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摘要：在決勝全面小康建設(shè)的進程中，無論是個人還是單位，檔案變得越來越重要。成教學生檔案管理工作依然面臨著很多的問題，深刻分析背后的成因，既有成教學生也有檔案管理人員的原因，而關(guān)鍵在于檔案管理信息化平臺建設(shè)與管理。在信息化背景下，成教學生檔案管理工作亟待升級完善，高校搭建信息平臺對成教學生檔案進行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化管理，將有利于推動成教學生檔案管理變革優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：信息化；成人教育；成教學生檔案；檔案管理

近年來，黨和國家十分重視檔案事業(yè)的發(fā)展。曾經(jīng)指出：“經(jīng)驗得以總結(jié)，規(guī)律得以認識，歷史得以延續(xù)，各項事業(yè)得以發(fā)展，都離不開檔案。”檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)至今仍是全球檔案領(lǐng)域探討的一個重要主題。美國在這方面無疑走在世界的前列。美國從20世紀80年代開始研究檔案的數(shù)字化，到90年代提出了“信息高速公路”計劃。此后，在全世界掀起了大規(guī)模檔案數(shù)字化國家信息基礎(chǔ)建設(shè)。在美國的帶領(lǐng)下，加拿大、澳大利亞、新加坡、英國和丹麥等國家都陸陸續(xù)續(xù)走上了檔案數(shù)字化的道路，并且高度重視國家檔案的數(shù)字化建設(shè)。相較于國外，我國檔案數(shù)字化信息化起步較晚，但隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，我國成教檔案信息化工作也取得了一定的進步。自2005年至今，學者們對于成教學生的檔案管理工作以及檔案信息化數(shù)字化管理的探究逐步增多。大家的探討主要集中在檔案管理信息化概念與內(nèi)涵研究，所面臨的問題分析及對策研究。眾多研究者對于什么是高校檔案信息化進行了探討。大家一致認為，所謂高校檔案信息化，是在高校檔案管理過程中，運用信息化等現(xiàn)代科學技術(shù)方式，規(guī)范檔案信息資源的收集、管理及開發(fā)利用，以促進高校檔案管理工作的規(guī)范化和合理化，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。［1］此外，多位學者提出，檔案管理中存在認識不足、管理不規(guī)范、檔案利用率不高等問題，并針對這些問題提出相應(yīng)的措施，信息化檔案管理就是一種解決方案。［2］現(xiàn)階段國內(nèi)成教檔案數(shù)字化信息化的實踐過程中存在的主要問題有：一是檔案信息管理標準不規(guī)范，數(shù)字化不顯著，數(shù)字化程度不高甚至缺乏數(shù)字化信息化管理的理念；二是管理模式相對于數(shù)字化信息化略顯滯后，極大地限制了數(shù)字化系統(tǒng)整體優(yōu)勢的展現(xiàn)和發(fā)揮。因此，從管理制度與管理模式來看，具體怎么改革和優(yōu)化成教檔案信息化管理并提出一套切合實際的優(yōu)化方案是值得深入探討的。

一、信息化背景下加強成教學生檔案管理的意義

（一）有利于落實教育改革和發(fā)展的基本要求成教檔案管理的優(yōu)化改革將有利于落實國家教育改革和發(fā)展的基本要求。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》明確提出，要“基本建成覆蓋城鄉(xiāng)各級各類學校的教育信息化體系，促進教育內(nèi)容、教學手段和方法現(xiàn)代化”。我國在2001年開始實施高等教育學歷證書電子注冊制度，每個人的學歷基本信息與學歷證書都可以在互聯(lián)網(wǎng)上進行查閱和驗證。這標志著我們國家高等教育學籍檔案管理工作進入到了信息化管理階段［3］。十幾年的發(fā)展，隨著高等教育學籍學歷電子注冊制度的逐步完善與深入，學生檔案管理也逐漸成為一項重要工作。學籍檔案的重要性不言而喻，學歷顯示僅僅是一個結(jié)果，而學籍檔案可以更加多方面地反映人才培養(yǎng)質(zhì)量和過程，也能反映出高校教學管理水平的高低。普通全日制學生的檔案管理信息化工作進行得比較順利，普通全日制學生對檔案也顯示出較高的關(guān)注度。從國家方面來看，改革成教學生檔案管理模式，突出成教學生檔案管理信息化建設(shè)，推進成教學生檔案管理制度的優(yōu)化，將會全面提高成教學生檔案信息化管理的質(zhì)量和效果，進而提高成教學生檔案信息的利用率。

