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當(dāng)前企業(yè)采用的檔案管理模式主要有三種，即企業(yè)檔案管理自主化模式、社會(huì)化模式以及半社會(huì)化模式。文章從成本的角度出發(fā)，以成都市企業(yè)為例，對(duì)比分析三種管理模式，更直觀地展示企業(yè)檔案管理的成本構(gòu)成，最后找到成本過(guò)高的原因及解決辦法。

一、成本構(gòu)成要素

根據(jù)實(shí)際情況，企業(yè)檔案管理成本主要有五大構(gòu)成要素，分別是人工成本、檔案用品成本、檔案保管成本、檔案整理時(shí)間成本和其他成本。人工成本是指在整個(gè)檔案管理過(guò)程中投入的人力資源成本，一般包括檔案管理人員的數(shù)量、薪酬待遇支出、繼續(xù)教育、崗前培訓(xùn)費(fèi)用等。檔案整理用品成本是消耗性成本，指在檔案整理過(guò)程中所必需的基本用品，這些用品需求量大。檔案保管成本是指在檔案保管維護(hù)的過(guò)程中所耗費(fèi)的成本，一般包括檔案庫(kù)房、檔案室、去濕機(jī)等，這些屬于固定資產(chǎn)投入，以及防蟲(chóng)防霉藥品等。檔案整理時(shí)間成本是指在一個(gè)年度的前提下，以檔案管理人員個(gè)人為單位，整理本企業(yè)當(dāng)年度檔案所花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)度，該要素主要取決于檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平、全職或兼職程度及檔案的自身情況。這項(xiàng)要素?zé)o法量化，但是可以在一定程度上反映出企業(yè)檔案管理的成本高低，是很重要的參考指標(biāo)。檔案管理的其他成本，一般包括正常辦公費(fèi)用、水電費(fèi)、物管費(fèi)等。

二、成本分析

為便于比較，統(tǒng)一樣本對(duì)象為100盒文書(shū)檔案，每盒(2cm)平均放置15件文書(shū)檔案，以1年為期限。

1.自主化模式成本分析(1)人工成本第一，工資成本。通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷、口頭咨詢、訪問(wèn)58同城、職友集等三種方式，截至2014年1月，初步估算檔案管理人員平均工資水平為3029元/月，那么一名企業(yè)檔案管理人員的年工資水平為36348元。第二，人員培訓(xùn)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)主要有四種形式：檔案局培訓(xùn)：根據(jù)調(diào)研得知，當(dāng)前市檔案局培訓(xùn)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為5天,600元/人，省檔案局培訓(xùn)是免費(fèi)的，但企業(yè)每年需要交納會(huì)費(fèi)約為2000元。高校專家直接培訓(xùn)：企業(yè)聘請(qǐng)檔案領(lǐng)域?qū)＜疑祥T(mén)培訓(xùn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為一個(gè)半天3000元。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織培訓(xùn)：企業(yè)將檔案培訓(xùn)委托給培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，由培訓(xùn)機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)專家、提供場(chǎng)地等服務(wù)，這種方式的收費(fèi)要高于高校專家培訓(xùn)，高出的中介費(fèi)用主要用于安排場(chǎng)地、提供學(xué)習(xí)資料等，一般培訓(xùn)1～2個(gè)半天的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為2～3萬(wàn)元，那么一個(gè)半天的平均收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為18750元。由此可以看到：市檔案局培訓(xùn)費(fèi)用是按人數(shù)計(jì)算的，其他三種培訓(xùn)費(fèi)用與人數(shù)無(wú)關(guān)。若企業(yè)檔案培訓(xùn)人數(shù)在1～16人的范圍內(nèi)，市檔案局培訓(xùn)最節(jié)約成本，超過(guò)16人時(shí)，省檔案局培訓(xùn)最節(jié)約成本。假設(shè)企業(yè)配置一名專職檔案管理人員，人工總成本(見(jiàn)表1)。(2)檔案整理用品成本檔案整理用品主要包括文書(shū)檔案盒、目錄夾、錐子、起釘器、回形針、印臺(tái)、不銹鋼訂書(shū)釘?shù)任锲罚捎贸啥际袡n案行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一平均報(bào)價(jià)，檔案整理用品成本估算為1000元。(3)檔案保管成本第一，房?jī)r(jià)費(fèi)用。企業(yè)主要以租用寫(xiě)字樓為辦公場(chǎng)所，根據(jù)高力國(guó)際研究部寫(xiě)字樓數(shù)據(jù)，2013年成都市寫(xiě)字樓整體租賃數(shù)據(jù)(見(jiàn)表2)。檔案室面積按照標(biāo)準(zhǔn)40m2計(jì)算，那么平均租金成本為53640元/年。第二，檔案設(shè)備成本。檔案設(shè)備是可以長(zhǎng)期使用的固定資產(chǎn)，它在一個(gè)年度投入后，可以連續(xù)使用多年，以后的幾年內(nèi)不需要再進(jìn)行投入，所以需要將固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊，平均分配到年度核算中。標(biāo)準(zhǔn)化檔案設(shè)備一般包括：密集架、除濕機(jī)、掃描儀、打（復(fù)）印機(jī)、電腦、空調(diào)、溫濕度計(jì)、消火栓、訂書(shū)機(jī)、縫紉機(jī)、印章、A3裁紙刀等物品，合計(jì)報(bào)價(jià)約為17095元。一般固定資產(chǎn)的使用年限為5年，將檔案固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊均攤，則一年的檔案設(shè)備成本則為3419元。(4)檔案管理的其他成本企業(yè)檔案管理時(shí)間的周期越長(zhǎng)，其他費(fèi)用的支出就越大，初步估計(jì)每年的其他費(fèi)用成本約為3000元。由此，可以計(jì)算出企業(yè)100盒文書(shū)檔案管理一年的成本(見(jiàn)表3)。

