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隨著社會分工的專業(yè)化發(fā)展，檔案服務(wù)外包已成為解決檔案工作發(fā)展任務(wù)多與人員編制少矛盾的重要手段之一。而高質(zhì)量的檔案服務(wù)外包招標(biāo)文件是有效規(guī)避外包風(fēng)險，實現(xiàn)檔案服務(wù)外包目標(biāo)的基礎(chǔ)和前提。由于招標(biāo)文件具有相對固定的內(nèi)容和規(guī)范的格式，通用部分本文不再贅述，筆者試以中國聯(lián)通河南省分公司檔案服務(wù)外包招標(biāo)文件編制及項目實施實踐為例，從招標(biāo)文件編制準(zhǔn)備、資格條件設(shè)置、技術(shù)規(guī)范書編制、評分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定四個方面，對檔案服務(wù)外包招標(biāo)文件編制的要點與策略進(jìn)行探討。

一、充分做好編制準(zhǔn)備

1.檔案服務(wù)外包對象清查。對檔案的類型、數(shù)量、規(guī)格、載體形態(tài)、所屬年代、基本狀況、外包內(nèi)容及方式等情況摸底清查，做到心中有數(shù)。2.檔案管理業(yè)務(wù)規(guī)范學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)紙質(zhì)、照片、聲像、實物等類型檔案的整理、數(shù)字化、修復(fù)方面的業(yè)務(wù)規(guī)范，以便設(shè)置科學(xué)的技術(shù)參數(shù)、合理的質(zhì)量要求、規(guī)范的驗收指標(biāo)。3.檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)考查。多渠道、全方位了解檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、市場占有率、口碑、業(yè)績經(jīng)歷、備案情況、先行先試單位的經(jīng)驗教訓(xùn)等，掌握外包市場動態(tài)。4.招標(biāo)文件編制知識儲備。通過查閱資料、向招標(biāo)機(jī)構(gòu)學(xué)習(xí)等方式掌握招標(biāo)文件編制的原則、依據(jù)、內(nèi)容、格式、注意事項等基本知識，以提高編制效率。

二、合理設(shè)置資格條件

1.經(jīng)營范圍。潛在供應(yīng)商經(jīng)營范圍應(yīng)包括檔案整理、咨詢、數(shù)字化、修復(fù)等內(nèi)容中的一種或幾種。一般應(yīng)把經(jīng)營范圍與檔案無關(guān)的供應(yīng)商排除在外。2.注冊資金。由于目前注冊資金采用認(rèn)繳制而非實繳制，并不能真實體現(xiàn)企業(yè)的資金實力，［1］所以不宜以注冊資金多少判斷供應(yīng)商的實力，但一般應(yīng)要求投標(biāo)企業(yè)的注冊資金不低于項目預(yù)算金額。3.業(yè)績經(jīng)歷。業(yè)績要求應(yīng)把握以下幾點：①內(nèi)容上，要求業(yè)績與招標(biāo)內(nèi)容相關(guān)，比如外包內(nèi)容為檔案修復(fù)的，應(yīng)以檔案修復(fù)相關(guān)業(yè)績?yōu)闇?zhǔn)，降低轉(zhuǎn)包與項目失敗風(fēng)險；②時間上，一般限定近三年的業(yè)績材料，成立不足3年的潛在供應(yīng)商從成立之日算起；③方式上，報名時應(yīng)查驗合同原件、驗收報告、資金流水、中標(biāo)通知書及網(wǎng)頁截圖等配套資料，盡最大可能排除假業(yè)績。4.技術(shù)資質(zhì)。技術(shù)資質(zhì)主要包括：檔案中介服務(wù)備案證書、國家秘密載體印制資質(zhì)、檔案信息安全管理證書、擬參與項目工作人員的檔案專業(yè)學(xué)歷及職稱證書、企業(yè)信用等級證書等。應(yīng)基于外包的內(nèi)容和要求選擇具備相關(guān)資質(zhì)的企業(yè)，不宜附加與外包項目無關(guān)的企業(yè)資質(zhì)，消除傾向性、排他性嫌疑，［2］并排除具有外資背景的企業(yè)，避免失密泄密事故的發(fā)生。5.付款方式。付款方式的選擇應(yīng)樹立互利共贏理念，既要兼顧本單位的付款慣例及售后服務(wù)保障，加強(qiáng)風(fēng)險管控，又要考慮項目的前期投入及供應(yīng)商資金狀況，避免完全有利于一方，而忽視對方的利益和合理訴求。

