失業職工檔案真實地記錄和反映著市場經濟條件下失業人員工作變動情況，是考察了解失就業人員、維護其合法權益的歷史依據。對于勞動保障部門來說，成立專門機構，做好這部分人員的檔案管理工作責無旁貸，管理并利用好這部分人員的檔案工作對于促進經濟發展，維護好他們的切身利益至關重要。

一、失業職工檔案管理現狀及存在的主要問題

1.信息記錄不全現象比較突出。原先的國有企業，由于企業領導在檔案方面存在誤區，檔案管理人員缺乏檔案管理這方面的意識，表現在一是個人檔案材料不完整。缺少招工手續、勞動合同、轉正定級手續，工資表等資料，類似的重要材料沒有裝入檔案的情況較為常見。有的復轉軍人部隊檔案一直存放在武裝部或當地民政部門，高校畢業生檔案一直存放在人社部門的人才交流中心，到企業工作后一直沒有并入職工個人檔案，影響到了連續工齡的計算，造成了失業職工經濟補償金與失業保險金的少領現象，損害了他們的切身利益。二是檔案記錄前后不一。由于原先對檔案工作的嚴肅性缺乏必要的認識，招錄工人時勞資人員代填職工個人信息現象較為普遍，檔案中出現的職工姓名同音不同字、出生年月與身份證信息不符、參加工作時間前后不一致、從事特殊工種時間記錄不清等，導致下崗失業人員不能按期辦理退休，直接侵害了職工的切身利益。

2.多部門交叉管理檔案，不利于工作的開展。在青州市，目前企業破產改制后絕大部分檔案歸入青州市勞動事務中心托管，另外部分單位比如種子公司、市府第一招待所等原屬事業單位，這幾家單位改制后其檔案歸人社局干部科管理，還有一些國企業單位的領導檔案歸組織部管理，但辦理失業手續后，這部分人員的保險續繳、退休申報還得由勞動事務中心負責，這種按單位性質、人員身份劃分的檔案管理辦法，造成失業人員檔案管理混亂，查找困難，給失業人員落實相關待遇，辦理退休手續帶來極大不便。

3.檔案管理制度不健全，檔案從業人員整體素質偏低。由于制度不夠健全，一是在檔案的分類、期限設置、歸檔和檔案資源的收集、存儲、傳輸、查詢、管理、應用等環節缺少必要的依據；二是在檔案生成、轉遞、查閱過程中，沒有統一的管理規范，造成職工檔案記錄不全、流失，對于職工尤為重要的招工手續、亦工亦農輪換合同、工資審批表、上山下鄉證明材料沒有及時歸檔，導致檔案利用價值降低。三是部分企業檔案人員的業務素質和文化素質較低,且缺乏培訓,不能保證檔案材料的正常收集和整理。有的從業人員缺少檔案管理業務工作基本知識，對職工檔案內應有的項目不清楚,為檔案收集后再利用工作帶來很大麻煩。

二、加強失業人員檔案管理工作的對策及建議

1.加大宣傳力度，提高企業對檔案重要性認識。領導重視是檔案管理取得成效的關鍵，充分利用各種宣傳手段，宣傳檔案在企業改革與發展、企業及職工權益維護等方面的重要作用，深刻認識檔案對于職工權益的維護與企業文化的建設具有的重要意義，投入資金、人才健全完善檔案室建設，安排高素質人才從事檔案管理工作，做好檔案收集、整理、歸檔、利用工作，從源頭上樹立起檔案民生地位的重要意義，為檔案的管理利用打下良好基礎。

2健全完善檔案管理制度，為檔案工作開展提供依據。完善的檔案管理制度是失業職工檔案收集、整理、歸檔、利用的前提基礎，依據制度建立起職工檔案的立卷、歸檔、保管、轉遞、使用、登記、統計和保密等項制度，確保檔案信息的準確，資料的完整，杜絕因管理制度不完善導致的檔案流失、資料不全、信息不實、流轉不暢、保險續繳不便問題。