2.社會(huì)化模式成本分析以成都市一家大型檔案文件管理中心為對(duì)象。該中心采用43×34×28cm的標(biāo)準(zhǔn)箱，按照每箱放置17盒2cm的文書(shū)檔案盒計(jì)算，100盒文書(shū)檔案需要6個(gè)標(biāo)準(zhǔn)箱。由于中心對(duì)檔案利用價(jià)格的計(jì)算是按照距離的遠(yuǎn)近每箱每次進(jìn)行的，所以企業(yè)將檔案寄存在文件中心后，若要利用檔案，中心會(huì)專人專車運(yùn)送，收費(fèi)為每箱5元，該公司數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心位于雙流航空港物流園區(qū)，按照企業(yè)位于成都市一環(huán)路進(jìn)行計(jì)算，運(yùn)輸費(fèi)最低收費(fèi)為70元/次，即運(yùn)送1～14箱價(jià)格均為70元，為方便計(jì)算，設(shè)定企業(yè)一年利用文書(shū)檔案次數(shù)為100次(見(jiàn)表4)。企業(yè)檔案管理社會(huì)化模式的平均單位檔案成本為16.4973元/件/年。

3.半社會(huì)化模式成本分析采用半社會(huì)化模式是企業(yè)將檔案的部分業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，檔案中介機(jī)構(gòu)完成這部分業(yè)務(wù)后，由本企業(yè)將整理完畢的檔案歸檔保存，進(jìn)行后期保管維護(hù)(見(jiàn)表5)。半社會(huì)化模式所采用數(shù)據(jù)的來(lái)源如下：根據(jù)實(shí)際調(diào)研、發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷等形式得知，企業(yè)對(duì)員工兼職負(fù)責(zé)檔案事務(wù)所發(fā)放的工資占工資總值的比例各有不同，采用平均水平值10%進(jìn)行計(jì)算，一名企業(yè)專職檔案管理人員的年工資標(biāo)準(zhǔn)是36348元，那么兼職檔案管理員的一年工資約為3635元。根據(jù)目前市場(chǎng)價(jià)格來(lái)看，檔案中介機(jī)構(gòu)上門(mén)進(jìn)行文書(shū)檔案整理工作所收取的費(fèi)用為45元/盒，那么100盒文書(shū)檔案的上門(mén)整理費(fèi)為4500元。檔案整理用品成本、租金成本、設(shè)備成本和其他成本均采用前文所得數(shù)據(jù)，在這里不加贅述。企業(yè)檔案管理半社會(huì)化模式的平均單位檔案成本為46.1293元/件/年。

