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摘要：隨著我國核電事業的不斷發展并逐步走向海外，以及核電技術及管理水平的不斷提升，檔案作為原始記錄及憑證，反映了其發展的完整歷程，具有重要的價值。核電設備竣工文件作為核電檔案的一部分，在實際的現場管理工作中也具有重要的應用價值。但是在現實工作中，對核電設備竣工文件的管理還存在著諸如文件提交歸檔滯后、文件內容不完善、不同項目間檔案要求存在差異、檔案管理缺乏風險防范意識等問題。為了加強核電設備竣工文件檔案管理工作，企業相關專業人員必須通過積極溝通，促進文件提交及歸檔按計劃進行，細化日常審查工作，提升文檔管理人員業務水平，積極進行經驗反饋，樹立風險意識與責任意識，以有效解決當前存在的問題。

關鍵詞：核電；設備竣工文件；檔案管理；提升措施

設備竣工文件主要由設備質量文件、出廠驗收記錄及安裝運行維護手冊等內容組成，其形成貫穿了設備整個制造過程，內容覆蓋了從設備開始制造到最終移交現場的各個階段形成的文件記錄，同時包含設備到場安裝、調試及運行維修所需的各類圖紙及手冊說明。設備竣工文件的現場管理包含了文件的接收、審查、整改、移交及信息反饋等內容，是現場設備竣工文件歸檔前的一項重要工作，本文據此展開探討。

一、設備竣工文件現場管理的現狀

核電設備繁多，對安全及質量的要求極高，在電廠后期運行中，設備竣工文件的質量合格與否更是關系到核電廠的安全性、可靠性和經濟性。要保障設備竣工文件的順利歸檔移交業主，企業領導必須對設備竣工文件的管理工作有充分的認識。以福清核電項目為例，5、6號機組采用的“華龍一號”三代壓水堆核電技術是全球首堆，設備國產化的同時也意味著部分供應商的更換，設備竣工文件管理程序的不斷升版，對文件的提交也產生了新的要求。在現場設備竣工文件管理工作中，我們也發現了不少問題，如文件提交歸檔滯后，文件內容不完善，不同項目間檔案要求存在差異，檔案管理缺乏風險防范意識等。從當前情況來看，這些問題都對現場設備竣工文件的移交產生嚴重制約。

二、設備竣工文件現場管理工作中面臨的問題

（一）文件提交及歸檔滯后

按照設備竣工文件管理程序的規定，設備竣工文件的提交通常是設備到場后的半年內，然而不少供應商無法按照系統內計劃的時間進行文件的提交，或者提交后不符合歸檔要求，無法順利歸檔。究其原因，主要是兩種，一是缺乏對文件的重視。對很多供應商來說，設備的制造、交付及現場安裝占據了他們工作的重心，對文件的管理存在輕視的心理，沒有對文件提交時間進行管控。二是缺乏專業的文檔人員推進設備竣工文件的提交工作。一些供應商并沒有專門的檔案人員，而是由技術人員兼任，技術人員對核電檔案的提交標準理解不夠，導致文件格式方面不能滿足歸檔要求，電子文件無法通過線上預審，紙質文件也相應地無法及時提交到現場，或者是提交到現場后，紙質文件整改困難，歸檔工作難以進行。

（二）設備竣工文件內容不完善

設備竣工文件通過線上預審后發到現場，理想狀態下是復核沒有問題，直接移交檔案部門進行歸檔。但是實際工作中文件退改的現象約占三分之一。從現場的文件提交情況及后續檔案部門退回的情況中可以發現，有相當一部分設備竣工文件退改是由于存在內容不完善的問題。例如，缺少設備清單，這將導致文件無法與具體設備一一對應起來；設備出廠驗收會議紀要后面缺少紀要中所標示的附件；文件材料有漏簽現象，竣工圖簽字不完整，備考表整理人檢查人未簽字；缺少應有的設備包裝儲運程序、設備運行維護手冊等。這些文件的缺失，顯著地影響文件的歸檔進度，若沒有及時整改，還有可能會影響后續的設備安裝及維護。

（三）不同項目檔案要求存在差異

對供應商來說，同一個供應商編制設備竣工文件的大都是同一批人，而一個供應商可能同時給多個核電項目供貨，各個項目間的文檔格式要求又不盡相同，雖然內容要求大致不變，但是細節上卻各有區分，例如：對文件套數的要求、文件裝訂的要求、文件目錄的編制要求、文件電子版的附件要求等等。由于不同項目對格式的要求存在差異，供應商編制時出現混淆，文件提交時出現偏差，用甲項目的要求做乙項目的文件，導致文件提交后還需要進行整改。

（四）缺乏風險防范意識

無論是文件的提交方還是接收方，在文件出現不合格情況的時候，雖然雙方都在推動整改事宜，但是仍然存在缺乏良好的風險防范意識的情況。一是部分供應商交接工作時沒有文檔部分工作的交接，當人員崗位調動、離職，而文件尚未提交或尚未整改完成，出現問題需要改動時，前面的溝通過程沒有記錄，無法查證，造成了返工現象；二是不注重電子文件的存檔備份，有的供應商因為電腦損壞，存儲內容丟失，無法找到原始的電子文件，還要重新進行編制，拉長了文件整改的時間；三是未考慮長時間未歸檔的風險，文件只要未到檔案庫房，就可能在外出現損壞、丟失的風險，長時間未完成整改，還可能因為檔案的管理程序升版，要求有變，增加整改內容及整改難度，尤其是面對國外供應商，本就存在文化及語言差異，溝通不太順暢，若是過程中檔案要求又進行了升版，整改更是困難。

