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第1篇

建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義,那就是在工程建設(shè)過(guò)程中,有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的,也就是隱蔽工程。對(duì)這一部分,在工程竣工后我們是看不到的,也難以檢測(cè)得到,我們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場(chǎng)記錄對(duì)這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評(píng)價(jià),工程檔案在此的作用就是無(wú)可替代了。

在前面我們已經(jīng)論述過(guò)建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分,從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來(lái)看,建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好,反映工程管理規(guī)范,反映工程管理人員素質(zhì)高,反映工程質(zhì)量好。這一個(gè)觀點(diǎn)可以從建設(shè)工程項(xiàng)目參評(píng)“魯班獎(jiǎng)”、“芙蓉獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)活動(dòng)看出。凡是有意參評(píng)的項(xiàng)目,對(duì)建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的,都非常重視檔案的真實(shí)性、完整性,包括施工現(xiàn)場(chǎng)拍照、錄像等方面都是非常重視的,對(duì)檔案的編制就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。

4工程檔案管理是工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

建設(shè)工程檔案是一個(gè)靜態(tài)的概念,而建設(shè)工程檔案管理則是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。一般來(lái)說(shuō),這一過(guò)程的目的和結(jié)果都是建立真實(shí)、完整、系統(tǒng)的建設(shè)工程檔案。但對(duì)這一過(guò)程進(jìn)行深入、清晰的研究,我們會(huì)發(fā)現(xiàn),工程檔案管理實(shí)際上不是一個(gè)單獨(dú)的、孤立的行為,實(shí)際上是工程項(xiàng)目管理的一部分。更進(jìn)一步,我們從工程質(zhì)量控制的角度出發(fā),工程檔案管理占有關(guān)鍵的一席之地。

建設(shè)工程項(xiàng)目管理中的質(zhì)量控制主要表現(xiàn)為施工組織和施工現(xiàn)場(chǎng)的質(zhì)量控制,控制的內(nèi)容包括工藝質(zhì)量控制和產(chǎn)品質(zhì)量控制。影響質(zhì)量控制的因素主要有“人、材料、機(jī)械、方法和環(huán)境”等五大方面。從“人”的因素來(lái)看,建設(shè)工程資料員是建設(shè)工程中不可缺少的技術(shù)人員,要經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)后持證上崗,而且要保證資料員的穩(wěn)定。從“材料”的因素來(lái)看,所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等是建設(shè)工程質(zhì)量保證材料的主體;從“機(jī)械”的因素來(lái)看,機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容;從“方法”的因素來(lái)看,對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志;從“環(huán)境”的因素來(lái)看,我們往往要對(duì)開(kāi)工前、施工中和竣工后的環(huán)境進(jìn)行拍照和錄像,反映場(chǎng)地環(huán)境的變化;上述幾個(gè)方面的資料都在建設(shè)工程檔案的收集編制范圍內(nèi),所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開(kāi)工程檔案管理。

早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對(duì)工程檔案管理有所忽略,建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)(俗稱(chēng)“五大員”培訓(xùn))一般是指:施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價(jià)員,一直沒(méi)有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織,沒(méi)有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)范疇,也沒(méi)有發(fā)國(guó)家認(rèn)可的證書(shū)。近幾年,隨著建設(shè)工程檔案管理對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識(shí)日益提高,有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn),還將《資料員合格證》上網(wǎng),便于查詢和核對(duì),并要求每個(gè)建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專(zhuān)職人員從事工程資料編制工作,才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案;有的城市,如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn),長(zhǎng)沙市2008年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來(lái)越多的重視。

2000年頒布的國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》,首次從國(guó)家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系,對(duì)建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報(bào)送移交和法律責(zé)任進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定,是目前推動(dòng)我國(guó)城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀,從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國(guó)家法規(guī)意志,這是對(duì)建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。