【摘要】目的探討基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計與實踐價值。方法選擇本院2017年年內在院工作的醫務人員人事檔案100例，所有入組者均采用隨機抽取方式獲得其人事檔案，干預后組基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計下實施人事檔案管理，干預前組實施常規人事檔案管理模式，比較兩組醫院人事檔案管理情況，并分析干預前后醫院職工對人事檔案管理整體評價。結果干預后組資料齊全率及正常利用提取率均顯著高于干預前組（P＜0.05），干預后組醫院職工對人事檔案管理整體評價得分顯著高于干預前組（t=55.860，P=0.000＜0.05）。結論基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計下的人事檔案管理，對于提高醫院人事管理效率，改善醫院職工對人事管理工作的認可度有重要意義。

【關鍵詞】信息化；醫院人事檔案；管理模式；人力資源；信息系統設計；電子檔案

醫院人事檔案的管理是人力資源管理的重要組成部分和重要依據[1]。以往的醫院人事檔案管理，是以人工管理為主的多種人事管理形式相結合模式，工作繁雜，容易存在主觀差錯，而且因管理人員的更替[2]，存在一定的因交接班而引發的檔案管理差錯事件，容易出現檔案資料的缺失，對醫院及個人均造成極大負面影響[3]，加之我國人口基數大，醫療資源緊張，尤其是基層醫療機構的技術水平、人員配備以及業務能力等均存在明顯不足，難以對醫院檔案管理提供長期的服務支持[4]。鑒于以上特點，如何有效利用先進的信息技術，提高對現有人力資源的利用，形成以醫院職工為中心的醫院檔案管理體系，是目前研究重點。

1資料與方法

1.1一般資料

選擇本院2017年年內在院工作的醫務人員人事檔案100例，所有入組者均因各種原因需獲得其相關人事檔案，本研究實施前獲得醫院主管領導批準，且取得醫院人事科、醫務科、護理部等相關科室支持，其中抽取人事檔案資料包括：醫師25名，護士61名，后勤人員14名，其中醫院正式在職在編人員36名，合同制員工64名，工作年限2～29年，平均（13.2±1.3）年，職稱情況：初級者53名，中級者34名，高級者13名。

1.2方法

干預后組基于人事檔案信息化的醫院人力資源信息系統設計下實施人事檔案管理，首先注意完善信息化數據的收集，相關電子檔案的歸檔、網絡化建設以及數據處理等，并針對醫院人事檔案實施電子數據錄入加強信息化管理，通過聘請專業的計算機人員實施數據維護，提高采用計算機數據分析在人事檔案管理中的利用率，重點針對人事信息錄入，后期信息處理與提取。爭取醫院人事主管領導重視，以醫院政策形式，提高全院職工對人事檔案信息化的配合度，更好的利用大數據進行人事檔案分析管理。干預前組實施常規人事檔案管理模式，主要以紙質版檔案材料為主，進行歸類存儲，需要利用時，將通過各級申請審批后方可查閱。

無論是過去還是現在人事檔案的管理都是非常重要的，尤其是學校的教職工人事檔案信息的管理。因為人事檔案信息是教職工個人工齡、獎懲、調轉等各個方面的記錄，不僅是對教職工個人來講非常重要，對于聘用單位來講也是非常重要的，用人單位可以通過人事檔案很輕松的掌握和了解應聘人員的個人情況。但是盡管對人事檔案的信息管理很重視，過去學校教職工人事檔案的管理中仍然存在很多問題。如果檔案管理工作方式方法不加改變，將不利于推動我國檔案事業的發展，而且對教職工人員的工作也會產生很大的影響。因此，為了提高人事檔案信息的管理水平，實現方便、準確的人事檔案管理，學校需要引進一些先進的、科學的管理檔案的技術方法。

