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隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作正在發(fā)生深刻變革，傳統(tǒng)的手工管理模式逐漸被電子化辦公模式所取代。國土檔案管理也不例外，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工正在全面展開，檔案信息資源庫的建設(shè)日趨完善，集成式國土檔案管理系統(tǒng)開發(fā)正成為新趨勢(shì)，國土檔案管理已全面進(jìn)入信息化時(shí)代。

國土檔案信息化的發(fā)展概況

21世紀(jì)以來，房地產(chǎn)市場(chǎng)的持續(xù)升溫提高了國土業(yè)務(wù)辦理卷宗的頻次，加上全國土地第二次調(diào)查和土地利用規(guī)劃修編等大型專題項(xiàng)目的實(shí)施，使國土檔案量急劇增加。為了加強(qiáng)管理，各地相繼開始了檔案信息化工作。最早的國土檔案信息化工作體現(xiàn)在建立案卷級(jí)電子條目（即常見的EXCEL表格），這是手工登記向電子臺(tái)賬的轉(zhuǎn)變，為檔案查詢帶來了一定便利；2000年末，依托電子設(shè)備和數(shù)字化加工軟件，國土部門開始了以照片式或數(shù)字化加工掃描為主的全文檔案資源庫建設(shè)，紙質(zhì)檔案的調(diào)閱逐漸減少；近幾年，國土檔案信息化在全國迅速開展，主要省會(huì)城市都相繼啟動(dòng)了檔案數(shù)字化工作，這一階段的特征主要體現(xiàn)在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)更為規(guī)范，檔案資源庫建設(shè)更為完善，C/S架構(gòu)的檔案管理系統(tǒng)開始向B/S架構(gòu)轉(zhuǎn)變，為了滿足無紙化辦公需要，基于電子政務(wù)系統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)集成式開發(fā)也開始推行。

國土檔案信息化之技術(shù)方法

國土部門在開展檔案信息化項(xiàng)目時(shí)應(yīng)結(jié)合本部門檔案管理特點(diǎn)，充分考檔案信息化的現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)，有針對(duì)、有計(jì)劃、分步驟地去實(shí)施。筆者根據(jù)所參與完成的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，并結(jié)合當(dāng)前檔案信息化主流技術(shù)，提煉總結(jié)了以下幾點(diǎn)方法：

加強(qiáng)國土檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)。

標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)是保證國土檔案信息化順利實(shí)施的關(guān)鍵。重點(diǎn)是兩類標(biāo)準(zhǔn)，一類是業(yè)務(wù)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，1991年國家土地管理局制定了《縣級(jí)土地管理檔案分類方案（試行）》，該方案是指導(dǎo)國土業(yè)務(wù)檔案分類的基礎(chǔ)，但因?yàn)樵摲桨钢贫〞r(shí)間比較久遠(yuǎn)，涵蓋的業(yè)務(wù)類型有限，主要以用地和地籍類為主，所以各地在對(duì)自己的檔案進(jìn)行分類鑒定時(shí)，要考慮實(shí)際情況，可以增加創(chuàng)設(shè)一些分類。同時(shí)要注意分類不宜過細(xì)，因?yàn)闄n案分類的目的是為了合理劃分檔案庫房保管單元，方便檔案上架和盤點(diǎn)，如果分得太細(xì)，反而容易造成檔案密集冗余，不利于庫房整體規(guī)劃。分類可以采取物理分類和邏輯分類相結(jié)合的方法，所謂物理分類就是指從檔案實(shí)際保管的角度給出總體分類索引，指導(dǎo)庫房功能區(qū)劃，可以以圖表的形式展示，筆者認(rèn)為物理分類不宜超過2級(jí)分類；邏輯分類是物理分類的有效補(bǔ)充，也是檔案信息化之優(yōu)勢(shì)所在，即通過數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)加字段的形式來進(jìn)一步細(xì)分檔案門類，直到滿足本部門實(shí)際管理的需要。另一類是檔案信息化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，又包括采集著錄項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)和掃描加工標(biāo)準(zhǔn)。采集著錄項(xiàng)是一本檔案關(guān)鍵信息的體現(xiàn)，也是實(shí)現(xiàn)檔案快速、準(zhǔn)確查找的基礎(chǔ)，所以一定要根據(jù)每類業(yè)務(wù)的特色和實(shí)體檔案的主要內(nèi)容加以篩選，確定關(guān)鍵字段，而通常所說的大而統(tǒng)的著錄標(biāo)準(zhǔn)是不可取的，也不符合檔案信息化技術(shù)的要求。掃描加工標(biāo)準(zhǔn)包括掃描的分辨率，原則上以能清晰打印為準(zhǔn)，不是分辨率越高越好。