5工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段

第2篇

首先，完善檔案編制的相關(guān)制度。目前在工程檔案的編制過(guò)程中，存在著一定的問(wèn)題，而這些問(wèn)題歸根結(jié)底的原因在于制度方面的不完善，難以做到依法管理、依規(guī)編制。因而有必要在制度完善方面下功夫，這需要做好如下幾點(diǎn)工作。一是對(duì)于編制程序與管理程序進(jìn)行強(qiáng)化。建設(shè)單位在整個(gè)建設(shè)工程招投標(biāo)、合同簽訂等的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)在標(biāo)書(shū)與合同中添加關(guān)于工程檔案方面的內(nèi)容與要求。二是構(gòu)建檔案的臨時(shí)檢查規(guī)范。這種制度體系應(yīng)當(dāng)由工程建設(shè)的主管部門(mén)進(jìn)行領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而將檔案編制部門(mén)、城建檔案管理部門(mén)等的工作融合進(jìn)來(lái)，對(duì)于整個(gè)施工過(guò)程中的檔案編制情況進(jìn)行定期的檢查，從而及早發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在，并加以改進(jìn)。三是配備必要的工程檔案編制與管理體系。不管是建設(shè)單位或是施工單位、管理單位，都應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)兼職人員崗位，進(jìn)行定期的溝通與合作，并向城建檔案管理部門(mén)取得聯(lián)系，確保落實(shí)好檔案編制過(guò)程中的各項(xiàng)工作。其次，完善檔案編制的責(zé)任體系。建設(shè)、施工單位及各參建單位應(yīng)依照法律法規(guī)相關(guān)規(guī)定，自覺(jué)履行建立和完善建設(shè)工程檔案的職責(zé)。建設(shè)與施工單位對(duì)工程檔案的重視程度，是建設(shè)工程檔案歸檔是否完整、準(zhǔn)確的關(guān)鍵因素。建設(shè)單位要做好工程前期文件材料的收集，并督促施工單位按期完成竣工檔案及竣工圖的收集與整理。施工單位要在布置施工任務(wù)的同時(shí)，安排布置工程竣工文件的收集與編制工作，確?？⒐の募男纬膳c施工進(jìn)度同步，工程驗(yàn)收交接與建設(shè)工程檔案同步交接。對(duì)于設(shè)計(jì)修改較多的建設(shè)工程，施工單位應(yīng)及時(shí)做好竣工圖的修訂編制工作。

（二）強(qiáng)化組織宣傳工作

一是在工程檔案編制中加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析。工程檔案的編制決策主要是以檔案編制者職能為出發(fā)點(diǎn)，因此了解檔案來(lái)源的職能內(nèi)容與性質(zhì)成為非常重要的工作，這也即在現(xiàn)行以內(nèi)容為主、職能為輔的編制方式中，職能分析成為形成檔案編制和保存決策的基礎(chǔ)，因此檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)倡導(dǎo)職能分析的作用與功能，讓檔案編制人員了解其對(duì)檔案編制與保存的重要性。其次，在實(shí)際的檔案編制過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)根據(jù)工程內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，并根據(jù)工程不同工作的特征來(lái)進(jìn)行分類(lèi)編制。在這種背景下，工程檔案編制過(guò)程中，有必要在編制規(guī)范中明確工程內(nèi)容的類(lèi)別，從而以指導(dǎo)具體編制工作的有針對(duì)性。二是強(qiáng)化檔案編制部門(mén)的主動(dòng)權(quán)。在檔案的形成過(guò)程中，檔案部門(mén)扮演重要的角色。除行政程序上的限制外，檔案部門(mén)的心理因素會(huì)影響編制工作的進(jìn)行?；緛?lái)看，檔案部門(mén)通常會(huì)認(rèn)為自身對(duì)具體的施工業(yè)務(wù)知識(shí)與能力有所欠缺，因此無(wú)法在檔案編制的內(nèi)容上扮演積極的功能。此外，檔案部門(mén)也會(huì)傾向于將自己定位為只是一個(gè)檔案保存單位，只要確實(shí)保管好業(yè)務(wù)單位所需的檔案即可。再加上檔案部門(mén)也普遍認(rèn)為工程管理人員并不重視他們，在工程組織內(nèi)部的地位低微，更使得檔案人員認(rèn)為檔案部門(mén)的角色與功能都不如具體的施工單位重要。盡管外在因素能夠限制檔案部門(mén)的角色與功能，但檔案人員也需要不斷突破自己的心理因素，積極加強(qiáng)本身在工程檔案編制內(nèi)容方面的知識(shí)與技能外，還應(yīng)加強(qiáng)與業(yè)務(wù)單位人員的合作，多加培養(yǎng)對(duì)工程業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)性的了解，讓自己具備更多的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能，爭(zhēng)取在檔案編制內(nèi)容方面的主動(dòng)權(quán)，這也可以使其在工程組織內(nèi)部扮演更積極的角色。

