電力工程設(shè)計的歸檔管理范文
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1.1按卷整理
以卷為保管單位對電力工程設(shè)計原始文件進(jìn)行整理的方式稱為按卷整理。對電力工程設(shè)計文件進(jìn)行分類后，工作人員要再根據(jù)統(tǒng)一事由或同一責(zé)任單位形成文件的數(shù)量來決定分成若干卷。每個卷都分別用標(biāo)簽備注，并且寫清日期名稱分類的項目。尤其是前期項目設(shè)計中文件的收集、整理及歸檔應(yīng)該有所重視，這樣才能減輕日后文件進(jìn)行管理分類的勞動力。
1.2價值判定各自為政
在不同時期不同階段不同的鑒定人員對文件的篩選價值歸檔存在著很大的差異，同種性質(zhì)可能由于不同人的保存可能存放的位置不大一樣。特別是對于工程設(shè)計原始文件，本身就是比較零散，沒有特定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的文件，有些文件甚至模棱兩可，既可歸類于基礎(chǔ)性文件中，也可歸類于工程往來、管理控制文件中，這就要看檔案人員個人的價值判斷了，哪個為重點就歸類那大類檔案中。
1.3歸檔范圍
不歸檔范圍文件經(jīng)常被尊為檔案存放優(yōu)待，會造成良莠不齊、魚龍混雜。對電力工程設(shè)計原始文件歸檔中要明確曾經(jīng)是否有歸檔是否有保存。要將初始文件按照作用按照部門按照不同的格式存放在同一期中，以便及時拿出查看與核對，只有及時的歸于同一范圍才能有效的保存。文件在制作或者是存放的過程中，疏于管理；在入庫時，疏于把關(guān)，造成原始文件都不經(jīng)過審理直接歸檔移交給建設(shè)部門。在工作當(dāng)中要消除這樣的問題，保證原始文件在存檔或者是有效管理放在相應(yīng)的位置時，不能隨時將無用的文件銷毀，應(yīng)該結(jié)合電力工程的具體情況制定相應(yīng)的文件存放保管期限表。
二、電力工程設(shè)計原始文件歸檔管理的意義
設(shè)計原始文件內(nèi)容是工程項目設(shè)計和建設(shè)的依據(jù)、是設(shè)計工作的基礎(chǔ)以及工程項目管理控制中的記錄。不同時期的工程設(shè)計原始文件記載著建設(shè)情況、施工、開工、竣工及反映當(dāng)時進(jìn)度的以及情況。比如價值較大的文件主要包括施工質(zhì)量驗收記錄、竣工圖等，這些對施工過程以及投產(chǎn)運(yùn)行后都有著重要的查證價值。另外，對本身比較零散雜亂的原始文件資料進(jìn)行集中的收集整理后，便于管理，便于利用，便于統(tǒng)計總結(jié)，大大提高工作效率，同時為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識創(chuàng)新提供參考。
三、目前電力工程設(shè)計原始文件保存歸檔過程中存在的問題
3.1種類不齊全、規(guī)定不詳細(xì)、制度不完善
保管期限種類不全、規(guī)定不詳細(xì)，難以將原始文件進(jìn)行歸檔管理，范圍不夠明確。一些專門的文件檔案保管期限尚未明確。粗略標(biāo)準(zhǔn)使具體操作很難逐項鑒定檔案的證據(jù)價值、情報價值，進(jìn)行永久保存的檔案是否有永久性價值，造成該歸檔的沒歸檔，無需歸檔的歸了一大堆無用資料。而大部分檔案制度和管理辦法中，都極少涉及到原始檔案這一塊，沒有完善的制度規(guī)范指引，沒有完善的辦法制約，使得檔案人員在操作上隨意性較強(qiáng)，收集到什么歸什么，想怎么歸檔就怎么歸。
3.2原始設(shè)計文件本身存在的問題
電力設(shè)計原始文件應(yīng)與設(shè)計成品文件一樣，必須資料齊全、完整，修改到位，簽章手續(xù)必須不可少。但是仍存在有些設(shè)計文件前期不能清晰的分階段、專業(yè)按卷冊號組卷，移交的資料沒做初步整理而顯得雜亂無章，或者重復(fù)出現(xiàn)，重復(fù)移交；原始文件個別的字跡不清楚，圖樣圖樣不清晰，缺少簽章確認(rèn)。不少電力工程設(shè)計單位與施工單位不能為有效文件保存并提供利用。原因有以下幾個：
3.2.1責(zé)任問題。
比如行業(yè)規(guī)定設(shè)計單位是竣工圖編制的責(zé)任單位。施工單位在執(zhí)行過程當(dāng)中設(shè)計變更的文件要進(jìn)行匯總交監(jiān)理審查，那么在相應(yīng)的過程中要做好交接。由建設(shè)單位匯總提交設(shè)計單位將施工單位編制的竣工草圖，設(shè)計單位要有明確的責(zé)任分工，最終的責(zé)任將由施工單位和建設(shè)單位承擔(dān)。
3.2.2不受重視，疏于收集、保存
工程設(shè)計原始資料向來就不受各人員的重視，認(rèn)為不是最終成品文件就疏于收集和保存。每每到了問責(zé)或者工作大檢查的時候不知去何處找查證資料，才去到處收集和補(bǔ)充，往往這種形式移交給檔案的檔案都非常雜亂不堪，有些甚至是應(yīng)付性的，沒有任何保存價值。
3.2.3原始設(shè)計文件竣工圖準(zhǔn)確性問題有待注意
在實施過程中設(shè)計變更的提出，有的是設(shè)計單位為了改變變運(yùn)行方式提出的，有的是建設(shè)單位為了投資控制及采用一些新工藝、新材料等緣由而臨時更改的電力工程設(shè)計施工圖，那么相關(guān)的人員必須把原始的設(shè)計文件有效的保存好，以防更改后不合適以便臨時替換。以及調(diào)試單位、測試單位如有提出更改，需要及時將原始存放起來把復(fù)印件拿給對方研究，因此在工程過程中要盡量涵蓋建設(shè)等內(nèi)容。此外，在市場經(jīng)濟(jì)下是由多家單位承建的，電力工程施工過程中存在交叉作業(yè)，所以施工單位必須要有準(zhǔn)確無誤的竣工圖，前提也必須保存好原始文件。
四、結(jié)語
在工作當(dāng)中要加強(qiáng)各人員對原始檔案的重視力度，提高全員檔案意識和歸檔水平，提高管理原始文件人員的專業(yè)素質(zhì)，努力健全完善相關(guān)制度，增強(qiáng)電力工程設(shè)計原始文件的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性,更好地完成原始文件歸檔管理工作。
作者：馬莎蕾單位：廣州市電力工程設(shè)計院有限公司