一、學校教職工人事檔案信息管理存在的問題

1.人事檔案信息管理不完整。由于學校教職工的人數比較多，對人事檔案的管理也是一項非常艱巨的任務。傳統的管理方式對學校教職工人員的人事檔案只是進行一些簡單的記錄，沒有詳細記錄教職工的工作經歷和加入共產黨的具體相關資料。等到需要的時候，卻沒有系統完整的記錄，那也失去了檔案的本來意義。而且一些學校一般采用紙質版，大多是依靠檔案管理人員在整理，調取使得和檢查個人檔案的時候，由于經常翻閱或者管理檔案人員的調動，查找的人數一多很容易出差錯，借出去不及時歸還的問題比較嚴重，不能實行實時檔案跟蹤往往導致一些檔案存檔不全。2.人事檔案管理存在安全隱患。作為人事檔案管理中最重要的一項工作當然就是檔案的安全了，只有保證了人事檔案信息不泄露，才能讓單位的教職工人員安心的工作，無形中也是提升了學校整體的信譽。在生活中泄露個人信息的情況時有發生，有些單位為了一時的利益，把信息賣出去。在檔案管理人員交接過程中也容易出現交接不清的問題。導致很多人都能收到來自五湖四海的電話騷擾，并有一些不法分子進行詐騙的行為。因此，人事檔案管理信息的安全性是非常重要的，要時刻做好對檔案的保密。3.不能長久的進行檔案管理。人事檔案的信息是對每個人成長的階段來進行記錄的，從入學到參加工作，每一個階段的表現，都清清楚楚的記錄在檔案里。這些檔案都會跟隨我們每個人很久的時間，不論是以后職稱的評定還是薪資待遇的提高，都離不開檔案信息的記錄，可見檔案的重要性。在學習和剛參加工作這個過程中，檔案的記錄都發生著變化，但是對于學校教職工來說，檔案記錄的工作經歷就會比較少，更多的是記錄工作中一些長期的工作表現。有些教職工的檔案保管期限非常長，一些紙質的檔案受潮或者被蟲子咬壞，等到需要的時候不能提供很容易分辨的信息。由于學校教職工人數的不斷增多，人事檔案工作的任務也是非常艱巨。在這眾多的檔案管理過程上，學校對教職工的檔案保管存在不足，不能及時的、完整的對教職工的表現進行長時間的記錄，檔案管理成了一大難題。

二、學校教職工人事檔案信息管理的策略

1.用科學的管理方法實現檔案管理的完整性。要不斷加強對學校教職工人事檔案的保管，可以利用先進的科學管理方法，建立一個專門保管檔案的數據庫把存檔的教職工人事檔案信息進行錄入。并且為了避免出現緊急問題，可以將檔案信息以電子版的形式進行備份，選派一名專業的管理檔案人員，定期進行系統的優化，按時更新檔案。這樣可以減少傳統上查閱檔案時，歸還不及時的缺點。而且查閱檔案也將非常方便、快捷，也節省時間、不耗費大量的人力物力。檔案的管理還非常的系統，科學有序。在查閱時可以直接在電腦上進行檢索，只需要輸入想要查詢檔案人員姓名的首字母，就可以查到信息，也可以按時間排序，改變了傳統查閱檔案，需要對檔案挨個的查找，而且查找一個人事檔案需要把同一年的檔案都要翻閱一遍，長時間的翻閱對紙質檔案造成很大的磨損。2.用先進的管理技術實現檔案管理的安全性。面對檔案存在的安全隱患，雖然科學先進的檔案管理技術增強了檔案的安全性，但還是需要學校教職工自身和學校二者共同努力配合。可以指定一些相關雙方共同遵守的規則，比如在檔案管理期間，需要查閱檔案必須要經過征求檔案本人的同意，可以開一些證明或者用檔案本人的身份證，來借取檔案。并且約定借閱的期限，如果逾期不還，應及時向檔案本人詢問。本人借取時要說明原因，規定好期限等。本人方面也要樹立檔案安全性的意識，對檔案管理期間要與學校進行相關的協商，并且應該與學校簽訂相關的保管合同。同時，信息化管理檔案并不是零風險的，也要求我們時刻提高警惕，可以選擇安裝一些保護檔案的軟件，減少被盜取檔案信息的風險。因為電腦等電子設備，容易受到外界環境的干擾，不能進水或者放置在潮濕的地方，這也需要檔案工作管理人員時刻要注意保護。3.提高有關人員管理水平，解決檔案長久保存問題。不斷提升管理檔案相關人員的專業水平，一方面，學校在聘請檔案管理人員的時候，要進行綜合素質和業務素質的要求，只有在選人用人上進行嚴格的把關，才能更好為以后人事檔案進行很好的管理。并且，要不斷提升已有檔案管理人員的專業技能，科學技術在檔案管理方面的應用，使得很多已有的檔案管理人員習慣了以前傳統的檔案管理方法，對新型的檔案管理技術并不熟練，學校可以定期對檔案管理人員進行檔案管理方面的業務培訓，定期對管理人員進行考評，促進檔案管理人員的技能提高。另一方面，要引導和強化對檔案管理者的工作意識，不論是做什么工作要想有良好的工作狀態，就必須要樹立愛崗敬業的意識，只有發自內心的愛這份工作才能更好的適應這份工作。很多檔案管理人員認為管理人事檔案就是被動的一項工作，因此在工作上沒有激情，天天面對枯燥的檔案，這樣工作就變成了簡單的完成任務就行，不利于檔案工作的開展。但是要樹立為教職工服務的意識，就有利于調動工作的積極性，提高工作效率。