（三）提升檔案部門(mén)人員的業(yè)務(wù)水平

一是協(xié)助工程檔案人員建立工程內(nèi)部的職能輪廓。除強(qiáng)調(diào)和倡導(dǎo)職能分析的重要性，改變編制標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)外，檔案部門(mén)還應(yīng)制訂相關(guān)的分析方法或策略，積極協(xié)助各施工團(tuán)體進(jìn)行本身的職能分析工作，并進(jìn)而將這一工作與檔案編制工作相結(jié)合。此外，檔案部門(mén)還可扮演協(xié)調(diào)的角色，借助協(xié)助各施工單位建立職能輪廓，從宏觀或全面的角度提供可能的全面保存建議，讓各施工單位除從本身的角度思考檔案的編制之外，還應(yīng)從企業(yè)整體的立場(chǎng)著眼，決定其檔案編制的優(yōu)先級(jí)。二是推廣檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與教育。普遍說(shuō)來(lái)，工程檔案人員的檔案編制意識(shí)薄弱，并且對(duì)工程價(jià)值的內(nèi)涵、形成過(guò)程與應(yīng)用等方面的了解有限，使得他們?cè)诠こ虣n案的編制決策上無(wú)法扮演更積極的角色。因此，加強(qiáng)工程檔案編制人員的相關(guān)知識(shí)與技能，使之認(rèn)識(shí)到檔案編制與管理工作不僅是為工程提供施工上的參考，更要為日后的相思施工奠定良好的基礎(chǔ)。為此，建議檔案管理部門(mén)定期開(kāi)辦相關(guān)課程，提供工程檔案人員更多進(jìn)修的機(jī)會(huì)，來(lái)強(qiáng)化他們的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能。此外，也建議檔案管理部門(mén)與大專(zhuān)院校相關(guān)科系合作，通過(guò)設(shè)置學(xué)科的方式，在正式教育機(jī)構(gòu)當(dāng)中培育更多的工程檔案編制專(zhuān)業(yè)人員。

（四）充分應(yīng)用信息化技術(shù)

在檔案編制過(guò)程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用的突出體現(xiàn)是充分應(yīng)用數(shù)字技術(shù)來(lái)對(duì)資料進(jìn)行收集、分類(lèi)、編碼、儲(chǔ)藏等工作。這種數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提升檔案編制的效率。當(dāng)然，在使用過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)注重如下兩個(gè)方面的問(wèn)題：一是數(shù)字技術(shù)應(yīng)用的安全性問(wèn)題，必須做好防火墻技術(shù)，避免檔案信息資料的外泄；二是提升員工信息化技術(shù)的水平，從而能夠確保各種較為先進(jìn)的技術(shù)得到有效的利用。

（五）結(jié)語(yǔ)

第3篇

測(cè)試新技術(shù)和新設(shè)備的普遍應(yīng)用是當(dāng)前我國(guó)測(cè)繪行業(yè)的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，也正是因?yàn)檫@樣的發(fā)展趨勢(shì)，帶動(dòng)我國(guó)測(cè)繪行業(yè)在工作成果與作業(yè)方式方面發(fā)生了天翻地覆的變化，所以，帶動(dòng)了測(cè)繪相關(guān)的工程檔案工作巨大的改變。

1.測(cè)繪工程檔案材料由紙質(zhì)材料向電子文件轉(zhuǎn)化。

2.信息技術(shù)發(fā)展使檔案集成化程度提高，節(jié)省了大量實(shí)際空間。

3.由于測(cè)繪工程檔案在利用率非常高，它的利用由人工檢索使用轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，速度更快，效率也更高。

二、測(cè)繪工程檔案管理的基本流程

從測(cè)繪工程檔案等級(jí)到測(cè)繪工程檔案的歸檔完成，要通過(guò)“任務(wù)受理→外業(yè)作業(yè)→內(nèi)業(yè)處理→多重質(zhì)量監(jiān)控→工程歸檔（案卷整理）→檔案質(zhì)量控制→檔案資源建庫(kù)→更新基本地形圖數(shù)據(jù)庫(kù)→檔案利用”等相當(dāng)復(fù)雜的過(guò)程。其實(shí)際操作過(guò)程大致如下：

1“.工程項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)”在操作部門(mén)進(jìn)行應(yīng)用，并將其應(yīng)用到初始登記等方面，項(xiàng)目管理流程中需添加資料登記部分。