加速國土檔案管理系統(tǒng)集成開發(fā)。

目前市場(chǎng)上有很多成熟的檔案管理系統(tǒng)，但筆者不主張這種拿來主義，因?yàn)檫@種系統(tǒng)主要針對(duì)純檔案管理開發(fā)的，比較適用于批量化的檔案數(shù)字化和單一類型的檔案管理。而且這些系統(tǒng)缺乏靈活定制，開放性和包容性不夠，與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)缺乏聯(lián)動(dòng)，會(huì)給后續(xù)檔案的數(shù)字化帶來不便。因此，國土檔案管理系統(tǒng)應(yīng)是協(xié)同電子政務(wù)辦公的電子化檔案集中管理平臺(tái)，該系統(tǒng)除了具備檔案管理的一般功能，能對(duì)檔案收集、整理、加工、移交、歸檔、統(tǒng)計(jì)和利用等進(jìn)行全過程信息化管理，還能盡量體現(xiàn)與國土部門現(xiàn)有系統(tǒng)在系統(tǒng)架構(gòu)、功能和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)上的無縫集成，主要體現(xiàn)為：

1.統(tǒng)一認(rèn)證，檔案管理系統(tǒng)能通過電子政務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，即通過統(tǒng)一訪問控制，用戶只需持有有效認(rèn)證證書，就可以通過電子政務(wù)系統(tǒng)單點(diǎn)登錄訪問數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，即“一次登錄，全網(wǎng)運(yùn)行”，自動(dòng)獲取用戶身份，賦予用戶特定權(quán)限。

2.模塊集成，能根據(jù)雙向集成的需要實(shí)現(xiàn)定制開發(fā)，將電子政務(wù)系統(tǒng)中的部分功能模塊嵌入到檔案管理系統(tǒng)中，按照電子政務(wù)流程式的管理將歸檔待辦案卷進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查詢和管理，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)的掃描收集功能也能在電子政務(wù)系統(tǒng)中體現(xiàn)，方便系統(tǒng)切換和數(shù)據(jù)對(duì)接查看。

3.數(shù)據(jù)同步，用戶在電子政務(wù)系統(tǒng)新建業(yè)務(wù)時(shí)，根據(jù)宗地號(hào)或單位名稱，對(duì)有檔案記載的卷宗重新受理業(yè)務(wù)時(shí)，能直接調(diào)取檔案信息并關(guān)聯(lián)顯示,對(duì)于進(jìn)窗用電子政務(wù)掃描的資料目錄，和檔案目錄對(duì)應(yīng)，便于歸檔處理；對(duì)于電子政務(wù)進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)，檔案系統(tǒng)通過接口直接從電子政務(wù)系統(tǒng)調(diào)取掃描件和屬性數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔處理。

有效進(jìn)行紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工。

根據(jù)加工的內(nèi)容并結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的主要任務(wù)，檔案數(shù)字化包括了收集、整理、著錄、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、綜合質(zhì)檢和裝訂歸檔的全過程，建議采用目前比較通行的工作流方式來實(shí)現(xiàn)。數(shù)字化加工流的定制既要根據(jù)工作量，同時(shí)要考慮人手，有些環(huán)節(jié)可以適當(dāng)整合，而有些環(huán)節(jié)必須區(qū)分，如檔案質(zhì)檢。對(duì)于積壓遺留檔案的批量處理，如果采取的是服務(wù)外包，具備一定規(guī)模的公司都有比較完善的數(shù)字加工模式，國土部門重點(diǎn)要做好檔案移交和質(zhì)量管控。對(duì)于檔案信息化基礎(chǔ)比較好，又有成熟的檔案管理軟件做支撐的檔案部門，可以考慮在檔案系統(tǒng)中自定義數(shù)字化加工業(yè)務(wù)流程，分配角色和權(quán)限，所有環(huán)節(jié)能夠支持工序回饋，形成閉環(huán)的管控流程，實(shí)時(shí)跟蹤和保存檔案數(shù)字化加工過程中每個(gè)節(jié)點(diǎn)的工作，保證檔案能夠及時(shí)有效地得到歸檔。