三、總結

做好學校教職工人事檔案信息的管理工作，是順應我國在檔案方面發展的需要，同時有利于促進學校自身不斷發展和完善。隨著科學技術的廣泛應用，給學校教職工人事檔案信息管理也帶來了很大的便利，檔案管理的效率越來越高。因此，學校要充分發揮科技帶來的優勢，把學校教職工人事檔案信息管理從傳統的、落后的管理方式向科學的、系統化的新型管理方式轉變。提升對檔案管理的重視程度，保護檔案的完整性，做好人事檔案的安全管理工作。

作者：楊玉華單位：長沙市長郡雙語實驗中校

勞動保障是構建和諧社會的關鍵，健全的勞動保障體系是市場經濟發展的推進器，也是社會穩定和諧的安全網和減震器。我縣勞動保障工作正在向法制化、社會化、規范化、廣泛化方向發展。勞動保障檔案管理工作，是勞動保障工作的一個重要內容，也必然需要進行創新。

一、目前勞動保障檔案管理的基本特點。勞動保障檔案,是指勞動部門、社會保障經辦部門及相關企業、事業單位,在進行勞動就業管理、社會保險經辦、推廣勞動者權益、扶助社會弱勢群體過程中形成的專業社會保障檔案，一般包括職工個人檔案、勞動就業、社會保險三部分。其中職工個人檔案由勞動和社會保障局主管，勞動就業、社會保險由各經辦機構管理。作為一項專業的管理工作，勞動保障檔案具有以下的特點:

1.廣泛性。廣泛性是指勞動保障檔案涉及的人員廣泛。現在我國的養老、醫療等社保措施主要針對城市居民，伴隨著我國勞動和社會保障體制的改革，我國參與社會保障體制的人口將逐漸擴大到農村，最終目標是全社會的所有公民，每個人在辦理社會保障時都會形成社會保障檔案。

2.動態性。動態性是指勞動保障檔案是處在動態變化之中的。每個人從參加工作到參與社會保障后，檔案會隨著職工工作單位的變動而發生關系轉移，各項社會保障保險的繳費情況也會依據職工的工資增減而相應變化，這些變化情況都要在其社會保障檔案中形成相應的記錄，勞動保障工作的這種動態變化決定了勞動保障檔案的動態性。