三、加強設備竣工文件現場管理的有效措施

（一）積極溝通，促進文件提交及歸檔按計劃進行

根據不同的供應商制定適當的溝通策略，確保與其的溝通行之有效。對于已經通過了線上預審，但紙質版文件仍無法歸檔的供應商，應要向他們說明，線上預審的通過并不能完全保證紙質文件能夠完全符合歸檔要求。電子審查無法判斷紙質文件是否為原件，且部分供應商提交預審的文件與最終提交的文件并不是同一套。對文檔工作不重視或者整改不積極的供應商，需要解釋的是，設備竣工文件不僅只是文件，從商務方面來說，檔案的提交與歸檔，最終還關系到合同款項的支付，這是無法忽視的問題。文件未按時提交，或者未按時整改，就無法拿到現場文檔部門簽發的歸檔審核單，無法發起支付申請。此外，我們也要打破原本較為封閉的管理模式，保障信息的正確傳遞，也有助于消除工作中的誤解。定期梳理設備竣工文件提交計劃及實際提交情況，超期未提交的合同包信息反饋給項目經理進行跟蹤督促，尋求上級部門的協助，增進與供應商的溝通，對文件的及時提交歸檔都有良好的促進作用。

（二）細化日常審查工作

作為非專業技術人員，設備檔案管理人員無法識別文件中的各種數據是否真實完整，但是我們仍然可以運用簡單易行的方法初步保障設備竣工文件內容的完整度及可用性。首先，檢查文件的項目名稱、合同號及設備的合格證與設備制造過程的文件是否相符，是否標注了設備清單信息；其次，設備竣工文件大致都分為質量卷與安裝卷，除去部分大宗材料的設備竣工文件，安裝卷幾乎是所有設備的竣工文件都要包含的內容。如果供應商提交的一份文件只有質量卷相關內容，沒有安裝卷或安裝卷相關內容，作為設備竣工文件管理人員就要引起注意，詢問供應商未提供這些文件材料的原因。另外，出廠驗收會議紀要中常常會帶有一些附件，要注意檢查這些附件是否齊全。還需要注意的是，文件中空白的地方是否都做了畫線處理，是否存在漏簽現象，設備竣工圖是否是竣工狀態，加蓋的竣工章及簽字是否符合程序要求。通過以上這些手段，在文件到場之后，初步保障文件達到可移交至檔案部門的狀態，降低文件退改率，提升文件歸檔的速度。

（三）提升文檔管理人員業務水平，積極進行經驗反饋

要進一步完善設備竣工文件的管理工作，提升檔案的管理水平，還應當不斷提升文檔管理人員的業務水平，完善文檔管理理念。對內通過定期的內部學習交流，學習新的程序要求，不同項目間互相交流問題及經驗，減少差異，充分調動文件管理人員的工作積極性，激發文件管理人員發揮自身的潛力，與其他的工作人員相互協作，提升內驅力競爭力；對外通過對供應商的文檔人員進行培訓，宣貫檔案要求，重點對重要設備的供應商及文件批次數量較多的供應商進行培訓，從源頭上提升文檔的質量。在日常工作中重視經驗教訓的登記反饋，通過對日常工作中遇到的問題情況進行歸類，記錄相關影響、工作中意識到的風險、遇到的挑戰和改進機會，提出建議和行動方案，積極進行經驗反饋，形成經驗教訓登記冊，使小改進累積成為大改進。這些累積的經驗教訓，可以貫穿運用在設備竣工文件管理的整個過程，提高設備竣工文件管理的效率與效果。

（四）樹立風險意識與責任意識

在設備竣工文件現場管理工作中，應對及處理不合格文件是主要且重要的工作內容。在不合格文件產生的時候，企業必須清楚文件如果沒有及時歸檔，有怎樣的風險，這個風險對現場設備安裝是否有影響，是否會是業主的關注重點。設備竣工文件的安全是設備竣工文件現場管理工作的底線，企業必須要降低長時間未歸檔帶來的風險。通過分析文檔歸檔的緊迫程度，排出整改的優先級，對重要設備重點關注，重點跟進。樹立責任意識，實行一人負責制，即同一合同包產生的設備竣工文件由同一人進行負責，由文件到場接收移交到不合格文件整改，全程跟進，積極尋求所需要的各種資源以推進文件的歸檔。只有將風險意識與責任意識深化且融入日常工作中，才能使設備竣工文件的管理風險降到最低。

四、結語

核電是一個龐大的項目，人員眾多，分工詳細，每個人所從事的只是這個項目里很小的一部分工作，但是聚沙成塔、聚水成涓，就是無數人的細微力量，成就一個核電項目。設備竣工文件作為核電檔案的一部分，也應從細微處著手，做好檔案管理工作。作為核電設備竣工文件現場管理人員，不僅要有檔案專業知識，還需要多進行思考與總結，通過一定的措施來提升工作的執行力度，提升設備竣工文件的管理水平，探索出一條適合自身發展的檔案管理之路。

參考文獻

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作者:劉玉珍 單位:中國核電工程有限公司