檔案信息庫建設(shè)利用。

通過數(shù)字化加工形成的電子檔案數(shù)據(jù)主要有全文掃描數(shù)據(jù)和采集著錄項(xiàng)兩大類，全文掃描數(shù)據(jù)主要提供在線瀏覽，因此一定要保證掃描的質(zhì)量以及和卷內(nèi)目錄掛接的準(zhǔn)確性，掃描形成的圖像文件可糾偏、去白邊和黑框，但不宜過多地做去污、去燥處理，而應(yīng)盡量體現(xiàn)紙質(zhì)檔案的原貌。由于掃描全文庫所占存儲(chǔ)空間比較大，所以要根據(jù)分辨率大小和存儲(chǔ)格式計(jì)算數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份的容量，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案數(shù)據(jù)中心的發(fā)展規(guī)模。采集著錄項(xiàng)既是檔案查詢利用的關(guān)鍵信息，也是檔案成果匯總的直接數(shù)據(jù)源，在檔案資源庫建設(shè)中要從全面摸清家底、方便匯總統(tǒng)計(jì)出發(fā)，規(guī)范各類采集著錄項(xiàng)，明確統(tǒng)計(jì)的口徑，甚至要對(duì)各個(gè)時(shí)期辦卷過程中形成的審批信息統(tǒng)一計(jì)量單位，提取關(guān)鍵要素，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)。在檔案資源庫集中建設(shè)完成后，利用檔案管理系統(tǒng)自帶的統(tǒng)計(jì)分析功能，要及時(shí)對(duì)各類數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，形成分析結(jié)果，可以通過查詢?yōu)g覽電子化全文檔案庫，參考大事記和組織機(jī)構(gòu)沿革等文獻(xiàn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行編輯研究，建立全宗卷，形成有記憶的檔案。

應(yīng)把握的兩個(gè)關(guān)鍵問題

數(shù)據(jù)的自動(dòng)對(duì)接。

檔案信息化無疑為查詢統(tǒng)計(jì)提供了便利，但相比傳統(tǒng)的手工管理而言，檔案人員工作量也是成倍增加。要在盡量不增加人手的情況下，讓檔案信息化工作步入常態(tài)，就必須從數(shù)據(jù)自動(dòng)對(duì)接上想辦法。對(duì)接的方式可采用中間庫，即電子政務(wù)系統(tǒng)向中間庫推送，檔案系統(tǒng)再從中間庫里主動(dòng)抓取，這樣設(shè)計(jì)的好處在于系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能更好地查明原因，也提高了數(shù)據(jù)的安全性。數(shù)據(jù)對(duì)接的內(nèi)容主要包括辦結(jié)卷宗的自動(dòng)歸檔，檔案系統(tǒng)繼承電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)的歸檔任務(wù)，自動(dòng)建立起檔案管理的內(nèi)部線化流程；其次是電子政務(wù)系統(tǒng)內(nèi)重要審批事項(xiàng)的信息打包進(jìn)入檔案系統(tǒng)案卷級(jí)著錄項(xiàng)，可以減少人工錄入量并提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；再有通過建立電子政務(wù)系統(tǒng)掃描目錄與檔案系統(tǒng)卷內(nèi)目錄一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，完成無紙化辦公形成的掃描資料向檔案系統(tǒng)全文庫的對(duì)接，避免重復(fù)掃描。

檔案的歷史回溯。

檔案的歷史回溯是檔案管理的難題。其中，實(shí)現(xiàn)相關(guān)聯(lián)檔案的自由查閱，是國土檔案信息化應(yīng)重點(diǎn)考慮的一個(gè)問題。筆者認(rèn)為，要解決這些問題，就必須打破將宗地號(hào)作為檔案主關(guān)鍵字甚至唯一串聯(lián)字段的局限性，梳理分析檔案產(chǎn)生的業(yè)務(wù)流程，找到檔案之間真正的承載關(guān)系，通過設(shè)置主關(guān)鍵字加次關(guān)鍵字，建立多源關(guān)聯(lián)信息（如審批單號(hào)、合同號(hào)、國土證號(hào)等具有唯一性的信息），直接或間接地串聯(lián)起各類檔案，實(shí)現(xiàn)檔案生命周期式的管理。

作者：舒桂秋 易美華 單位：湖南省長(zhǎng)沙市國土資源局 長(zhǎng)沙市土地信息中心