三、案例分析

以成都某銀行為對(duì)象進(jìn)行成本分析，分析數(shù)據(jù)采用該銀行2013年業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2013年該銀行四個(gè)季度共產(chǎn)生業(yè)務(wù)檔案共約6300卷。第一，人工成本。目前，該銀行檔案室兼職檔案管理人員有2名，一名是正式員工，其一年兼職檔案工作的工資約為25000元，一名是勞務(wù)派遣人員，其兼職檔案工作工資一年約為5000元。在檔案培訓(xùn)方面，一般是由總行通過(guò)視頻會(huì)議的形式對(duì)分行檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)也會(huì)參加當(dāng)?shù)貦n案部門(mén)組織的培訓(xùn)，一年檔案培訓(xùn)成本約為2000元。人工成本合計(jì)為32000元/年。第二，檔案整理用品成本。該銀行所使用的用品主要為：5cm檔案盒、打碼器、牛皮紙、印臺(tái)、印油、起釘器、長(zhǎng)尾夾、回形針、鉚管等，合計(jì)成本13000元。第三，檔案保管成本。房?jī)r(jià)成本：該銀行位于成都市南側(cè)三環(huán)路某甲級(jí)寫(xiě)字樓內(nèi)，并以接近4億元買(mǎi)下了寫(xiě)字樓7個(gè)樓層作為營(yíng)業(yè)辦公場(chǎng)所，場(chǎng)所面積接近4萬(wàn)平方米，每平方米成本可以折合人民幣10000元。寫(xiě)字樓產(chǎn)權(quán)使用年限為50年，按照50年計(jì)算，一年的房?jī)r(jià)實(shí)際成本為200元/m2。該銀行設(shè)有一個(gè)20m2的檔案辦公室和一個(gè)約200m2的檔案庫(kù)房，按照每平方米200元計(jì)算，那么一年的房?jī)r(jià)成本約為44000元。使用的檔案設(shè)備主要為：鐵皮檔案柜、TCL工業(yè)除濕機(jī)、掃描儀、電腦、空調(diào)、溫濕度計(jì)、鉚管財(cái)務(wù)檔案裝訂機(jī)、打印機(jī)、消火栓等，合計(jì)成本59960元。將檔案設(shè)備進(jìn)行5年期折舊均攤，一年的檔案設(shè)備成本為11992元。則檔案保管成本一年合計(jì)為55992元。第四，檔案管理的其他成本。這部分成本主要包括日常的辦公費(fèi)用，包括水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)、電話費(fèi)等。數(shù)據(jù)來(lái)源于成都市物價(jià)局網(wǎng)站，為方便計(jì)算，采用平均電價(jià)值為0.91257元/kwh，水費(fèi)終端價(jià)格為4.39元/m3。根據(jù)以上數(shù)據(jù)估算一年支出其他成本約為5000元。第五，檔案整理外包成本。該銀行將檔案整理業(yè)務(wù)委托給外包公司，外包公司對(duì)業(yè)務(wù)檔案的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是按卷計(jì)費(fèi)：日常業(yè)務(wù)類檔案每卷14元，另一類檔案每卷36元。2013年共整理約6300卷檔案，其中日常業(yè)務(wù)類檔案約占90%，另一類檔案約10%，經(jīng)過(guò)計(jì)算，該銀行支付給外包公司的2013年結(jié)算費(fèi)用約為105773元。最后，得出該銀行采用檔案管理半社會(huì)化模式的2013年總成本為211765元。第六，檔案整理外包的實(shí)際成本。在外包公司為該銀行進(jìn)行檔案整理活動(dòng)中，外包公司投入的成本主要是人工成本，外包公司進(jìn)行本次外包共派出2名檔案人員，由于外包公司檔案人員經(jīng)驗(yàn)豐富，因此并未產(chǎn)生檔案培訓(xùn)費(fèi)用，通過(guò)計(jì)算，2013年2名檔案人員的工資成本約為41105元。