（二）有利于促進成教事業(yè)科學發(fā)展成教學生檔案的優(yōu)化改革將有利于促進成教事業(yè)的科學發(fā)展。教育制度改革不斷推進，國民素質(zhì)不斷提高的要求直接促進了企事業(yè)單位對人才的學歷要求，使得高校成人教育事業(yè)蓬勃發(fā)展。但是成人教育完全不同于全日制高等教育，它具有教育對象的廣泛性、教育領(lǐng)域的開放性、教育內(nèi)容的豐富性、教育過程的終身性等特征。這類群體的檔案管理與其他群體檔案管理的明顯區(qū)別是收集難度大、管理難度大。目前我國部分高校成教學生檔案信息化管理已經(jīng)初見成效，但在管理模式的創(chuàng)新與管理制度的優(yōu)化等方面還存在較大的提升空間。從法律條例來看，我國還沒有形成統(tǒng)一的、權(quán)威的成教學生檔案管理方面的法律、條例或規(guī)章制度。大部分的高校也沒有制定出一套行之有效的區(qū)別于普通高等教育的成教學生檔案信息化管理的規(guī)章制度以及保證其實施的相關(guān)辦法和措施。管理模式上，大多數(shù)高校還停留在被動式管理階段，管理方法單一、陳舊、老套，信息化程度較低。鑒于國內(nèi)高校成教學生檔案管理制度不完善、管理模式欠佳、信息化水平不高等現(xiàn)狀，加強信息化背景下成教學生檔案管理的變革與優(yōu)化研究，不僅成為提高高校成人教育檔案管理工作質(zhì)量和效率的內(nèi)在要求，更是成人教育事業(yè)科學健康持續(xù)發(fā)展的迫切需要。

（三）有利于提升成教學生檔案管理水平成教學生檔案的管理工作，不管是對于企事業(yè)單位，還是對于學生本人都是非常重要的，這和學籍檔案本身的重要性有關(guān)。在信息化時代，對成教學生檔案進行信息化管理是必要的，也是解決當前學籍檔案管理問題最佳方案。由于檔案管理工作沒有體系化、規(guī)范化和信息化，以至于成教學生對檔案不夠重視，出現(xiàn)檔案遺失、出錯、遺漏資料、補辦困難等等問題。因此，研究信息化背景下的成教學生檔案管理優(yōu)化與變革，將有利于從根本上解決成教檔案管理所遇到的問題，有利于從檔案的制度化、信息化管理入手提高成教學生對檔案的關(guān)注度和對檔案重要性的認識。提升成教學生檔案意識，加強成教學生檔案管理工作，既是成人教育的出發(fā)點，也是全面提升成教學生綜合素質(zhì)的落腳點。