3.人本性。人本性是指勞動保障檔案是以人為基本對象來辦理的。個體的人是社會保障檔案的最基本的形成單位，從參加工作，加入社會保障后，每個人都會形成相應的檔案,勞動保障檔案是個人參與社會保障原始憑證，也是維護個人權益的重要證據。如干部的人事檔案、工人的個人檔案一樣，隨著人的變化，個人勞動保障檔案也會產生相應的變化，這些檔案記錄一直要保存到當事人亡故之后。以人為本，記錄一生,服務一生。

4.規范性。規范性是指勞動保障檔案是按國家的有關規范來辦理的。具體表現在：一是各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；二是各類社會保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表；三是個人檔案不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

二、目前勞動保障檔案管理存在的問題。勞動保障檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，它是實現勞動保障信息交流與共享的保證，是人民維護其合法權益的重要憑據，也是勞動保障部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。勞動保障檔案管理應與當前體制發展相適應，并能促進勞動保障各項事業的發展。但是，我國的勞動保障檔案管理工作中存在許多問題，這些問題影??以下幾個方面:

1.對勞動保障檔案重視不夠。由于勞動保障檔案數量巨大，工作環節繁瑣，加之檔案的管理缺少相應的軟硬件投入，人員配備、經費不到位的情況，在大部分地方普遍存在，有些部門沒有專門的檔案室，該歸檔的檔案沒有歸檔，檔案隨意保存、丟失的情況比較嚴重。

摘要：隨著社會保險事業的發展，社會保險業務檔案的基礎性地位和服務性功能日顯重要。社會保險業務檔案的規范化管理，不僅確定了社會保險事業發展的基礎，而且有力地維護了參保人員的權益。

關鍵詞：養老保險社保業務檔案管理

1、維護社會保險檔案，保護職工權益

隨著群眾養老保險意識的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費日益顯現出其重要性，斷保多年要求續保的參保人員越來越多。由于社會保險歷史繳費記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費權益無法得到保障，并在實踐中產生了不少爭議。

我市自1987年就開始實行養老保險統籌工作，由于當時技術手段比較落后，加上對業務檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業參保職工繳費工資和繳費年限確認工作的過程中，對一些缺少以往繳費年限和繳費基數記錄的職工檔案，通過查詢企業職工花名冊企業職工養老保險卡補繳繳費分解表歷年繳費記錄表等相關材料，確定繳費事實，重新整理歸集參保數據，真實記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養老保險權益。

隨著國有企業重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動關系中斷繳費情況大量出現，如何記錄保存每一位參保人員的繳費資料顯得尤為重要，如果不及時開展社保業務檔案管理工作，就會形成一種被動的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關規定，1987年1月李桂蘭參加了當地的養老保險。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養老保險繳費情況。離開企業十幾年，社保資料會不會遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來到保定社保所，檔案員根據李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細繳費情況的職工養老保險卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實了下來，心里有說不出的高興。保定市社保所依據李桂蘭的養老保險卡，重新為她補辦了養老保險手冊，恢復了繳費情況。

2、社會保險業務規范化管理

在事業單位的各項管理工作中，人事檔案管理是非常重要的組成部分。人事檔案是單位人才信息的主要載體，它是對事業單位職工的個人履歷、工作經歷、業務培訓、職務晉升、工資變動、工作表現、獎懲情況及所經歷的重大事件等的真實記錄，同時也是干部選拔任用、職工選賢舉能的主要參考依據。為了更好地提高事業單位人事檔案管理工作的效率，本文對檔案管理中常見的問題進行總結研究，并提出切實可行、行之有效的解決對策，以便使人事檔案管理能夠朝著制度化、規范化、現代化的方向發展，做到與時俱進，適應國家各項事業飛速發展形勢的需要。

一、事業單位人事檔案管理概述

（一）事業單位人事檔案管理的內容人事檔案管理主要是把涉及職工的人事檔案信息材料進行科學、合理的收集、鑒定、整理、分類、裝訂、統計、保管和利用。事業單位人事檔案管理不僅具有重要的社會價值和記錄價值，也是確保事業單位高效、有序開展工作的前提和基礎，對提高事業單位管理的效率和質量起著必不可少的決定性作用。