三、精心編制技術(shù)規(guī)范書

以各類檔案管理國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)，設(shè)定外包對象的技術(shù)參數(shù)，并結(jié)合完工時間、數(shù)量、場地、資金預(yù)算等實際，提出總體目標(biāo)與預(yù)期成果。目標(biāo)過高會導(dǎo)致投標(biāo)供應(yīng)商數(shù)量少，競爭不充分甚至流標(biāo)，目標(biāo)過低會降低資金使用效能，導(dǎo)致供應(yīng)商數(shù)量過多，增加評標(biāo)負(fù)擔(dān)。具體要求如下：1.檔案整理技術(shù)要求。①檔案整理技術(shù)參數(shù)的設(shè)置應(yīng)區(qū)分文書、科技、聲像等檔案類型，不宜籠統(tǒng)提出；②根據(jù)檔案形成年代，提出體現(xiàn)時代感的整理要求，歷史檔案整理不宜采用現(xiàn)行整理標(biāo)準(zhǔn)；③國家、行業(yè)、單位標(biāo)準(zhǔn)不一致時，應(yīng)與業(yè)主充分溝通后達(dá)成一致意見，避免自作主張；④增加“除技術(shù)規(guī)范書提出的技術(shù)參數(shù)外，還應(yīng)滿足國家質(zhì)檢總局、國家標(biāo)準(zhǔn)委、國家檔案局的相關(guān)國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”的內(nèi)容，以避免掛一漏萬，導(dǎo)致招標(biāo)文件未提及的技術(shù)參數(shù)得不到滿足。2.檔案數(shù)字化技術(shù)要求。①載明傳統(tǒng)載體的類型，如紙質(zhì)、光盤、錄音帶、錄像帶、軟盤、膠片、實物等，按類型設(shè)置數(shù)字化技術(shù)參數(shù)，便于潛在供應(yīng)商據(jù)此判斷自身技術(shù)實力。②載明傳統(tǒng)載體所屬年代，由于錄音帶、錄像帶等的數(shù)字化需要不同年代的轉(zhuǎn)錄設(shè)備，即使不同年代的紙質(zhì)載體數(shù)字化成本差別亦較大；③載明不同年代、不同載體類型的檔案數(shù)量，便于潛在供應(yīng)商據(jù)此進(jìn)行成本核算。3.檔案修復(fù)技術(shù)要求。檔案修復(fù)應(yīng)以保持檔案原貌、最小程度干預(yù)、可逆性為原則，并在修復(fù)之前進(jìn)行彩色復(fù)印和數(shù)字化加工，以避免技術(shù)失誤帶來無法挽回的損失。修復(fù)完成后應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化再加工，并替換修復(fù)前的數(shù)字化成果。4.檔案軟硬件購置技術(shù)要求。若檔案服務(wù)外包項目中包含檔案管理軟件的購置，應(yīng)充分考慮原有電子或數(shù)字化形態(tài)的檔案數(shù)據(jù)遷移問題，以及是否具備與本單位OA、ERP、PMS等業(yè)務(wù)及管理系統(tǒng)的接口能力，并考慮配套設(shè)備設(shè)施的購置及日后維護(hù)能力。如果檔案服務(wù)外包項目中包含檔案硬件的購置，可在國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上增加個性化需求，如檔案盒全宗名稱或單位LOGO統(tǒng)一印制等。5.成果驗收基本要求。①數(shù)量的核實，外包服務(wù)數(shù)量較大的應(yīng)進(jìn)行單項驗收，或按月、季度進(jìn)行數(shù)量清算，作為款項結(jié)算的依據(jù)。②質(zhì)量的審核應(yīng)側(cè)重以下內(nèi)容：年代久遠(yuǎn)檔案和珍貴檔案的整理、修復(fù)、數(shù)字化；目錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、圖像掛接與目錄數(shù)據(jù)的一致性；繁體字及舊體例公文著錄信息的準(zhǔn)確性；OCR識別率及全文檢索的的準(zhǔn)確率等。［3］③抽查比例及方式設(shè)定，根據(jù)外包內(nèi)容及數(shù)量事先確定抽查比例及方式，建議對數(shù)量不大的照片、實物、錄音帶、錄像帶、珍貴紙質(zhì)檔案等以人工方式進(jìn)行100%核查。

四、科學(xué)設(shè)定評分標(biāo)準(zhǔn)

