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摘要：銀行的授信檔案區(qū)別于一般檔案，有產(chǎn)生機構(gòu)的復雜性、存在狀態(tài)的動態(tài)性、載體形式的多樣性三個方面的特點，因此在授信檔案的管理中存在著收集難度大、保管方式陳舊、信息化程度不高的問題，通過在實際工作中的研究和總結(jié)，提出采取加強整體規(guī)劃、制定標準規(guī)范、構(gòu)建信息化平臺三個方面的對策來解決授信檔案管理中的問題。

關(guān)鍵詞：授信；檔案；管理

1授信檔案的特點

授信檔案是銀行在對各類企業(yè)或個人客戶授信活動中形成的，反映信貸業(yè)務工作情況并具有保存價值的文件資料的總稱，一般包括受理、調(diào)查、審查、審議、審批、放款、授信后管理資料。它是銀行與企業(yè)（個人）雙（多）方債權(quán)、債務關(guān)系的原始憑證及銀行依法催收的重要法律依據(jù)，是銀行核心業(yè)務檔案之一。授信檔案不僅具有一般檔案所具備的屬性，同時還具備“產(chǎn)生機構(gòu)的復雜性、存在狀態(tài)的動態(tài)性、載體形式的多樣性”等特點，特點的分析是我們解決問題的立足點。

1.1產(chǎn)生機構(gòu)的復雜性。授信檔案，不同于一般檔案的重要特點就是產(chǎn)生機構(gòu)的復雜性。授信檔案，顧名思義，是在授信業(yè)務過程中產(chǎn)生的文件資料，授信業(yè)務從貸款受理直到授信后管理，需要調(diào)查、審查、審批、放款等多個步驟才能完成。根據(jù)授信工作“審貸分離”的原則，一定是由多個部門共同完成的，而且根據(jù)不同種類的授信業(yè)務，產(chǎn)生的部門也不盡相同。授信檔案的產(chǎn)生，要涉及公司業(yè)務部、個人業(yè)務部、授信審批部、授信管理部、風險合規(guī)部等部門，因此，銀行授信檔案的來源是復雜多樣的。

1.2存在狀態(tài)的動態(tài)性。授信業(yè)務的流程較為繁雜，其授信工作也是一項漫長且不斷完善的過程。授信業(yè)務在貸款受理、調(diào)查、審查、審批之后，客戶部門還會定期召開授信后工作例會，信管部門還會開展風險預警、風險分類、放款審核等工作，仍然產(chǎn)生大量應歸檔的文件資料。有些貸款雖然已還清歸檔，但由于后期該項貸款做了“倒貸”的處理，仍然還會認定不良貸款，那么還會產(chǎn)生應歸檔資料，因此授信檔案從形成之始到歸檔保存均處在動態(tài)變化中。

1.3載體形式的多樣性。隨著銀行風險把控越來越嚴格，對于授信業(yè)務的擔保管理也越加重視，擔保人或客戶可以通過提供抵質(zhì)押物品，來獲得銀行較高的授信額度，銀行也因暫時獲得抵質(zhì)押物品的所有權(quán)而降低自身風險。因此在授信業(yè)務中，除了文件資料以外，還有各種載體形式的抵質(zhì)押物的證明資料需歸檔保存。如各種房屋產(chǎn)權(quán)證、保險憑證單、有價值的實物等。

2授信檔案管理中存在的問題

2.1產(chǎn)生資料部門多，集中收集難度大。一般而言，授信業(yè)務各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件由各部門自行保管，部門保存文件時，往往從自身角度出發(fā)，將自以為具有保存價值的資料保管好，不重視歸檔范圍內(nèi)文件的積累，容易造成歸檔文件的缺失。同時部門之間缺乏溝通，各自為政，導致授信業(yè)務的冗長和不連貫，檔案收集工作難度很大。如何實現(xiàn)授信各個部門之間工作的有效銜接，保證歸檔文件齊全完整是檔案部門面臨的首要問題。另外，銀行授信文件形成的動態(tài)性也加大了檔案室的收集難度，檔案室經(jīng)常要向業(yè)務部門催收文件材料，而且部門之間也會在提供歸檔文件時出現(xiàn)扯皮現(xiàn)象，檔案收集工作難以齊全。

2.2載體形式多樣，保管方式需創(chuàng)新。授信檔案不僅有紙質(zhì)材料，而且還有抵質(zhì)押物品的登記文件原件、保險原件以及存單、國債等重要有價單證。隨著銀行風險防控越來越嚴格，這就要求借款人提供足額的抵質(zhì)押物，歸檔保存的各種有價單證的數(shù)量也會隨之增加。文件材料的整理可以按照歸檔文件整理規(guī)則，裝訂、編號、裝盒、上架進入檔案室保管，而有價單證只是因為貸款抵押的需要而暫時存放單位保管，待貸款還清后還需歸還給借款人，因此，與銀行其他檔案相比，需要找到合適的方法做好這部分單證的保管。

2.3信息化程度不高，實體和電子需匹配。商業(yè)銀行為了提高授信審批的效率，近年來在業(yè)務中大多增設了前端影像平臺，從發(fā)放審核提交的審批材料到業(yè)務發(fā)起的文件材料進行掃描上傳，實現(xiàn)授信從流轉(zhuǎn)到審批過程的全部業(yè)務在線完成。而客戶信息的更新、貸后管理過程中還會產(chǎn)生大量的文件資料需要保存，但根據(jù)我們對多家銀行調(diào)研結(jié)果顯示，大部分系統(tǒng)設計的流程沒有將這部分文件資料進入系統(tǒng)保存，使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)和實體不能一一對應，并且檔案系統(tǒng)和前端影像系統(tǒng)也不能兼容，導致授信檔案查找工作仍然依賴于檔案實體的查找，業(yè)務人員要花費大量的時間在檔案數(shù)據(jù)的查找上，檔案利用服務的滿意度較低。