二、信息化背景下成教學生檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）成教學生檔案意識薄弱全日制學生學籍檔案的管理相對來說較為規(guī)范，一般沒有丟棄或者遺失的情況。在學生入學或者畢業(yè)的時候，一定會隨著學生的主動或者被迫選擇進行流動，從而發(fā)揮學籍檔案在工作或進修階段的價值和作用，最后完成自己的使命，融入到人事檔案中，在這個過程中全日制學生的檔案意識得到強化。但是成人教育對象不同于全日制教育對象，這類受教育群體有一定的社會閱歷，思想成熟，有生活負擔，紀律性不強，工作與學習經(jīng)常發(fā)生矛盾沖突，自主學習能力差，受教育程度參差不齊，這是他們不同于其他受教育群體的特點［4］。在近幾年的工作觀察中，我們發(fā)現(xiàn)湘潭大學成人教育的學生比較看重學歷證書和畢業(yè)證書，但是對于檔案幾乎沒有概念，主要表現(xiàn)為：一是畢業(yè)以后檔案沒有妥善保管而遺失或者遺忘；二是不認真填寫歸檔材料，使檔案材料質(zhì)量不高，甚至出現(xiàn)檔案內(nèi)容錯誤；三是一些學生畢業(yè)若干年以后，等到工作單位強制要求學籍檔案時才發(fā)現(xiàn)自己的學籍檔案不知去向。筆者與其他院校進行溝通，發(fā)現(xiàn)也存在類似問題。

（二）成教學生檔案管理人員素質(zhì)問題成教學生檔案管理人員的素質(zhì)和能力會直接影響檔案管理的各項工作。成教學生檔案管理本身是一項細致、瑣碎而復雜的工作，需要工作人員有良好的思想政治素質(zhì)、高尚的職業(yè)道德與干練的辦事能力，同時要做到愛崗敬業(yè)，具有強烈的責任感和使命感。目前，成教學生檔案管理工作存在一些問題：一是錄取時的注冊信息審核把關(guān)不嚴，以致在學籍學歷管理平臺輸入了錯誤信息，并且不能及時的發(fā)現(xiàn)和更正；二是學籍檔案信息補充與修正不及時，成教學生就讀過程的學業(yè)情況、實習情況、論文寫作等不能及時載入學籍檔案，導致檔案失去價值；三是管理方式滯后，大部分學校仍舊采取傳統(tǒng)的人工管理方式，效率低下，失誤較多，導致了數(shù)據(jù)無法共享和及時更新；第四是檔案管理工作者結(jié)構(gòu)比例不合理，缺乏新型人才，導致檔案管理工作無法改革創(chuàng)新［5］。

（三）缺乏完善的檔案管理平臺雖然從2001年開始，在教育部的推動下已經(jīng)全面實施高等教育學歷證書電子注冊制度，但并沒有搭建國家層面的成教學生檔案管理信息化平臺。一部分高校采用單機版進行計算機輔助管理，但存在數(shù)據(jù)不完善和沒有及時更新學生學籍檔案的現(xiàn)象，數(shù)字化程度低，無法和其他學校形成數(shù)據(jù)共享。各高校自身搭建信息平臺需要高昂的開發(fā)資金和維護成本，當前高校也沒有投入人財物開發(fā)成教學生檔案管理信息化系統(tǒng)和相關(guān)處理技術(shù)，致使成教學生檔案信息化管理水平?jīng)]有跟上時代步伐，普遍的做法仍然是使用傳統(tǒng)的人工紙質(zhì)檔案管理模式。

三、信息化背景下成教學生檔案管理優(yōu)化策略

（一）雙管齊下，增強學生檔案意識增強成教學生檔案意識可以從兩方面著手。一是報到注冊時要求提交完備的檔案信息，進行檔案信息數(shù)字化采集工作。用實際行動讓成教學生感受到學籍檔案的重要性，同時進行檔案的科普教育，可以采用簽署檔案承諾書的形式將學籍檔案的重要性以及重要價值告知學生。二是畢業(yè)時讓檔案隨學生一同前往工作單位或者生源地，同時學校保留學生的網(wǎng)上電子檔案。這樣，一方面通過硬性規(guī)定，要求學生提交檔案信息，在接受成人教育之前就完善其信息化檔案；另一方面對學生進行檔案意識引導，使學生提高檔案意識，從而減少棄檔現(xiàn)象和后繼檔案補辦困難的現(xiàn)象［6］。