1.報價部分評標(biāo)方法的選擇、報價分值的設(shè)定、評標(biāo)基準(zhǔn)價的確定、報價得分的計算方式等，對于潛在供應(yīng)商的報價思路甚至最終中標(biāo)結(jié)果都會產(chǎn)生重要影響，因此，應(yīng)充分考量外包的內(nèi)容、數(shù)量、技術(shù)要求、難點等，并邀請相關(guān)方面的專家事前論證，以避免投入產(chǎn)出比例失衡，甚至無法完成預(yù)期目標(biāo)。一般情況下，以服務(wù)為主的檔案外包項目建議采用綜合評分法，將平均價作為評標(biāo)基準(zhǔn)價，報價分計算公式為：報價得分=（1－|投標(biāo)報價－評標(biāo)基準(zhǔn)價|÷評標(biāo)基準(zhǔn)價）×報價分值，以防止出現(xiàn)圍標(biāo)導(dǎo)致價格過高或惡性競爭導(dǎo)致價格過低；以檔案密集架、檔案盒等貨物為主的采購項目，在滿足技術(shù)參數(shù)的前提下應(yīng)采用最低評標(biāo)價法，利于節(jié)約資金。2.技術(shù)部分（1）技術(shù)響應(yīng)和偏離情況。招標(biāo)實踐中，部分潛在供應(yīng)商為謀求中標(biāo)，不顧自身人員素質(zhì)、設(shè)備水平、技術(shù)實力，全部填寫無偏離或正偏離，無法如實體現(xiàn)企業(yè)真正技術(shù)水平，因此此項分值設(shè)定不宜過高。（2）項目方案及進(jìn)度安排。從方案的先進(jìn)性、可行性以及進(jìn)度安排的合理性作橫向比較，判斷潛在供應(yīng)商的項目管理經(jīng)驗與資源調(diào)配能力。（3）項目管理制度。從完整性、針對性與實效性角度，對崗位、人員、場地、設(shè)備、數(shù)據(jù)、實體管理等六個方面的制度進(jìn)行評價評分。（4）安全與保密措施。針對項目實施過程中檔案實體、信息安全方面的保密承諾，以及數(shù)據(jù)存儲、傳輸、載體管理等方面的安全防護(hù)措施，對其周密性、科學(xué)性進(jìn)行綜合評價。（5）服務(wù)質(zhì)量承諾及措施。對服務(wù)質(zhì)量做出書面承諾，并制定保障措施，根據(jù)承諾與目標(biāo)契合度、措施與承諾關(guān)聯(lián)度進(jìn)行綜合評價。3.商務(wù)部分（1）人員配置。項目人員的數(shù)量和檔案專業(yè)能力是實現(xiàn)項目目標(biāo)的關(guān)鍵因素，應(yīng)從社保繳納情況、學(xué)歷、專業(yè)、職稱等方面，大致判斷其工作經(jīng)驗和業(yè)務(wù)水平。（2）設(shè)備配置。檔案設(shè)備數(shù)量充足、性能可靠是實現(xiàn)外包目標(biāo)的重要保障，要求供應(yīng)商提供設(shè)備照片（含名稱、產(chǎn)地、型號等文字說明）、租賃合同或購置發(fā)票，據(jù)此判斷其設(shè)備狀況。（3）實力及信譽(yù)。供應(yīng)商實力的判斷標(biāo)準(zhǔn)見仁見智，但I(xiàn)SO27001信息安全管理體系認(rèn)證、國家秘密載體印制資質(zhì)（類別為“涉密檔案數(shù)字化加工”）、ISO9001/ISO14001/ISO18001（質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全）管理體系認(rèn)證、信用等級證書等客觀體現(xiàn)了企業(yè)實力及信譽(yù)，應(yīng)通過查驗證書原件及相關(guān)報告賦予適當(dāng)分值。（4）案例經(jīng)驗。成功的案例經(jīng)驗和解決方案有利于項目的順利實施。業(yè)績評分既要考慮合同的相關(guān)性和數(shù)量，又要考慮合同額度大小，如1份500萬元人民幣與1份10萬元人民幣的合同不應(yīng)取得同樣的分值。［4］4.售后服務(wù)售后服務(wù)部分分值設(shè)定主要考慮的要素有：免費(fèi)服務(wù)年數(shù)，比如以3年為基準(zhǔn)，每增加1年可以得到一定的分?jǐn)?shù)；潛在供應(yīng)商注冊地或售后服務(wù)機(jī)構(gòu)所在地，影響售后服務(wù)效率，應(yīng)對不同區(qū)域的供應(yīng)商合理拉開分差；人員配置、服務(wù)方式、響應(yīng)及問題解決時限、客戶培訓(xùn)等售后服務(wù)內(nèi)容，應(yīng)通過橫向比較進(jìn)行評分。

五、結(jié)語

檔案服務(wù)外包招標(biāo)文件編制是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要檔案人員與招標(biāo)機(jī)構(gòu)密切配合，立足合規(guī)性、全面性、準(zhǔn)確性和適用性，精準(zhǔn)把握編制要點和策略。但由于單位性質(zhì)、規(guī)模、外包內(nèi)容和預(yù)期目標(biāo)等方面的差異，無法制定一個標(biāo)準(zhǔn)模板實現(xiàn)一勞永逸，而應(yīng)交流互鑒，取長補(bǔ)短，通過提升招標(biāo)文件的編制質(zhì)量，加強(qiáng)對檔案服務(wù)外包質(zhì)量的源頭控制。

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作者：田煜