（二）事業單位人事檔案管理的重要性1.人事檔案管理工作的好壞直接決定著事業單位辦事效率的高低。高效、規范的事業單位人事檔案管理不僅可以全面了解和掌握單位職工的人員基本情況，還可以更好地掌握單位職工的年齡層次、性別比例、學歷狀況、職務等級、職稱評聘、工資水平等基本情況。2.人事檔案管理工作可以為單位的人員調動和人才補給提供參考依據。事業單位管理者可以根據單位的實際運作狀況來做好人員的調整工作。人事檔案管理也可以及時地反映事業單位人力資源的空缺情況，可以將事業單位對人才的需求情況準確地反映給單位領導，以便單位根據實際及長遠需要，有目的地從社會上招聘適合單位發展的人才。

二、事業單位人事檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理不夠重視目前，我國大部分事業單位缺乏對檔案管理重要性的認識，致使檔案管理出現滯后性和形式化的現象。如今國家對經濟體制不斷進行改革和完善，但是人事檔案管理卻未能跟上人事制度改革的步伐，從而導致一些檔案管理人員身兼數職，并且沒有得到及時、系統的專業培訓，致使這些檔案管理人員對檔案管理工作缺乏系統性的認識，最終導致無法更好的開展人事檔案管理工作。

（二）人事檔案管理信息化建設嚴重滯后目前，雖然一部分事業單位已經配備了人事檔案管理系統，但是由于對其缺乏系統性的了解和認識，從而導致大部分系統只是簡單地對職工信息進行記錄、統計，而未對職工的生活、工作等相關信息進行記錄，使檔案信息化大打折扣。同時，還有很大一部分事業單位由于經費不足、領導不夠重視等，對人事檔案管理信息化工作推動不力，還在沿用傳統的手工操作。這樣不僅增加了檔案的保存和管理難度，而且也會對人事檔案管理工作效率產生影響。

（三）檔案材料缺乏規范化、制度化管理在進行人事檔案材料收集歸檔過程中存在執行不嚴格、制度不健全的現象，從而導致檔案材料缺乏規范化、制度化管理，致使檔案資料缺乏一定的準確性和真實性。實際上，人事檔案需要真實反映職工的基本信息，但是在實際工作中卻存在一定的信息不準確和虛假現象。近兩年來，國家已要求人事檔案紙質材料選擇A4規格的辦公用紙制作，檔案裝訂也已按照組織部門的統一標準更換了新型A4檔案盒，這是全國人事檔案管理工作的重大改變。

各村（居）委會，街直有關單位：

為了規范檔案管理，使檔案工作更好地為街道各項工作服務，現結合我街實際，特制定我街2012年檔案工作計劃如下：

一、完善檔案管理體制，切實加強對檔案工作的領導。調整檔案管理工作領導小組，把檔案工作納入領導重要議事日程，列入本單位工作計劃，解決影響檔案工作開展的實際問題，使街道檔案工作更好地為各項工作提供有效的服務。

二、加強法制宣傳教育，堅持依法管理檔案。加大檔案法制宣傳力度，在全街干部、職工中開展宣傳《檔案法》及《省檔案實施條例》等檔案法律法規教育宣傳活動，以提高全街道干部、職工的檔案管理意識，為促進檔案事業的發展創造良好環境。

三、強化檔案規范管理，夯實檔案事業基礎。完善檔案管理硬件建設，更好地維護檔案規范化管理手段，使檔案管理逐步趨向規范化，標準化。

四、加強檔案管理的制度建設。以《檔案法》、《省檔案實施條例》為依據，進一步建立健全檔案管理人員崗位責任制，檔案保管制度、檔案保密制度等六項制度，做到有章可循，有法可依，嚴格按制度辦事。