（二）在職培訓，提高檔案管理人員素質(zhì)人才是發(fā)展事業(yè)的基礎(chǔ)。通過在職培訓和引進專業(yè)人才的方式提升管理人員素質(zhì)，使其適應(yīng)信息化背景下的檔案管理工作。由于具備高學歷的檔案管理人才較少，所以提升檔案管理在職人員的業(yè)務(wù)技能就顯得很重要。在職培訓可以有效提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，增強其工作能力，提高工作效率。為了做好信息化數(shù)字化檔案的收集整理與實時更新工作，需要優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)與層次。檔案管理工作需要檔案學和計算機專業(yè)人才，也需要善于傾聽和觀察的普通工作人員，因此檔案管理人員要有專業(yè)的職業(yè)技能認證和相應(yīng)的技術(shù)職稱［7］。同時，檔案管理人員還要不斷進修和學習新知識，以適應(yīng)信息化時代檔案管理工作的新要求。不同的崗位需要不同的技能，在人才引進和在職培養(yǎng)中，要將崗位要求與個人的特點充分結(jié)合起來，打造一支高素質(zhì)、能干實事的檔案管理人員隊伍，為檔案管理信息平臺的搭建和管理提供維護和支持人才，促進信息化背景下成教學生檔案管理水平的提高。

（三）與時俱進，構(gòu)建檔案管理信息平臺云計算、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)的迅速發(fā)展，為新時期檔案管理信息化提供了手段和基礎(chǔ)，展現(xiàn)出大好的發(fā)展前景。新時期，運用先進的信息科學技術(shù)實現(xiàn)成教學生檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理是時展的潮流和必然趨勢。當前沒有國家統(tǒng)一的成教學生檔案網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化處理平臺，但是根據(jù)其他國家的經(jīng)驗，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案管理是發(fā)展趨勢和必然結(jié)果，所以終究我們會走上檔案管理信息化高速道路［8］。就當前來看，各個高校可以嘗試搭建成教學生網(wǎng)絡(luò)信息化處理平臺，將本校成教學生檔案進行數(shù)字化管理，積累經(jīng)驗，吸取教訓，做出成功的示范。我們在日常工作中發(fā)現(xiàn)成教學生棄檔現(xiàn)象嚴重，一方面導致成教學生進入體制內(nèi)工作或者大型企業(yè)工作的不便，增加了成本；另一方面補辦學籍檔案也給教育機構(gòu)帶來額外的工作負擔和壓力。強化信息化管理帶給三方以便利，減少成教學生的補辦檔案成本，提升學校檔案管理和服務(wù)水平，同時也有利于企事業(yè)單位動態(tài)了解員工檔案。成教學生檔案信息化管理平臺的搭建和使用，可以將學生的學籍更新信息實時錄入系統(tǒng)，從而更好地發(fā)揮檔案自身的價值與作用。

參考文獻：

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［2］張超．高校成教生檔案管理中的問題分析及對策探究［J］．科技信息，2014（09）：130，58．

［3］國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010－2020年）［EB／OL］

［4］訾燕．對普通高校成人教育檔案管理隊伍建設(shè)的思考［J］．淮海工學院學報（人文社會科學版），2016，14（05）：133－136．

［5］楊秀武．新形勢下做好成人教育學生檔案管理工作的思考［J］．邯鄲職業(yè)技術(shù)學院學報，2015，28（01）：94－96．

［6］馮有輝．新形勢下成人高等教育學籍檔案管理創(chuàng)新之探究［J］．黑龍江檔案，2016（05）：65．

［7］劉琴，徐擁軍．論檔案人才隊伍建設(shè)的若干誤區(qū)［J］．湘潭師范學院學報（社會科學版），2007（05）：224－225．

［8］張超．高校成教生檔案管理中的問題分析及對策探究［J］．科技信息，2014（09）：130，58．

作者：劉琴 豐田 單位：湘潭大學