3授信檔案管理的建議和對策

3.1加強授信檔案管理的整體規(guī)劃。商業(yè)銀行應該結(jié)合行內(nèi)現(xiàn)有的授信業(yè)務管理體系和現(xiàn)狀，從宏觀和微觀兩個方面，即從授信業(yè)務的管理和管理所需的要素兩個方面，對授信檔案的管理進行整體的設計與規(guī)劃。從宏觀角度，重點查看授信檔案的管理是否融入現(xiàn)有的授信業(yè)務管理之中，檔案工作流程和業(yè)務流程是否能夠有機地結(jié)合起來。要做到這一點，檔案人員要充分地了解掌握授信業(yè)務的工作流程，根據(jù)授信業(yè)務的工作流程，規(guī)劃授信檔案管理以及提出檔案管理系統(tǒng)的功能模塊設計。管理所需的要素是以授信檔案管理活動為對象，從微觀角度對管理活動中涉及的管理系統(tǒng)、規(guī)章制度、管理人員等要素進行規(guī)劃研究。授信檔案的特點，決定了對授信檔案的管理具有了不同于其他檔案的管理行為。對授信檔案管理從微觀和宏觀兩個方面進行規(guī)劃是管理工作有序開展的重要保障，是提升管理水平的有效途徑。

3.2制定授信檔案的標準和規(guī)范。目前國家檔案局和中國銀監(jiān)會對授信檔案沒有一個具有針對性的、明確的制度和規(guī)范。這就要求我們必須根據(jù)上級主管機關(guān)的有關(guān)制度規(guī)范，結(jié)合實際情況，制定授信檔案的標準和制度，可以參考的制度和標準有《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42—2009）、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）、《金融企業(yè)業(yè)務檔案管理規(guī)定》（檔發(fā)[2015]3號）。以上這些標準規(guī)范提供了一個總體的框架和原則，但它們只闡述了檔案某一方面或者某一部分的管理要求，并未就授信檔案的概念、管理流程、操作標準等內(nèi)容進行全面且詳細的定義和規(guī)范。因而，制定出切合銀行自身實際的、詳細可操作的制度標準，是保證授信檔案規(guī)范化管理，提升授信檔案管理質(zhì)量的前提條件。在制定制度規(guī)范時，首先應堅持全過程管控的原則，鑒于授信文件產(chǎn)生機構(gòu)的復雜性，授信檔案管理的標準規(guī)范必須能覆蓋授信業(yè)務的全流程，在制定管理制度時，必須考慮檔案工作與業(yè)務工作之間的關(guān)聯(lián)，保證它們之間協(xié)調(diào)統(tǒng)一。其次應規(guī)范文件材料的整理，在業(yè)務管理制度中要充分體現(xiàn)歸檔文件的范圍以及文件收集、歸檔的標準，歸檔的標準不僅涵蓋普通文件的整理，還要針對證照、單證這些載體文件制定出整理規(guī)范，在文件歸檔的前提下保證檔案實體不被破壞。最后應落實文件歸檔的責任制，將授信檔案工作落實到業(yè)務工作的具體崗位和具體人員，要求各崗位人員嚴格執(zhí)行制度、履行工作職責、嚴格操作流程、提高檔案意識，在貸款申請、調(diào)查、審查等各環(huán)節(jié)中做到材料收集齊全、文件定期整理并及時立卷歸檔，確保檔案資料齊全完整。

3.3構(gòu)建授信檔案信息化的平臺。銀行檔案信息化，是銀行發(fā)展對檔案工作的要求，也是檔案管理自我提升、發(fā)展壯大的根本出路。目前銀行檔案信息化的主要形式是建立檔案管理系統(tǒng)，橫向上，將文書檔案、業(yè)務檔案、實物檔案、聲像檔案等銀行所有的檔案門類納入統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)銀行檔案資源的集中、統(tǒng)一管理；縱向上，應實現(xiàn)檔案從收集、整理、利用到鑒定銷毀的全生命周期管理，保證了檔案管理流程的規(guī)范性和檔案信息資源的安全性。同時，利用網(wǎng)絡傳輸?shù)谋憷麠l件，實現(xiàn)信息資源的共享，開發(fā)信息資源的價值。在授信檔案信息化方面，檔案管理系統(tǒng)應與授信業(yè)務影像系統(tǒng)建立接口，或在業(yè)務影像系統(tǒng)的后端增設檔案管理模塊，這樣影像系統(tǒng)中已有的影像可以及時為檔案系統(tǒng)或檔案模塊所用，不必重復錄入、掃描。建立完善的用戶權(quán)限分配機制，除滿足內(nèi)部查詢外，外部監(jiān)管部門檢查，也可以開放系統(tǒng)查詢用戶的功能，提高外審人員查詢，可避免調(diào)閱紙質(zhì)檔案時的丟失、混亂等現(xiàn)象發(fā)生，提高檔案利用效率和滿意度。

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作者：桑晟 單位：中國醫(yī)學科學院放射醫(yī)學研究所