五、提高檔案人員和各辦、站、所兼職檔案人員的素質。要加強對現代檔案管理相關知識的學習，加大檔案工作投入，努力提高檔案管理現代化和信息化水平。要按照檔案管理的規范要求，認真開展文書、科技、會計、聲像等各類檔案的收集、整理工作，做到應歸檔的文件材料收集齊全、完整、書寫材料基本符合歸檔要求，歸檔文件分類清楚，保管期限劃分準確。同時，對已歸檔的各門類檔案實行統一管理，確保檔案的安全保管和有效利用。

目前，我市系統8個檔案管理單位，全部達到省二級以上，其中省一級3家，省二級5家，全市檔案管理逐步走上制度化、規范化、科學化的軌道。

一、領導重視，明確責任，不斷增強工作合力

一是各地都成立并根據人員變動情況及時調整了檔案管理工作領導小組和工作專班，不斷明確各部門職責，切實做到有領導指導、有專人負責，做到有規劃、有措施、有落實。二是不斷完善制度體系，做到有據可依。市局年將檔案管理制度、公文傳閱制度和保密制度等納入總體制度范圍，要求按照制度規定認真做好各項管理工作。三是不斷加強全體職工檔案管理意識，切實提高做好檔案管理工作重要性的認識。除安排人員多次參加省市的業務學習外，還認真組織系統職工學習檔案管理各項知識。近年來，我們多次在全市勞動保障局長會議和辦公室主任座談會上研究部署檔案管理工作，不斷增強做好檔案管理工作重要性的認識，以會代訓的方式不斷提高人員從事檔案管理工作方面的能力和水平。經過多年的努力，逐漸形成了各級領導親自抓，綜合科室具體抓，其他單位配合抓的工作格局，工作合力不斷增強。

二、加強聯系，規范管理，不斷提升管理層次

檔案管理是一項業務性很強的工作，有嚴格的格式規定和要求，需要規范的操作程序和利用程序。根據機關缺少專業檔案管理人才的實際，我們多次通過橫向聯系、縱向溝通，不斷提高檔案管理人員的業務能力，不斷提升規范管理層次。一是加強學習培訓。學習各級對檔案管理的各項規定，對檔案管理的目的要求，對檔案管理的指導思想，對檔案管理的具體內容，通過學習培訓，使專兼職人員掌握了檔案管理過程中要注意的細節，認真執行落實“機關文件材料分類、歸檔范圍和保管期”“三合一”制度。二是及時歸檔整理裝訂。年初時都及時將上年度的各種檔案集中收取，按各項規定及時分類歸檔。三是不斷加強軟硬件設施。根據檔案升級的有利時機，在原來配備檔案室的基礎上，不斷完善硬件設施，配置更新專用電腦和數碼相機等工作設備。四是積極尋求有關單位幫助。每到整理檔案時都集中組織專人，并及時與當地檔案局聯系，請熟悉業務人員到勞動保障部門現場，具體指導檔案的裝訂、分類等操作。五是不斷加強安全管理。設置了固定的檔案室，并更換了檔案柜，配備了防火、防霉、防盜等設施，沒有出現檔案霉變、污損、蟲蛀、鼠咬等情況，也沒有出現檔案失密、泄密等事件。

三、充分利用，提高效率，不斷提高服務質量

檔案在職能上主要有兩種作用，一是記錄存檔功能，二是查閱服務功能。前者是基礎，是對歷史的存延性記錄，后者是服務于決策和方便人員查閱，其中方便群眾對有關政策的查詢是一項重要職能，檔案管理的最根本目的是為社會服務、為用人單位服務、為干部職工服務、為人民群眾服務。一些綜合工作匯總時，平時的檔案、文件、總結、講話、照片、影像提供了綜合性的資料。比如在省級文明城市復查中，短短20天內就集中了各方面的資料，為市政府提供了詳實的資料。在編寫地方勞動保障方面史志過程中也發揮了積極的作用。工作人員還耐心地為企業、職工提供資料查詢服務，僅市本級今年為單位、個人提供檔案查詢就達1000余人次。有一次幾名退休職工想查詢近十年前的一些政策規定，到業務科室沒有完整的，后來到辦公室來，我們的工作人員及時將要查詢的資料復印給了他們。