檔案整理外包市場(chǎng)報(bào)價(jià)為105773元，實(shí)際成本為41105元，從本案例中可以看到，銀行業(yè)務(wù)量大，員工薪資水平較高，若該銀行采用自主化管理模式，根據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)量，至少要設(shè)置2名專職檔案管理人員。自主化模式與半社會(huì)化模式相比較，檔案整理用品成本、保管成本和其他成本是一樣的，主要比較人工成本，采用自主化模式節(jié)省了整理外包成本，但是半社會(huì)化模式中人工成本與整理外包成本的總和為137773元，若聘請(qǐng)2名專職檔案管理人員，根據(jù)銀行的平均薪資水平，2名專職檔案管理人員一年的人工成本要接近或大于137773元，并且將部分業(yè)務(wù)外包一方面可以節(jié)省檔案整理時(shí)間，另一方面將員工用于企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)中，可以為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益，因此銀行選擇檔案管理半社會(huì)化模式最為合適。從這個(gè)數(shù)據(jù)可以看出，本次外包比較成功，在價(jià)格合理的情況下，較優(yōu)地完成了檔案整理工作，雙方實(shí)現(xiàn)共贏。

四、結(jié)論與建議

1.企業(yè)檔案管理成本過(guò)高的原因缺乏檔案管理意識(shí)：企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中著眼于生產(chǎn)、建設(shè)等環(huán)節(jié)，員工缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這也就造成了檔案收集不及時(shí)、整理不到位、保管不嚴(yán)格等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的散失、破損，在系統(tǒng)整理檔案時(shí)，則會(huì)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。寫(xiě)字樓市場(chǎng)火熱：近年來(lái)寫(xiě)字樓市場(chǎng)發(fā)展迅速，導(dǎo)致企業(yè)檔案庫(kù)房及檔案室租金成本較高。檔案管理人員缺乏一定的責(zé)任心及主人翁意識(shí)：大量浪費(fèi)檔案用品，消耗辦公成本，對(duì)檔案設(shè)備缺乏保護(hù)意識(shí)，縮短了檔案設(shè)備的使用壽命，造成檔案管理總成本的增加。檔案管理基礎(chǔ)工作不到位：首先，文件重復(fù)浪費(fèi)嚴(yán)重，一方面造成紙張的大量浪費(fèi)，另一方面增加檔案整理的工作量，大大增加了時(shí)間成本；其次，忽視檔案保管期限，該銷毀的檔案不及時(shí)銷毀，造成檔案積累量越來(lái)越大，直接增加了保管成本。

2.控制企業(yè)檔案管理成本的建議加強(qiáng)檔案管理意識(shí)：在企業(yè)中宣傳檔案工作，對(duì)辦公人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，隨時(shí)收集，隨時(shí)建檔，減少檔案前期整理成本。提高檔案管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化成本意識(shí)：要不斷強(qiáng)化成本意識(shí)，關(guān)注細(xì)節(jié)，培養(yǎng)節(jié)約意識(shí)，只有充分認(rèn)識(shí)并重視成本控制問(wèn)題，才可以在實(shí)際工作中節(jié)約成本。建立科學(xué)的檔案管理程序，節(jié)約檔案管理成本：檔案管理程序要規(guī)范、科學(xué)，可以大大提高檔案處理效率，節(jié)省檔案整理時(shí)間，減少檔案管理成本。降低人工成本：增強(qiáng)檔案管理人員的檔案知識(shí)和工作技能，以最少的人力資源投入、最快的檔案整理速度完成企業(yè)檔案工作；還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和檔案管理人員的數(shù)量選擇適合本企業(yè)的檔案培訓(xùn)方式，爭(zhēng)取以最小的成本獲得最有效的培訓(xùn)。

參考文獻(xiàn)：

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3．姚愛(ài)嬋.談企業(yè)科技檔案的利用成本[J].科協(xié)論壇(下半月),2010(5).

作者：沈曉雪 安寧 單位：四川大學(xué)公共管理學(xué)院