式，使動態(tài)化的檔案管理工作更方便，節(jié)省人力、物力，大幅度提高了工作效率。應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，可以把以往不能統(tǒng)一的工程項目檔案規(guī)格進行數(shù)據(jù)統(tǒng)一，按照檔案管理體系的指標進行收集和整理，實現(xiàn)檔案標準化管理。促進檔案管理信息化，提高檔案管理科學性，項目檔案管理應(yīng)高度重視信息化工作，注重將建設(shè)期間的項目建設(shè)管理信息化與檔案信息化有機結(jié)合起來，率先部署工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)，為工程質(zhì)量管理提供實時監(jiān)控手段，提高檔案管理手段的科學性，確保各種檔案信息在項目建設(shè)期即可充分利用。在竣工文件編制階段，工程質(zhì)量管理信息系統(tǒng)中各種數(shù)據(jù)通過后臺導入公路工程項目竣工文檔管理系統(tǒng)中，形成電子文檔，以解決檔案信息在建設(shè)期不便利用的問題。
4.加強工程項目檔案管理人員綜合素質(zhì)目前，許多公路工程項目檔案管理人員綜合素養(yǎng)不夠，阻礙了檔案管理水平的提升。工程項目檔案管理團隊需要引入具有專業(yè)公路工程知識儲備和現(xiàn)代化檔案管理能力的人才，管理人才對整個團隊進行系統(tǒng)化培訓，全面提升團隊的檔案管理水平。同時配合以考核體系和獎懲制度，從根本上保障工程項目檔案管理工作的有序開展。完善專業(yè)人員聘任和培養(yǎng)制度，提高專業(yè)水平，一是在成立檔案管理“領(lǐng)導小組”的基礎(chǔ)上，招聘專業(yè)檔案管理人員組成“工作小組”，以提高檔案管理工作的專業(yè)性。首先，成立項目檔案“領(lǐng)導小組”，并指定一名專業(yè)人才負責項目檔案管理工作，擔負整個項目檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)、監(jiān)督、指導。再者，根據(jù)項目需要招聘專業(yè)人才組成檔案編制小組，建立起項目檔案工作的管理網(wǎng)絡(luò)，明確職責，并禁止檔案人員變動頻繁，力求保持竣工資料整理的連續(xù)性和穩(wěn)定性。二是對所有涉及檔案管理工作的人員都應(yīng)定期開展專業(yè)知識培訓與考核，考核不及格的應(yīng)淘汰或離崗培訓，確保每位檔案管理人員都擁有較強的專業(yè)知識與操作能力。此外，還應(yīng)對涉及檔案管理和交接等工作的工程管理人員開展專業(yè)檔案管理知識的培訓，確保工程管理人員與檔案管理人員對檔案管理工作理解的一致性。