2.外業(yè)和內(nèi)業(yè)的采集處理都交由操作部門(mén)進(jìn)行，并且要形成電子文件以及相關(guān)的紙質(zhì)文件。經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的多重檢驗(yàn)后，通過(guò)審核后方可提供給用戶，此外，還需要將原始記錄添加到檔案中。

3.檔案部門(mén)對(duì)于文件的接收屬于檔案管理流程的以部門(mén)，并且檔案部門(mén)需要針對(duì)自己所接收到的紙質(zhì)和電子文件進(jìn)行深入審核。

4.按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，采用傳統(tǒng)的方法和流程進(jìn)行歸檔。

5.按照測(cè)繪工程檔案制作要求，整理電子文件，將其歸入信息系統(tǒng)。

6.不同的信息元數(shù)據(jù)的權(quán)限不同，所以需要針對(duì)不同的權(quán)限通過(guò)“工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)”對(duì)工程信息、案卷目錄元數(shù)據(jù)以及管理信息元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)進(jìn)行完善。

三、測(cè)繪工程檔案質(zhì)量控制要點(diǎn)

業(yè)務(wù)水平以及工作經(jīng)驗(yàn)等因素都在造成檔案質(zhì)量存在差異的原因，在深入分析測(cè)繪工程檔案的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)的過(guò)程之后，明確控制測(cè)繪工程檔案的質(zhì)量的方法：

（一）控制點(diǎn)一——完整性和準(zhǔn)確性

對(duì)檔案完整性和準(zhǔn)確性的要求有:

1.紙質(zhì)材料和電子文件的完整性，保證無(wú)缺漏。

2.歸檔時(shí)需要填寫(xiě)的內(nèi)容必須要完整和正確。

3.紙質(zhì)案卷的內(nèi)容是否完整，頁(yè)碼排序是否正確，與之對(duì)應(yīng)的檔案目錄和備考表是不是很齊全，是否責(zé)任人的手工簽署合規(guī)和完備。部分檢查可以用信息系統(tǒng)，并將檢查記錄登記完整。

（二）控制點(diǎn)二——一致性

雙套制是我國(guó)測(cè)繪工程檔案當(dāng)前實(shí)施的制度，經(jīng)常有同檔案的紙質(zhì)版和電子版的材料不一致，所以針對(duì)這一問(wèn)題，可以通過(guò)如下方式進(jìn)行解決：

1.工程信息與測(cè)繪工程的電子文件名要一致。

2.測(cè)繪工程的入庫(kù)文件表與歸檔文件的一致性。

3.同一測(cè)繪工程的紙質(zhì)資料與電子文件必須完全相同。部分檢查可以使用軟件自動(dòng)運(yùn)行，并記錄檢查結(jié)果。

（三）控制點(diǎn)三——屬性規(guī)范性

電子檔案中需要錄入非常多的屬性信息，必須對(duì)屬性信息加以考核:

1.同一記錄重復(fù)出現(xiàn)，則必須刪除多余記錄。

2.著重關(guān)注必須填寫(xiě)的地方。

3.日期或者總頁(yè)碼之類(lèi)的格式錯(cuò)誤、圖件張數(shù)，電子文件字體格式錯(cuò)誤等。

4.邏輯性錯(cuò)誤，例如工程的開(kāi)始日期比結(jié)束日期還晚，結(jié)束日期比歸檔日期還晚。

5.與檔案號(hào)以及任務(wù)號(hào)相關(guān)的年度、類(lèi)別以及流水號(hào)等關(guān)聯(lián)的屬性不相同，可以借助質(zhì)量軟件進(jìn)行檢查，并且對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行備案。

（四）控制點(diǎn)四——時(shí)效性

對(duì)工作人員進(jìn)行時(shí)效的規(guī)定，逾期未完成的一定要登記和對(duì)上級(jí)進(jìn)行報(bào)告。操作部門(mén)所移交檔案和工作人員管理檔案的時(shí)效性都需要進(jìn)行考核。

（五）控制點(diǎn)五——責(zé)任簽署的規(guī)范性

紙質(zhì)文件上的簽署一般具有法律效力，因此簽署的正確性非常重要，主要包括簽署的格式是否正確，簽署的日期是否正確，以及各類(lèi)相關(guān)人員的簽署是否齊全、位置是否正確等等。

四、總結(jié)